Rahasia produktivitas dari pencipta layanan manajemen tugas Todoist yang populer

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Penulis Todoist Amir Salihefendic telah mengembangkan sistem produktivitasnya sendiri yang telah membantunya mencapai tujuannya tanpa stres selama 9 tahun. Hari ini Amir akan berbicara tentang sistemnya dan integrasinya dengan Todoist.

Kebanyakan orang tidak berusaha merampingkan alur kerja mereka, membiarkan semuanya berjalan sendiri dan berharap yang terbaik. Tetapi jika Anda memiliki sistem, Anda dapat bermanuver di antara banyak tugas, memprioritaskan, dan tidak merasa kewalahan.

Saya menamai sistem produktivitas saya Systemist. Saya menciptakannya - dan Todoist didasarkan padanya - pada tahun 2007. Saat itu saya tinggal di asrama di Aarhus (Denmark) dan belajar ilmu komputer. Saya memiliki dua pekerjaan paruh waktu dan banyak proyek pribadi. Saya merasa kewalahan dan tidak teratur. Itu semua berubah ketika ide Sistemis muncul di benak.

Apa yang telah saya capai oleh sistem ini?

1. Mendirikan Doist Ltd. dan mengembangkan produk yang memungkinkan orang mencapai hasil yang luar biasa.
2. Untuk berhasil menggabungkan tugas pendiri dan CEO. Saya punya waktu untuk segalanya dan tidak merasa terbebani. Perusahaan mempekerjakan 50 orang, dan hampir tidak ada dari mereka yang melihat saya kelelahan.
3. Identifikasi aspek prioritas alur kerja setiap hari dan selalu ingat email, janji, dan proyek penting.
4. Nikmati kehidupan di luar pekerjaan: menghabiskan waktu bersama istri Anda, bepergian, pendidikan mandiri dan olahraga, perawatan kesehatan.

Keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi adalah kunci efektivitas pribadi.

Systemist bekerja paling baik dalam hubungannya dengan Todoist. Tetapi Anda dapat menggunakan program dan layanan manajemen tugas lainnya. Prinsip-prinsip dasar sistem jauh lebih penting daripada alat-alat khusus.

6 Prinsip Sistemis

1. Terapkan di mana-mana

Sistem adalah sistem, untuk menggunakannya di mana-mana dan di mana saja. Anda harus memiliki akses ke penjadwal dari perangkat apa pun, di mana pun.

Kami telah bekerja keras untuk membuat Todoist tersedia di seluruh dunia. Saya sarankan untuk segera menginstalnya (atau aplikasi serupa lainnya) di semua perangkat dan platform yang Anda miliki: ponsel, tablet, laptop, browser, dan sebagainya.

2. Terapkan dalam segala hal

Sistem bekerja jika mencakup semua aspek kehidupan pribadi dan profesional. Ini akan memberi Anda kebebasan. Anda akan mengontrol segala sesuatu yang penting dan Anda tidak akan lagi melupakan hal-hal seperti bertemu dengan klien atau membeli hadiah untuk orang yang Anda cintai.

Hampir semua aktivitas saya disederhanakan. Secara khusus, saya telah mensistematisasikan:

1. Acara yang akan datang (rapat di dalam dan di luar perusahaan).
2. Proyek kompleks, terfragmentasi menjadi banyak tahap kecil.
3. Tugas berulang untuk mengontrol proyek jangka panjang.
4. E-mail (jika saya tidak dapat segera menjawab surat itu, saya menerjemahkannya menjadi tugas dengan bantuan).
5. Laporan bug, jika memperbaikinya terkait dengan saya.
6. Daftar rilis (dibagikan dengan rekan kerja).
7. Daftar belanja (berbagi dengan istri saya).
8. Halaman web di mana saya tidak dapat segera mengambil tindakan. Misalnya halaman produk dari Amazon.com (belum diputuskan beli atau tidak), halaman film di IMDb yang ingin saya tonton, atau artikel yang ingin saya baca nanti. Untuk semua ini, saya menggunakan.
9. Tugas kesehatan (gym mingguan dan latihan joging).

