9 tips untuk membantu Anda bekerja lebih cepat di Word

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Bahkan jika Anda telah bekerja di MS Word untuk waktu yang lama dan menganggap diri Anda seorang ahli, Anda selalu dapat menjadi lebih produktif.

Anda mungkin sudah akrab dengan beberapa teknik. Tetapi seringkali ternyata bahkan para profesional sejati pergi jauh dan tidak tahu banyak trik yang bermanfaat.

1. Autoteks

Anda dapat menggunakan fitur ini untuk memasukkan kata dan frasa yang sering digunakan dengan cepat, sehingga menghemat banyak waktu. Anda dapat berbagi saran ini dengan rekan kerja dan membuat hidup mereka lebih mudah juga.

Anda hanya perlu menulis teks (atau membuat grafik) yang sering Anda gunakan dalam dokumen, dan memformatnya jika diperlukan. Kemudian pilih teks dan tekan Alt + F3. Beri nama pendek (misalnya, singkatan) dan simpan. Di masa mendatang, alih-alih seluruh frasa, ketikkan nama yang telah Anda pilih dan tekan F3. Teks atau gambar yang disimpan akan otomatis muncul di dokumen.

2. Koreksi Otomatis

Autotext akan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menulis teks berulang, tetapi tidak akan menyelesaikan masalah kesalahan ketik dan kesalahan. Koreksi Otomatis memperbaiki beberapa bug umum. Word melakukan ini dengan sendirinya saat Anda mengetik. Dan lebih baik lagi, jika Anda sendiri menambahkan kata-kata yang sering salah ketik.

Misalnya, Anda tahu bahwa Anda selalu kehilangan "t" dalam kata "agensi". Buka preferensi (File → Opsi → Ejaan → Opsi Koreksi Otomatis di versi 2010, 2013, 2016) dan isi apa yang ingin Anda ganti. Lain kali Anda menulis "agensi" tanpa "t" Word akan memperbaiki kesalahan itu sendiri. Di tempat yang sama, Anda dapat menambahkan atau menghapus penggantian tanda kutip-kaki dengan tanda kutip-pohon Natal, tanda hubung dengan tanda hubung em, dan sebagainya.

3. Opsi tempel

Saat menempelkan teks dari Internet atau file lain, Anda harus memformatnya agar sesuai dengan gaya dokumen Anda. Tentu saja, Anda dapat memilih opsi "hanya teks" setiap saat, tetapi Anda mungkin akan sering melupakannya. Dalam kasus seperti itu, Anda dapat membuat tempel yang tidak diformat sebagai opsi default.

Buka "File" → "Opsi" → "Lanjutan" → "Salin, potong, dan tempel" dan pilih opsi "Simpan teks saja" di item "Tempel dari program lain". Sekarang, dalam dokumen apa pun yang Anda kerjakan, menyalin konten dari file atau halaman web akan memformatnya agar sesuai dengan teks Anda.

4. Menghapus gaya

Cara lain untuk menghapus pemformatan teks adalah dengan manajemen gaya. Pilih konten yang Anda inginkan dan tekan Ctrl + Spasi, atau pilih Normal pada tab Beranda di grup Gaya.

5. Kolaborasi secara real time

Office Online diperkenalkan di Office 365 2013. Versi 2016 menawarkan lebih banyak fitur seperti kolaborasi waktu nyata. Mungkin sebagian besar pengguna sudah familiar dengan prinsip ini dari Google Docs.

Simpan dokumen ke OneDrive atau SharePoint Online. Klik Bagikan dan pilih dengan siapa Anda ingin bekerja pada file ini. Kirim undangan ke rekan penulis sehingga orang yang dipilih dapat bergabung dengan Anda. Setiap orang yang memiliki akses ke dokumen akan melihat siapa yang membuat perubahan apa. Jadi mengerjakan proyek akan jauh lebih efisien: tidak ada yang harus menunggu balasan dengan suntingan dan informasi baru melalui surat.

6. Template

Anda dapat menemukan dan mengunduh sejumlah besar template di web. Anda dapat memulai dengan mereka dan mengedit sesuai kebutuhan - jauh lebih cepat daripada membangun kembali proyek.

7. Lampiran

Di aplikasi seluler untuk Android dan iOS, Anda dapat membuat dan mengedit dokumen dari ponsel cerdas atau tablet Anda dan melihat file dari penyimpanan cloud. Lebih baik menggunakan aplikasi Word daripada editor seluler lainnya: dengan cara ini Anda dapat memastikan pemformatan yang sama dan selalu memiliki akses ke versi dokumen terbaru - di program desktop, di Word versi browser, di ponsel cerdas atau tablet.

Untuk bekerja, Anda harus masuk ke akun Anda. Jika Anda atau organisasi Anda memiliki langganan Office 365, Anda tidak perlu membayar apa pun di aplikasi.

8. Format tabel khusus

Jika Anda sering memformat tabel sesuai keinginan, Anda dapat mengurangi jumlah pekerjaan. Buat gaya dan tambahkan ke grup Gaya Tabel. Kemudian, di grup ini, klik kanan pada gaya yang diinginkan dan jadikan format default.

9. Cetak di mana saja

Ini mungkin tampak aneh bagi sebagian orang, tetapi sebagian besar pengguna Word menggunakan panah pada keyboard saat mereka perlu memindahkan kursor dan mulai menulis di tempat baru dalam dokumen. Tapi ini bisa dilakukan lebih cepat - dengan klik dua kali. Buka lembar kosong dan klik dua kali di mana saja untuk mulai mengetik di sana.

Anda sekarang siap untuk menjadi seproduktif mungkin di Word!