5 kesalahan umum dalam komunikasi dan cara menghindarinya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Komunikasi adalah hal yang kompleks dan tidak dapat diprediksi yang secara langsung memengaruhi reputasi, karier, dan kehidupan pribadi Anda. Kami akan memberi tahu Anda kesalahan komunikasi apa yang paling umum di dunia modern dan apa yang harus dilakukan untuk akhirnya berhenti membuatnya.

Teknologi modern memungkinkan kita untuk berkomunikasi satu sama lain lebih cepat dan lebih sering, tetapi ini tidak berarti bahwa komunikasi menjadi lebih baik dan lebih efisien.

Beberapa kesalahpahaman mungkin hanya mengganggu kita, dan beberapa mungkin menjadi alasan pertengkaran dan konflik hingga akhir hubungan. Inilah sebabnya mengapa penting untuk mempertimbangkan lima contoh kesalahan komunikasi yang paling umum dan mempelajari cara mencegahnya dengan benar.

Kesalahan nomor 1. "Mereka tahu apa yang saya pikirkan"

Banyak pikiran terus berkerumun di kepala kita. Anda dapat tanpa henti panjang dan membosankan mengoceh tentang fakta bahwa kerabat, kolega, dan teman memahami kita dengan sempurna, tetapi dalam praktiknya situasinya jauh lebih menarik: apa yang kita pikirkan tidak dapat dipahami oleh siapa pun kecuali diri kita sendiri.

Sekarang bayangkan dalam posisi apa Anda menempatkan orang-orang di sekitar Anda ketika Anda berkata: "Anda tahu apa yang saya pikirkan." Tidak ada yang seperti ini. Mereka bahkan tidak curiga. Bagaimana mereka tahu? Lagi pula, itu juga terjadi bahwa kita sendiri terkadang tidak sepenuhnya memahami jalan pikiran kita sendiri.

Katakanlah Anda mendelegasikan tugas kepada seseorang dan mengharapkannya dilakukan persis seperti yang Anda bayangkan. Tetapi mukjizat tidak terjadi, tidak ada yang tahu cara membaca pikiran, dan, kemungkinan besar, Anda akan mendapatkan hasil yang akan membuat Anda kecewa.

Apa yang harus dilakukan. Jika Anda ingin orang lain memahami Anda dengan benar dan sebaik mungkin, beri tahu mereka apa yang Anda harapkan dari mereka dengan cara yang mudah diakses. Jelaskan ide Anda, buat instruksi mini, bagikan ide dan keinginan Anda. Pastikan semua orang mengerti persis apa yang Anda maksud untuk menghindari kesalahpahaman dan kesalahpahaman.

Kesalahan # 2: Mencoba memperumit masalah

Anda terlalu banyak bicara dan Anda terus-menerus memperumit masalah. Anda berbicara tentang hal-hal yang dapat Anda lakukan tanpa dan tidak kehilangan apa pun. Anda yakin bahwa semakin banyak informasi (bahkan tidak terlalu diperlukan), semakin baik. Ketika Anda mengatakan sesuatu, Anda terkadang lupa dari mana Anda memulai dan ke mana Anda ingin datang.

Apa yang harus dilakukan. Untuk menyingkirkan semua yang berlebihan dan segera masuk ke inti masalah, pertama-tama tuliskan apa yang ingin Anda katakan. Hapus dari teks semua metafora, seruan emosional, referensi ke masa kecil Anda sendiri dan hal-hal lain yang tidak perlu. Kurangi sampai Anda memiliki teks sederhana dan menarik yang menggambarkan sudut pandang Anda dengan jelas.

Kesalahan nomor 3. Emosi yang berlebihan dalam korespondensi bisnis

Ketika Anda mengirim pesan kepada seseorang, Anda tidak pernah tahu pasti apa yang sebenarnya terjadi saat ini dengan orang yang dituju. Anda tidak dapat mengontrol ini. Jika penerima pesan tiba-tiba menemukan dirinya dalam suasana hati yang buruk, maka dia mungkin menafsirkan kata-kata Anda dengan cara yang sama sekali berbeda dari yang dia inginkan. Anda tidak pernah bisa memprediksi kemungkinan reaksi.

