Bagaimana merencanakan waktu Anda di Notion menggunakan GTD

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Kumpulkan semua urusan Anda dalam satu meja praktis untuk kontrol yang mudah.

Apa itu GTD?

Peretas kehidupan telah berulang kali menerbitkan artikel tentang teknik GTD - Getting Things Done. Itu ditemukan dan dijelaskan secara rinci dalam bukunya oleh pelatih bisnis David Allen. Secara singkat, aturan dasar sistem ini dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Tangkap semua informasi … Tuliskan semua ide, tugas, dan perbuatan. Jika ada sesuatu yang tidak dapat Anda lakukan saat ini, buatlah tanda tanpa mengandalkan ingatan. Segala sesuatu yang Anda rekam disimpan dalam apa yang disebut Kotak Masuk.
2. Menjaga ketertiban. Saat folder dengan "Tugas Masuk" terisi, Anda perlu mengatur isinya, mengurutkan tugas ke dalam kategori, dan membuat penjelasan dan catatan sehingga Anda tidak melupakan apa pun.
3. Prioritaskan … Setiap tugas harus memiliki tanggal jatuh tempo dan tingkat kepentingan sehingga Anda tahu apa yang harus dilakukan terlebih dahulu dan apa yang bisa menunggu.
4. Jaga semuanya tetap dekat … GTD tidak memiliki tempat untuk prinsip "tulis nanti". Daftar tugas dan catatan Anda harus selalu ada di depan Anda: di komputer, ponsel cerdas, tablet, dan perangkat lainnya. Dengan cara ini, jika sebuah ide menarik muncul di benak Anda atau Anda memikirkan beberapa kasus yang belum direkam, Anda dapat segera menuliskannya. Ketika tenggat waktu untuk suatu tugas mendekat, Anda akan menerima pengingat, kemuliaan untuk pemberitahuan yang ada di mana-mana.

Anda dapat membaca lebih lanjut tentang GDT di panduan kami.

Tekniknya bagus karena keserbagunaannya. Penciptanya, David Allen, agak kuno: yang dimaksud dengan "Kotak Masuk" adalah folder kertas asli. Dia bahkan mencetak email dan meletakkannya di kumpulan file.

Tetapi dengan keberhasilan yang sama, GTD dapat diterapkan ke file dan folder komputer, menggunakan sistem ini bersama dengan beberapa layanan. Misalnya, Anda dapat menggunakan teknik ini untuk mengurutkan email Gmail Anda, menulis tugas ke "", atau mengambil kendali penuh atas hidup Anda. Akhirnya, banyak manajer tugas seperti Wunderlist yang sama diasah di bawah filosofi GTD.

Dan tentu saja, Anda dapat menggunakan teknik ini dalam program yang luar biasa dan serbaguna seperti Notion.

Ini adalah gabungan dari Google Documents, Evernote, Trello, dan selusin aplikasi lainnya. Gagasan dapat melakukan hampir semua yang Anda butuhkan untuk bekerja. Catatan, spreadsheet, basis pengetahuan, daftar tugas, papan kanban, dokumen - program ini memiliki semuanya. Adalah dosa untuk tidak menggunakannya untuk mengatur urusan Anda dengan gaya GTD.

Dan Maria Aldrey, seorang konsultan bisnis yang membantu para pemimpin bisnis mengatur pekerjaan mereka, menciptakan sistem berbasis GTD-nya sendiri untuk Notion. Dia membagikan perkembangan ini di blognya.

Cara menggunakan GTD di Notion

Saya tidak terorganisir dengan baik. Jadi ketika saya mengetahui tentang GTD David Allen, hidup saya benar-benar berubah. Sekarang ini adalah semacam agama bagi saya. Secara bertahap, saya membangun sistem saya sendiri, yang memungkinkan saya untuk mengikuti segalanya, bekerja dengan kecepatan saya yang biasa.

Saya menggunakan praktik yang saya sebut Perencanaan Mingguan. Saya menyisihkan satu jam setiap hari Minggu (atau Senin) untuk merencanakan minggu depan. Kebiasaan ini membantu saya memecahkan masalah yang kompleks dengan memecahnya menjadi masalah yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Jadi saya menyelesaikan lebih banyak, mengurangi kelelahan, dan lebih mudah fokus pada pekerjaan.

Bagi saya, Notion itu seperti permainan. Butuh waktu untuk menyiapkan sistem. Tetapi ketika dia siap, menyelesaikan tugas menjadi menyenangkan, sederhana, dan cepat.

Setiap minggu, saya mengklik tombol di Notion, dan spreadsheet kosong muncul di depan saya. Ada yang kosong di sini, yang bisa Anda ambil dan gunakan.

Inilah proses langkah demi langkah yang saya gunakan untuk menjadwalkan tugas saya dengan Notion.

1. Kumpulkan ide-ide Anda

Luangkan waktu 10 menit untuk membuat daftar dan tuliskan semua ide Anda di kolom ini. Mereka akan berubah menjadi tugas yang harus Anda selesaikan di minggu mendatang.

1. Daftar semua proyek Anda yang belum selesai.
2. Periksa tugas Anda selama tiga bulan sebelumnya untuk menemukan tugas yang luar biasa.
3. Lihatlah kalender Anda: mungkin ada sesuatu yang direncanakan di sana juga.
4. Periksa buku catatan kertas Anda, jika tersedia. Mungkin ada juga beberapa ide yang perlu ditransfer ke Notion.
5. Pikirkan apakah ada tugas lain yang perlu Anda lakukan atau orang yang harus Anda tangani.

