Cara menjadi lebih produktif: tips dari pembuat layanan Asana

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Layanan Quora yang luar biasa terus menyenangkan kami dengan jawaban yang bagus untuk pertanyaan mendesak. Kali ini, kami ingin memberi tahu Anda apa yang dikatakan Justin Rosenstein, seorang programmer dan pengusaha Internet yang luar biasa, yang telah berupaya keras untuk membuat proyek terkenal seperti Gmail, Facebook, dan Asana, sebagai tanggapan atas undangan untuk membagikan rahasia produktivitasnya.

Selama masa jabatannya sebagai programmer dan manajer proyek, Justin belajar langsung betapa pentingnya organisasi yang tepat, dan dia berusaha keras untuk masalah ini. Akibatnya, ia menyadari bahwa efektivitas aktivitas apa pun bergantung pada banyak parameter dan memerlukan pengoptimalan dalam tiga arah sekaligus: menata lingkungan Anda, pikiran Anda, dan proses kerja yang sebenarnya.

Optimalisasi lingkungan

Hindari gangguan apa pun

Mari kita mulai segera: multitasking merusak produktivitas Anda!

Ya, perasaan Anda bisa menipu Anda, dan Anda bisa merasa seperti seorang jenius produktivitas saat mengerjakan banyak tugas sekaligus. Namun kenyataannya tidak demikian, dan banyak penelitian ilmiah membuktikan hal ini. Pergantian konstan yang berulang di antara tugas-tugas benar-benar memperlambat Anda!

Oleh karena itu, hal pertama dan terpenting adalah fokus.

• Nyalakan Jangan Ganggu di ponsel Anda.
• Tutup semua jendela dan tab browser yang tidak terkait dengan tugas saat ini.
• Jika Anda perlu mengirim surat, maka jangan pergi setelah itu untuk melihat korespondensi yang belum dibaca.
• Matikan notifikasi email baru di komputer Anda.
• Keluar dari semua obrolan.

Cari keadaan aliran

Jika Anda terus-menerus terganggu dan sepanjang hari Anda terdiri dari berbagai pertemuan, panggilan, dan percakapan dengan rekan kerja, maka sangat sulit untuk menemukan keadaan khusus yang disebut aliran. Dalam keadaan inilah kinerja terbaik dicapai dan solusi bahkan untuk masalah yang paling kompleks pun datang.

• Sisihkan waktu khusus untuk rapat dan konferensi. Biarkan semua kolega Anda tahu bahwa yang terbaik adalah menghubungi Anda hanya saat ini.
• Jika memungkinkan, mintalah manajemen perusahaan Anda untuk menyisihkan satu hari dalam seminggu ketika tidak akan ada rapat.
• Lacak kinerja Anda pada waktu yang berbeda dalam sehari. Usahakan untuk membagi tugas sesuai dengan pengamatan yang dilakukan.

Alat kerja utama

Jika pekerjaan utama Anda terhubung dengan komputer, maka setiap kali Anda meraih mouse, Anda membuang beberapa detik dan keluar dari status aliran. Pelajari dan gunakan pintasan keyboard paling penting yang tidak hanya menghemat waktu Anda, tetapi juga mengurangi gangguan.

• Tombol pintas hadir tidak hanya di program apa pun, tetapi juga di sebagian besar aplikasi web. Banyak dari mereka yang identik, jadi setelah Anda mempelajari satu pintasan keyboard, Anda dapat menggunakannya setiap saat.
• Gunakan program untuk mengatur jendela dengan cepat di desktop Anda.

Mengoptimalkan pikiran

Segala sesuatu yang perlu Anda ketahui tentang motivasi dan keterlibatan yang tepat dapat ditemukan dalam buku-buku seorang jurnalis dan penulis Amerika. Dari mereka Anda akan belajar bahwa Anda seharusnya tidak mengatur waktu atau tugas, tetapi energi Anda.

Beristirahatlah secara teratur

Akal sehat memberi tahu kita bahwa semakin banyak waktu yang kita habiskan di tempat kerja, semakin banyak yang kita selesaikan. Tapi ini sama sekali tidak benar. Manusia bukan robot, kita butuh waktu untuk pulih dan istirahat. Penelitian menunjukkan bahwa istirahat sejenak setiap 90 menit dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas Anda secara keseluruhan.

Merenungkan

Di sini, semuanya telah ditulis tentang manfaat meditasi.

