Bagaimana keluar dari "rutin" dan akhirnya menangani tugas-tugas strategis

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

"Siapa kalau bukan aku?" - pemikiran khas yang menarik Anda ke dalam rutinitas. Persiapan yang tepat akan membantu Anda menemukan waktu untuk hal-hal yang sangat penting.

Organisasi manajemen peristiwa saat ini, atau manajemen operasional, adalah bagian penting dari pekerjaan proyek. Ini termasuk, misalnya, interaksi sehari-hari dengan bawahan atau respons langsung terhadap semua tugas yang masuk. Tetapi ini membawa manfaat nyata hanya jika pekerjaan itu dibangun atas dasar strategi yang dipikirkan dengan matang dan disetujui, yang seharusnya dilakukan oleh pemilik perusahaan. Jika tidak, ini adalah proses kacau tak berujung yang menghabiskan semua sumber daya.

Dalam setiap buku teks tentang kegiatan manajemen, tertulis bagaimana mengatur pekerjaan dengan benar: merancang, mengimplementasikan, dan kemudian mendelegasikan sistem manajemen operasional perusahaan kepada manajemen puncak. Namun dalam praktiknya, semuanya ternyata jauh lebih rumit. Sebelum memperkenalkan sistem manajemen baru, penting untuk menciptakan kondisi yang diperlukan.

Staf kereta

Untuk keluar dari "rutin", tugas harus didelegasikan. Dan untuk melakukannya agar tidak terus-menerus terganggu oleh kontrol.

Agar perusahaan dapat berkembang dan pemiliknya dapat terlibat dalam tugas-tugas strategis, tim harus memiliki pemimpin yang proaktif dan pekerja yang teliti.

Ada banyak sistem tipologi karyawan, tetapi semuanya, dengan satu atau lain cara, bermuara pada fakta bahwa orang yang termotivasi dan tertarik harus bekerja di perusahaan. Oleh karena itu, pada tahap ini, sangat penting untuk melakukan penilaian personel yang berkualitas tinggi. Cara terbaik untuk memecahkan masalah ini adalah cara yang kriteria utamanya adalah kinerja, bukan kompetensi. Misalnya, Anda dapat menggunakan metode "360 derajat" - ini adalah penilaian karyawan oleh kolega, bawahan, manajemen, klien, dan dirinya sendiri.

Apa yang harus dilakukan dengan mereka yang terbukti sebagai karyawan yang tidak efektif? Untuk memulainya, kami akan mencoba "memperbaiki" mereka, yaitu memotivasi mereka. Di sini Anda perlu mengidentifikasi mereka yang terinspirasi oleh prestasi: mereka akan bekerja lebih menyenangkan jika mereka dijanjikan hadiah. Tetapi mereka yang termotivasi oleh hukuman, dan mereka yang tidak bereaksi sama sekali terhadap rangsangan (ini bahkan lebih buruk), perlu disingkirkan. Penting untuk membuat proses ini selangkah demi selangkah dan tidak jelas bagi tim. Jika tidak, Anda memiliki setiap kesempatan untuk menghancurkan perusahaan.

Selebihnya, Anda perlu menyampaikan dengan jelas gagasan tentang apa yang Anda harapkan dari mereka, atau lebih tepatnya, untuk apa Anda memberikan gaji Anda. Seorang karyawan harus memahami bahwa tindakannya membawa keuntungan sebesar itu bagi perusahaan, itulah sebabnya ia menerima gaji dan bonus seperti itu. Dengan kata lain, menerapkan sistem motivasi material yang transparan berdasarkan indikator kinerja - KPI (Key Performance Indicator).

Berurusan dengan keuangan

Jadi, tim sudah beres. Mari kita beralih ke topik yang paling membara untuk setiap pengusaha - keuangan perusahaan.

Kadang-kadang, terutama selama pertumbuhan yang cepat, pemilik dan manajemen puncak melupakan hal yang paling penting - ekonomi proyek. Agar Anda memahami dengan jelas bagaimana uang datang dan pergi, Anda perlu melakukan sejumlah prosedur.

• Hitung unit ekonomi proyek - profitabilitas atau kerugian satu unit barang atau jasa per klien. Ini akan memungkinkan Anda untuk memahami produk mana yang perlu diperkuat, dan mana yang harus ditinggalkan sama sekali, sehingga bisnis secara keseluruhan tetap menguntungkan.
• Identifikasi dan promosikan produk yang paling marjinal. Dipandu oleh prinsip: untuk memperkuat yang kuat untuk mengembangkan yang lemah. Jika tidak ada keuntungan, Anda tidak akan memiliki sumber daya untuk arah baru.
• Periksa penggajian (payroll) untuk kesesuaian. Anda akan terkejut, tetapi dengan perhitungan ekonomi proyek yang benar, ternyata "dua setengah ekskavator" akan cukup untuk Anda. Terkadang, alih-alih mempertahankan tiga karyawan, lebih baik mendistribusikan (untuk pembayaran tambahan) bagian tambahan dari tugas antara dua karyawan - ini akan menghemat gaji secara signifikan.