Kumpulkan semua ide ini bersama-sama dan daftarkan di kolom pertama. Ini adalah rencana Anda untuk tujuh hari ke depan.

2. Tetapkan tindakan yang sesuai

Sebuah ide tidak buruk, tetapi tanpa tindakan aktif, itu akan tetap menjadi ide. Tanyakan pada diri sendiri, "Apa yang harus saya lakukan untuk menyelesaikan tugas ini?"

Sebagai contoh:

• Lanjutkan mengisi situs dengan konten → Tulis draf bagian "Tentang saya".
• Buat kalender penerbitan konten → Gambar peta memori untuk posting dan tetapkan tanggal.
• Buat video untuk blog → Tulis skrip video.
• Temui Chris → Kirimi dia email dengan tanggal dan tempat pertemuan.

Ingat, jika lebih dari satu tindakan diperlukan untuk menyelesaikan tugas, Anda harus memutuskan apa yang harus dilakukan terlebih dahulu.

3. Tetapkan urgensi

Selanjutnya, Anda harus menentukan urgensi dari setiap tugas. Ini diperlukan untuk fokus pada hal-hal yang sangat penting, dan tidak hanya melakukan banyak pekerjaan.

Untuk memahami hal mana yang harus dilakukan terlebih dahulu, saya mengurutkan ide-ide saya ke dalam empat kategori:

• Tugas penting - hal-hal yang membawa kita lebih dekat untuk mencapai tujuan.
• Tugas mendesak - tindakan yang membutuhkan perhatian segera.
• Itu tidak akan menyakitkan - kategori ini mencakup hal-hal yang mungkin tidak mendesak dan tidak penting, tetapi penerapannya akan membuat hidup Anda lebih mudah selama tujuh hari ke depan.
• Dapat menunggu - ini adalah tugas yang dapat dijadwal ulang untuk minggu berikutnya.

4. Tentukan tingkat konsentrasi

Sayangnya, kita semua memiliki jumlah perhatian, waktu, dan energi yang terbatas. Setiap tugas menghabiskan persentase tertentu dari sumber daya penting ini. Oleh karena itu, evaluasi tugas terjadwal dan tetapkan nomor yang sesuai untuk itu di kolom keempat.

Misalnya, menulis draf untuk posting blog membutuhkan sekitar 20% perhatian saya. Dan surat untuk Chris panjangnya tiga baris - hanya 2%.

5. Tetapkan prioritas

Kotak centang ini menandai tugas yang memiliki tag "Penting" dan "Mendesak". Artinya, mereka perlu dilakukan, apa pun yang terjadi. Ini adalah daftar prioritas Anda.

Ketika Anda selesai memilih tugas-tugas ini, tambahkan persentase dari kolom sebelumnya untuk melihat berapa banyak sumber daya yang akan Anda habiskan untuk itu. Jika ternyata lebih dari 90%, maka Anda melebih-lebihkan kekuatan Anda dan menggigit lebih dari yang bisa Anda kunyah. Jadwalkan ulang sebagian ke minggu depan, atau Anda akan terlalu banyak bekerja dan tidak akan punya waktu untuk apa pun.

Omong-omong, tip yang berguna: Notion memungkinkan Anda memfilter konten baris tabel - ini adalah cara Anda memilih tugas prioritas.

6. Jadwalkan tugas

Tanda centang di kolom berikutnya menunjukkan apakah tugas dijadwalkan di kalender Anda. Putuskan kapan Anda akan menjalankannya dan buat acara yang sesuai.

Omong-omong, jika Anda tidak menggunakan Google Kalender atau semacamnya, dapatkan Notion sendiri. Di sana Anda dapat menambahkan tugas yang dijadwalkan selama seminggu.

7. Delegasikan tugas

Ya, Anda memiliki jumlah jam yang sama per hari dengan Beyoncé, tetapi dia memiliki tim asisten yang besar yang melakukan pekerjaan kotor untuknya, jadi dia melakukan lebih banyak. Namun, jika Anda juga memiliki seseorang yang di pundaknya Anda dapat mengalihkan beberapa tugas, lakukan dan centang tugas yang didelegasikan di kolom yang sesuai.

8. Selesaikan tugas

Yah, semuanya sederhana. Saat Anda menyelesaikan proyek atau menyelesaikan tugas, centang kotak di kolom terakhir.

Bonus

Berikut adalah beberapa langkah untuk membantu Anda menjadi lebih teratur:

1. Tinjau pengeluaran Anda selama seminggu terakhir dan rencanakan anggaran Anda untuk minggu berikutnya.
2. Pikirkan menu Anda selama seminggu, tambahkan produk ke daftar belanja.
3. Proses Kotak Masuk Anda selama tujuh hari terakhir secara tepat waktu dan urutkan semua yang telah terkumpul di sana.
4. Rencanakan setidaknya satu hari dalam seminggu untuk berolahraga.

Ingatlah bahwa GTD cukup fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Jangan ragu untuk menyesuaikan template Notion. Misalnya, kolom Perhatian Maria tampaknya berlebihan bagi saya. Bagi saya, catatan sudah cukup apakah tugas itu mendesak atau tidak. Anda dapat dengan mudah menghapus kolomnya dan menambahkan kolom Anda sendiri. Jadi, saya membuat kolom berlabel "Kerja", "Rumah", "Kreativitas" dan lainnya untuk mengurutkan tugas ke dalam kategori. Anda bisa melakukannya dengan cara Anda.