15 Tips Kalender Google untuk Memanfaatkan Sepenuhnya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Terapkan hotkey, tambahkan tempat pertemuan, dan sembunyikan acara pribadi.

1. Buat kalender terpisah untuk kebutuhan yang berbeda

Secara default, Google hanya memberi Anda satu kalender, yang menyimpan semua acara Anda. Jika Anda menggunakannya secara aktif, tugas kerja dan rapat, pekerjaan rumah tangga, dan acara pribadi akan bercampur dan berubah menjadi tempat sampah yang nyata.

Oleh karena itu, lebih baik membuat beberapa kalender untuk berbagai jenis acara. Untuk melakukan ini, klik ikon roda gigi di bagian atas dan pergi ke pengaturan. Di sana, pilih opsi "Tambah Kalender" → "Buat Kalender". Berikan judul dan, jika ada, deskripsi. Dengan begitu, Anda dapat menyimpan pekerjaan yang harus dilakukan di satu kalender, jadwal latihan Anda di kalender lain, ulang tahun di kalender ketiga, dan seterusnya.

2. Berlangganan kalender rekan kerja

Terkadang kita perlu melacak apa yang dilakukan teman atau kolega kita. Jika mereka menggunakan Google Kalender, Anda dapat menambahkan kalender mereka ke diri Anda sendiri dan melacak acara apa yang muncul di sana.

Di bilah sisi di sebelah kiri, temukan baris yang bertuliskan "Temukan Orang". Masukkan nama atau alamat email teman Anda di sana. Di jendela pop-up yang muncul, klik "Minta Akses" dan orang tersebut akan menerima pesan yang meminta mereka untuk mengizinkan mereka melihat kalender mereka. Saat dia mengonfirmasi akses Anda, acara yang dia buat akan ditampilkan di bagian "Kalender lainnya".

3. Pilih waktu pertemuan yang cocok untuk semua orang

Apakah Anda perlu mengatur pertemuan dengan kolega atau kumpul-kumpul dengan teman, tetapi tidak dapat menemukan waktu ketika semua orang bebas? Alih-alih mengirimkan undangan, gunakan fitur "Temukan waktu".

Buat acara baru dan klik tombol "Opsi lainnya". Pada halaman yang terbuka, pilih tab "Temukan waktu". Di kotak Tambahkan Tamu di sebelah kanan, masukkan nama orang yang ingin Anda undang - Google mengizinkan Anda menambahkan hingga 20 orang. Acara mereka akan muncul di depan Anda. Jika seseorang memiliki sesuatu yang direncanakan, mereka akan ditandai sebagai "Sibuk". Tetap hanya untuk menemukan waktu untuk pertemuan ketika semua orang bebas.

4. Sembunyikan acara pribadi

Katakanlah Anda perlu mengadakan pertemuan rahasia. Dan Anda tidak ingin seluruh kantor melihat ke mana Anda pergi. Untuk melakukan ini, Anda perlu menandai rapat sebagai "Pribadi". Kemudian hanya mereka yang Anda izinkan untuk mengedit (dan tidak hanya melihat) kalender Anda yang akan melihat informasi tentangnya.

Buat acara dan buka "Opsi lainnya". Klik tombol "Pengaturan Privasi Default" dan pilih opsi "Pribadi". Itu saja, sekarang orang luar tidak akan melihat di mana, dengan siapa dan jam berapa Anda bertemu. Jika kalender Anda terbuka untuk orang lain, selama acara pribadi, itu hanya akan menampilkan tanda "Sibuk", tanpa detail.

5. Tambahkan rapat video

Alih-alih menyiarkan login Skype atau Google Hangouts Anda ke semua kolega Anda, Anda dapat menyisipkan tautan konferensi video langsung ke acara kalender Anda. Untuk melakukan ini, saat membuat acara di "Parameter lain", klik tombol "Tambahkan konferensi video". Ketika waktu rapat tiba, para undangan akan diminta menelepon di Google Hangouts.

6. Lampirkan lampiran

Seringkali, di rapat atau konferensi, Anda memerlukan akses ke beberapa dokumen, untuk studi yang telah dikumpulkan semua orang. Google Kalender memungkinkan Anda untuk melampirkan file dan dokumen langsung ke acara tersebut. Dengan cara ini, semua peserta yang diundang akan memiliki akses yang mudah dan cepat ke mereka.

Pilih acara yang diperlukan dan klik tombol dengan ikon pensil untuk mengeditnya. Di item "Deskripsi", klik ikon penjepit kertas dan unggah semua file yang diperlukan. Mereka dapat diambil dari komputer Anda atau ditambahkan dari awan Google Drive.

7. Nyalakan jam dunia

Fitur Jam Dunia di Google Kalender sangat berguna jika Anda bekerja dengan pekerja jarak jauh di seluruh dunia. Dengan bantuannya, Anda dapat dengan mudah mengetahui jam berapa mereka, langsung dari antarmuka.

Buka "Pengaturan" dengan mengklik item yang sesuai di menu dengan roda gigi di atas. Temukan "Jam Dunia" di samping. Aktifkan opsi Perlihatkan jam dunia, lalu tambahkan kota tempat rekan kerja Anda tinggal. Dan waktu lokal mereka akan ditampilkan di sidebar.