Apa yang harus dilakukan. Untuk menghindari rasa malu dalam korespondensi bisnis, cobalah untuk mengirim pesan senetral mungkin kepada kolega dan klien tanpa tekanan emosional. Tetap berpegang pada nada seperti bisnis dan tetap profesional dalam situasi apa pun. Jangan biarkan emosi Anda menguasai diri Anda.

Kesalahan # 4. Menggunakan emoji alih-alih kata-kata biasa

Dan beberapa kata lagi tentang korespondensi. Messenger kami menyimpan jumlah emoji dan stiker yang belum pernah ada sebelumnya untuk semua kesempatan. Terkadang mereka begitu baik sehingga Anda ingin berkomunikasi hanya dengan bantuan mereka. Tapi kita kembali menghadapi masalah, yang sudah disebutkan di atas: bahkan emoji bisa diartikan secara ambigu.

Ya, Anda dapat mengirim emotikon tersenyum ke teman sebagai tanggapan atas sesuatu yang lucu atau jika Anda sedang dalam suasana hati yang baik. Tetapi bagaimana Anda menanggapi pesan dari mitra bisnis yang tiba-tiba memutuskan untuk membuat janji untuk Anda, menggunakan serangkaian emotikon yang dipertanyakan alih-alih teks? Apa pikiran orang ini? Tidak terlalu jelas.

Apa yang harus dilakukan. Bahkan jika Anda berpengalaman dalam etiket emoji, maka jangan mengharapkan hal yang sama dari semua orang yang berinteraksi dengan Anda. Tidak semua orang mengerti artinya, dan sangat sedikit yang mau menghabiskan waktu mereka menebak apa yang Anda maksud. Tinggalkan emoji untuk teman baik Anda (tapi hati-hati juga di sini), dan batasi diri Anda dengan kata-kata biasa dalam korespondensi bisnis.

Kesalahan # 5. Kebiasaan membuat terlalu banyak asumsi

Kadang-kadang orang tidak mendengarkan lawan bicaranya karena mereka berpikir bahwa mereka sudah tahu sebelumnya apa yang sebenarnya ingin dia katakan kepada mereka. Atau mereka tidak mendengarkan karena mereka terganggu, menyiapkan jawaban mereka sendiri dan bermimpi untuk mulai berbicara sesegera mungkin.

Hal yang sama terjadi dengan korespondensi. Anda berasumsi bahwa Anda sudah tahu apa maksud orang tersebut dalam email atau pesan mereka, bahkan sebelum membacanya sampai akhir. Mungkin saja Anda lelah, terganggu oleh sesuatu, atau marah pada seseorang, dan pesan yang datang memiliki arti yang sama sekali berbeda, yang Anda ciptakan sendiri.

Apa yang harus dilakukan. Untuk menjadi pembicara yang baik, Anda perlu menghormati orang yang berkomunikasi dengan Anda dan mendengarkan dengan cermat apa yang mereka bicarakan tanpa terganggu atau langsung mengambil kesimpulan. Ketika sampai pada korespondensi, maka bacalah pesan yang datang dengan perlahan dan penuh pertimbangan, tanpa membuat asumsi apa pun sebelumnya. Fokus pada teks, baca kembali jika perlu, dan ajukan pertanyaan klarifikasi jika ada sesuatu yang benar-benar tidak jelas.

Lima kesalahan komunikasi ini paling sering terjadi dalam kehidupan kita sehari-hari. Cobalah untuk memperhatikan mereka dan menghindarinya jika memungkinkan, agar tidak mendapatkan reputasi sebagai lawan bicara yang tidak menyenangkan.