Jaga tubuhmu

• Minum air. Pada awal setiap hari, saya meletakkan lima gelas air di meja saya. Saya minum semuanya untuk sisa hari itu. Penampilan mereka tidak memungkinkan saya untuk melupakan kebutuhan untuk minum lebih banyak.
• Makan dengan benar. Makanan hangat dengan kelebihan karbohidrat bisa menjadi bencana nyata bagi produktivitas Anda.
• Masuk untuk olahraga. Berolahraga kardio setidaknya dua kali seminggu akan memberi Anda dorongan energi ekstra.
• Singkatnya, pastikan bahwa Anda tidak menggunakan waktu luang Anda untuk merugikan diri sendiri, melainkan untuk memulihkan dan meningkatkan cadangan energi Anda.

Temukan penyebab penundaan dan perbaiki

Kami biasanya menunda-nunda bukan karena kami malas secara patologis, bukan. Biasanya alasannya adalah bahwa tugas di depan kita menyebabkan kita semacam ketidaknyamanan laten (atau jelas). Anda dapat menghindarinya dengan cara berikut:

• Cobalah untuk jujur mengakui pada diri sendiri apa alasan penundaan dan penundaan Anda. Tuliskan di atas kertas apa yang secara spesifik tidak Anda sukai tentang pekerjaan atau tugas Anda saat ini.
• Bagi tugas menjadi beberapa langkah mudah dan lakukan satu per satu.
• Jika Anda tidak dapat memaksakan diri untuk melakukan sesuatu saat ini, maka beralihlah ke yang lain, lebih mudah dan lebih menyenangkan, dan jangan langsung kabur tanpa tujuan membolak-balik feed Facebook. Dalam hal ini, pekerjaan Anda entah bagaimana akan bergerak, dan tidak berhenti.

Optimalisasi proses

Memiliki rencana kerja yang jelas. Bagikan dengan jelas semua tugas Anda di dalamnya sesuai dengan kepentingan dan urgensinya. Memprioritaskan kasus dengan tepat adalah kunci untuk menjadi produktif.

• Jangan mulai bekerja sampai semua langkah selanjutnya sangat jelas dan dapat dimengerti oleh Anda.
• Mulailah dengan hal-hal penting. Tentukan apa tujuan Anda. Mengapa Anda ingin mencapainya? Langkah apa yang diperlukan untuk mencapainya? Siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah? Dalam urutan apa tindakan harus dilakukan?

Kumpulkan tim. Beberapa orang lebih suka bekerja sendiri, tetapi hal-hal besar tidak dilakukan seperti itu.

• Temukan rekan satu tim yang paling mudah untuk Anda ajak bekerja sama. Terkadang ada tugas yang dapat Anda perjuangkan selama beberapa hari sendirian, tetapi tugas itu juga akan diselesaikan dalam beberapa jam dengan bantuan pasangan. "Pemrograman berpasangan" adalah teknik umum dalam pengembangan perangkat lunak, tetapi dapat diterapkan untuk segala hal lainnya.
• Jika Anda masih lebih suka bekerja sendiri, terkadang ada pertemuan singkat dengan diri sendiri. Anda dapat bertanya pada diri sendiri tentang apa yang sedang Anda kerjakan, kesulitan apa yang Anda temui, dan tugas apa yang harus Anda selesaikan langsung di editor teks atau majalah. Merumuskan dan menuliskan jawaban atas pertanyaan ini dan pertanyaan lainnya sangat membantu untuk melihat proses dari luar.
• Tetapkan dan umumkan tenggat waktu secara publik. Jika Anda dengan percaya diri mengatakan di depan semua orang bahwa Anda akan menyelesaikan pekerjaan ini pada hari Jumat, maka Anda harus keluar dari jalan Anda agar tidak dikenal sebagai omong kosong.
• Lacak kemajuan setiap tugas. Tentu saja, sebagai pembuat layanan, saya merekomendasikannya untuk mengatur kerja individu dan tim.
• Sisakan waktu di akhir setiap hari untuk mengambil stok. Cobalah untuk jujur tentang pencapaian dan kegagalan Anda saat ini. Menarik kesimpulan dari kesalahan yang Anda buat.

Kiat dan trik yang tercantum di atas saja tidak terlalu berarti untuk menjadikan Anda orang paling produktif di dunia dalam semalam. Tetapi semuanya bersama-sama membangun sistem yang kuat yang akan membantu Anda bekerja berkali-kali lebih efisien.