Semua ini harus dilakukan untuk mempersiapkan lingkungan untuk transfer proses yang dibangun ke manajemen puncak perusahaan.

Standarisasi proses

Mari kita beralih ke tindakan taktis. Pernah bertanya-tanya mengapa karyawan di restoran cepat saji begitu cepat? Karena mereka memiliki proses yang jelas: mereka tahu dalam urutan apa untuk meletakkan burger, bagaimana bergerak di sekitar dapur agar tidak melukai rekan kerja, berapa gram saus untuk ditambahkan ke hidangan tertentu. Hal yang sama harus dilakukan dengan proses apa pun di perusahaan Anda.

Anda bisa mulai dengan staf yang sama: tulis deskripsi pekerjaan. Hanya saja, jangan mengunduh dari Internet, tetapi tulis dengan tepat apa yang harus dilakukan oleh karyawan tertentu di perusahaan Anda. Juga hitung sistem KPI - kami telah berbicara tentang perlunya menggunakan teknik ini. Lebih baik jika disetujui untuk semua karyawan.

Dalam penjualan, pastikan untuk menerapkan sistem CRM (Customer Relationship Management) agar tidak ketinggalan satu klien dan tidak bekerja melewati standar dan daftar periksa.

Penting untuk mengatur semua proses: dari tugas paling sederhana hingga keputusan manajemen yang kompleks. Tentu saja, terkadang aturan dapat dilanggar, tetapi berkat sistem koordinat yang jelas, Anda tidak perlu khawatir tentang apa yang terjadi di tingkat perusahaan ini atau itu.

Terapkan otomatisasi

Selama proses standarisasi, Anda akan mengidentifikasi zona-zona yang dapat dan harus diotomatisasi, yaitu, menghilangkan kebutuhan untuk mengulangi jenis tindakan yang sama. Misalnya, setelah menerima permintaan masuk, manajer memasukkan data pelanggan ke dalam sistem CRM, lalu menyalin informasi untuk spesialis layanan pelanggan ke Excel, dan untuk pemasaran mentransfer informasi ke Google Spreadsheet. Semua manipulasi ini dapat dihindari dan dengan demikian secara signifikan meningkatkan efisiensi karyawan dan proses produksi secara keseluruhan.

Anda akan terkejut betapa banyak waktu dan usaha yang dapat Anda hemat jika Anda tidak menggunakan tenaga seorang manajer untuk perhitungan standar, tetapi menghabiskan satu kali untuk solusi operasional yang cerdas. Sistem seperti itu sekarang ada untuk CRM dalam penjualan, dan untuk tugas akuntansi, dan bahkan untuk perekrutan.

Otomatiskan apa pun yang Anda bisa. Jadi Anda akan menghindari kesalahan tak berujung karena faktor manusia, mengoptimalkan proses dan, mungkin, menghemat upah.

Menetapkan manajemen operasional

Jadi, Anda dikelilingi oleh karyawan yang termotivasi yang tahu apa yang harus mereka lakukan untuk mendapatkan hasil yang layak. Anda memiliki model keuangan yang jelas, dan Anda memiliki gagasan ke mana harus bergerak untuk terus meningkatkan keuntungan. Proses dalam perusahaan distandarisasi dan otomatis.

Sekarang Anda perlu mendelegasikan kontrol operasional. Penting: jangan mengikat proses pada satu orang, agar tidak menempatkan diri Anda pada posisi di mana bisnis Anda sepenuhnya bergantung pada manajer yang disewa. Setelah menghapus manajemen operasional dari diri Anda sendiri, jangan buat tiang lain, tetapi cobalah untuk membagi tugas menjadi beberapa area berbeda: misalnya, percayakan semua masalah moneter ke departemen keuangan, dan bekerja dengan klien - ke departemen layanan.

Sekarang Anda dapat terlibat dalam manajemen strategis dengan tenang. Tetapi pastikan untuk memeriksa setidaknya sekali seperempat apakah bagian taktis dari manajemen proyek sesuai dengan strategi yang Anda terapkan. Bagaimanapun, kontrol yang wajar adalah kunci untuk pekerjaan perusahaan yang stabil dan berjangka panjang.