Cara mengotomatiskan pekerjaan dengan email dan tidak mengalami ratusan pesan masuk

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Alat-alat ini akan membantu Anda menyesuaikan klien email Anda senyaman mungkin.

Ada terlalu banyak huruf

Secara statistik, rata-rata pekerja kantoran menghabiskan sekitar 47.000 jam email selama karir mereka. Ini mungkin tampak seperti buang-buang waktu yang menjengkelkan, tetapi pada kenyataannya jauh lebih banyak.

Orang-orang sangat stres ketika dihadapkan dengan tugas-tugas yang tampaknya luar biasa. Seperti, misalnya, kotak surat yang penuh sesak.

Email yang berlebihan sering membuat Anda merasa memiliki tugas, tetapi tidak ada cukup waktu atau sumber daya untuk memulai. Hanya dengan melihat massa yang baru masuk dapat menyebabkan tekanan darah tinggi, detak jantung dan kadar kortisol (hormon stres).

Apa yang harus dilakukan tentang hal itu

Jika Anda menggunakan email di Outlook, Yahoo, Thunderbird, atau layanan lain, ada banyak sumber daya untuk mengotomatiskan aliran email Anda. InboxZero, Mailstrom, dan Kotak Masuk Terpadu berfungsi dengan sebagian besar klien email.

Kotak MasukNol

Ini adalah program gratis untuk Android, iOS, macOS dan Windows. Klien seluler hanya tersedia di sejumlah negara Eropa, tetapi semua orang dapat mengunduh versi PC. InboxZero membantu Anda mengelola email penting dan menyingkirkan email yang tidak terlalu penting. Salah satu fitur yang paling menakjubkan dari platform ini adalah "Mode Istirahat", yang memungkinkan Anda untuk secara otomatis mengirim kontak Anda email yang menunjukkan waktu ketika Anda tidak tersedia dan kapan mereka dapat menghubungi Anda di lain waktu.

Mailstrom

Layanan ini memungkinkan Anda untuk menganalisis konten kotak surat Anda dan mengurutkan pesan menurut kriteria apa pun. Demikian pula, Anda dapat segera menanggapi sekelompok surat yang disatukan oleh subjek, pengirim, waktu, atau parameter lain yang sama. Pengguna menyukai platform ini karena kemampuannya untuk bekerja secara bersamaan dengan lusinan atau bahkan ratusan email.

burung surat

Banyak orang menggunakan lebih dari satu akun email setiap hari. Ini bisa berupa email kantor dan pribadi, atau bahkan dua atau tiga akun kerja. Alat terbaik untuk mengelola beberapa kotak surat sekaligus adalah layanan Mailbird untuk Windows. Ini memungkinkan Anda untuk melihat semua email yang diterima di satu tempat.

Ekstensi dan filter untuk Gmail

Anda dapat menggunakan ekstensi dan filter khusus yang dapat meningkatkan kontrol aliran email masuk. Beberapa yang terbaik adalah SaneBox, Unroll. Me dan BatchedInbox.

kotak waras

SaneBox dirancang untuk memberi peringkat email Anda dalam urutan kepentingan. Ekstensi meninggalkan pesan yang Anda inginkan di kotak masuk utama Anda dan mengurutkan semua kotak masuk sekunder ke dalam folder terpisah. Setelah langkah-langkah ini, Anda akan menerima email yang menjelaskan apa yang sebenarnya dialihkan.

Buka gulungan. Saya

Terlepas dari skandal kebocoran data pengguna, Unroll. Me masih merupakan sistem manajemen kotak surat yang cukup populer. Fitur utamanya terletak pada konsolidasi semua langganan Anda menjadi intisari harian. Pengelompokan ini menghemat waktu dan pada saat yang sama tidak melupakan apa pun. Jika perlu, Anda dapat berhenti berlangganan surat yang tidak perlu dalam satu klik.

Jeda kotak masuk

Ekstensi ini memungkinkan Anda memutuskan kapan harus menerima pesan dan kapan tidak. Saat jeda diaktifkan, Anda dapat mengatur komunikasi dengan mesin penjawab sehingga semua kontak Anda mengetahui aktivasi jadwal penerimaan email. Jika perlu, Anda dapat mengonfigurasi tampilan huruf pada jadwal.

Filter

Jangan lupa tentang filter spam Google, yang memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan penetapan pintasan, mengarsipkan surat, menghapusnya, meneruskan, dan tindakan lainnya. melalui menu tarik-turun di bilah pencarian Gmail. Setelah mengklik panah yang mengarah ke bawah, Anda perlu menentukan kriteria, memeriksa keakuratannya dengan mencari, dan kemudian mengklik tautan untuk membuat filter, yang ditampilkan di kanan bawah menu tarik-turun yang sama.

Masing-masing solusi ini berfungsi secara independen dari alat lain, memungkinkan Anda dengan cerdas menyapu, menganalisis, dan mengurutkan kumpulan surat masuk. Efisiensi maksimum hanya dapat dicapai dengan menggabungkan beberapa layanan ini.