3. Pecah tugas-tugas besar menjadi tugas-tugas kecil yang layak

Sebuah tugas kecil lebih mudah untuk diselesaikan. Oleh karena itu, selalu bagi proyek besar menjadi subtugas kecil yang dapat diselesaikan dalam satu jam (atau kurang). Pertama, ini akan membantu Anda memahami berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk melakukan ini atau itu. Dan kedua, Anda akan melihat kemajuan.

Adalah penting bahwa tugas itu layak. Anda harus dapat menerapkan apa yang Anda masukkan ke dalam daftar tugas Anda.

4. Prioritaskan

Saya melakukan 15 sampai 25 tugas setiap hari. Mereka adalah yang terpenting saat ini.

Sangat mudah untuk memprioritaskan di Todoist. Ini adalah bagaimana saya melakukannya:

1. Pastikan untuk menetapkan batas waktu penyelesaian kasus. Saya menetapkan tugas-tugas penting untuk hari ini atau besok, saya menulis yang tidak penting untuk masa depan.
2. Saya menunjukkan tingkat prioritas. Ada empat dari mereka di Todoist. Layanan ini secara otomatis mengurutkan tugas berdasarkan kepentingan.
3. Untuk lebih menekankan pentingnya tugas, saya menggunakan tag seperti @high_impact. Dengan mereka, akan lebih mudah untuk melacak berapa banyak tugas penting yang dilakukan dalam sehari.

5. Kosongkan daftar tugas Anda setiap hari

Sebelum saya mulai menggunakan aturan kotak masuk 0, email saya kacau. Saya merasa tidak enak setiap kali harus membersihkan puing-puing.

Untuk mengelola tugas, saya menggunakan aturan serupa - "0 tugas dalam daftar tugas".

Jika Anda tidak punya waktu untuk melakukan semua yang Anda rencanakan untuk hari itu, jangan tunda tugas yang tersisa ke hari berikutnya. Sebagai gantinya, atur ulang daftar tugas Anda dan buat rencana baru. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengambil stok, memahami di mana Anda berada, dan memprioritaskan ulang.

6. Selalu dapatkan umpan balik

Sebagian besar sistem manajemen waktu berfokus pada apa yang perlu dilakukan daripada apa yang telah dilakukan. Tapi apa gunanya jika Anda tidak melihat kemajuan Anda dan tidak mengerti seberapa produktif Anda?

Oleh karena itu, kami menciptakan. Ini memungkinkan Anda untuk melacak, memvisualisasikan, dan meningkatkan kinerja pribadi.

Todoist Karma seperti mini-game: Anda menyelesaikan tugas, mencetak poin, dan melihat grafik warna tumbuh. Ini sangat menarik, terutama untuk pemula manajemen waktu. Untuk membuatnya lebih menarik, Anda tidak hanya dapat menetapkan tujuan harian, tetapi juga mingguan, serta membagikan hasilnya di jejaring sosial, sehingga meningkatkan tingkat tanggung jawab.

Kiat Tambahan

Bekerja dengan email

1. Periksa email Anda dua kali sehari. Misalnya pada pagi dan sore hari.
2. Bertujuan untuk kotak masuk kosong.
3. Jika memungkinkan, segera jawab surat itu. Jika tidak, terjemahkan menjadi tugas, pastikan untuk menunjukkan tanggal jatuh tempo dan prioritas.
4. Matikan notifikasi di semua perangkat. Ini akan membantu Anda menghindari gangguan.

Bekerja dengan utusan

Messenger adalah pembunuh produktivitas, mereka gelisah dan mengganggu. Penelitian menunjukkan bahwa rata-rata pekerja kantor menghabiskan rata-rata lebih dari dua jam sehari untuk gangguan dan istirahat. Ini berarti bahwa minggu kerja meningkat lebih dari 10 jam, karena volume pekerjaan tidak berkurang.

1. Gabungkan korespondensi dalam messenger dengan penjelajahan Internet. Ketika Anda hanya perlu bekerja (menulis laporan, menggambar tata letak, dan sebagainya), tutup aplikasi obrolan.
2. Memproses pesan dalam batch: membuka messenger, membaca semuanya, menjawab semua orang, dan menutupnya lagi.
3. Nonaktifkan notifikasi messenger di ponsel Anda.

Menurut Salihefendik, sistem ini membantunya untuk fokus, waras dan sehat.

Tulis di komentar apa pendapat Anda tentang Systemist, dan juga bagikan rahasia produktivitas Anda.