8. Beri tahu undangan melalui email

Terkadang Anda perlu memberi tahu mereka yang diundang ke rapat untuk melakukan sesuatu - misalnya, membawa laptop mereka atau membaca beberapa materi terlebih dahulu. Anda dapat, pada prinsipnya, menulis tentang ini di komentar acara, tetapi lebih dapat diandalkan untuk menarik perhatian orang melalui email.

Untuk melakukan ini, buka acara mendatang dan klik ikon amplop. Dan Anda akan diminta untuk menulis pesan yang akan dikirim ke semua peserta yang diundang.

9. Tambahkan titik pertemuan tertentu

Keuntungan dari acara yang direncanakan di "Google Kalender" adalah Anda dapat melampirkan tautan ke "Google Maps" ke acara tersebut. Jadi Anda tidak perlu menelepon atau menulis surat kepada peserta rapat dan menjelaskan kepada mereka untuk waktu yang lama dan membosankan bagaimana menuju ke sana dan ke sana.

Buka opsi rapat dan temukan bidang "Di mana". Masukkan alamat di sana dan Google akan menemukannya. Sekarang, ketika orang yang diundang membuka acara, dia dapat mengklik alamat dan melihat tempat pertemuan di peta.

10. Tambahkan kalender yang menarik

Google memungkinkan Anda untuk berlangganan apa yang disebut kalender menarik. Di dalamnya Anda dapat melihat, misalnya, jadwal liburan di daerah Anda, acara dari dunia olahraga atau fase bulan.

Temukan bagian "Kalender Lainnya" di panel kiri dan klik tanda "+". Di menu yang terbuka, pilih Kalender Menarik. Centang kotak tempat Anda ingin berlangganan dan kotak itu akan muncul di jadwal Anda.

11. Bagikan kalender Anda

Jika perlu, Anda dapat membuatnya agar pengguna lain dapat melihat (atau bahkan mengedit) kalender Anda. Ini berguna jika Anda mengelola tim rekan kerja dan ingin mereka mengetahui semua acara mendatang. Atau Anda seorang mahasiswa dan telah membuat jadwal kuliah untuk teman sekelas.

Arahkan kursor ke kalender yang diinginkan di panel kiri dan klik elipsis. Pilih Pengaturan & Berbagi. Di menu yang terbuka, di bagian "Izin Akses", Anda dapat menjadikan kalender publik (untuk semua pengguna Internet), menambahkan kenalan individu (untuk ini Anda memerlukan alamat email mereka), atau menyalin tautan ke kalender, yang seharusnya kemudian dikirim dengan cara yang nyaman.

12. Gunakan tombol pintas

Menggunakan keyboard bisa lebih cepat dan efisien daripada menggerakkan kursor mouse. Google Kalender memiliki cukup banyak hotkey, daftar lengkapnya dapat ditemukan. Berikut adalah beberapa yang paling berguna:

• C - buat acara baru.
• Menghapus atau Menghapus - hapus acara.
• / - pergi ke bilah pencarian.
• Angka dari 1 sampai 6 - alihkan tampilan kalender: hari, minggu, bulan, tahun, agenda.
• T - pergi ke hari ini.
• k atau P - gulir kalender ke rentang tanggal sebelumnya. Artinya, jika Anda memiliki kalender dalam tampilan bulan, itu akan menggulir ke bulan sebelumnya. Jika dalam mode hari - pada hari sebelumnya dan seterusnya.
• J atau - gulir kalender ke rentang tanggal berikutnya.

13. Seret dan lepas acara

Jika Anda membuat acara, tetapi melewatkan hari atau waktu, tidak perlu masuk ke pengaturan acara dan memasukkan nomor secara manual. Ambil acara dan seret ke hari atau waktu yang diinginkan - ini akan lebih cepat dengan cara ini.

14. Gunakan Google Tasks

Google Tasks adalah pengelola tugas sederhana yang terintegrasi langsung ke Google Kalender. Untuk membukanya, klik ikon biru di panel di sebelah kanan dan Anda akan melihat daftar tugas Anda. Tidak ada banyak fitur seperti beberapa Wunderlist, tetapi Google Tasks selalu ada di depan mata Anda.

Anda dapat menambahkan kasus baru, mengeditnya, menetapkan tanggal jatuh tempo dan frekuensi pengulangan baik melalui panel di antarmuka web atau melalui Google.

15. Urungkan tindakan yang tidak perlu

Akhirnya, sedikit trik. Katakanlah Anda membuat sebuah acara, dengan rajin memberikan deskripsi, melampirkan banyak file ke dalamnya, mengoordinasikannya dengan semua kolega Anda, dan kemudian secara tidak sengaja menghapusnya.

Tenang! Anda tidak perlu membuatnya ulang. Cukup tekan kombinasi tombol Ctrl + Z, dan acara yang dihapus akan dipulihkan. Dengan cara ini Anda dapat membatalkan aktivitas kalender yang tidak disengaja. Ini agak tidak jelas karena antarmuka tidak memiliki tombol "Undo", tetapi ini sangat berguna.