Apa itu kaizen dan bagaimana kaizen membantu orang dan perusahaan menjadi orang yang lebih baik

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Pendekatan Jepang untuk produktivitas dan perbaikan terus-menerus.

Apa itu Kaizen?

Ini adalah filosofi bisnis Jepang Apa itu Kaizen / Investopedia, yang memungkinkan Anda membangun dan mengatur pekerjaan di perusahaan. Kata "kaizen" memiliki beberapa arti, yang utama adalah perbaikan terus-menerus.

Kaizen sendiri tidak menawarkan strategi turn-based siap pakai yang bisa diikuti untuk menjaga semuanya berjalan dengan baik. Tidak ada manual instruksi universal untuk kaizen juga. Sebaliknya, itu adalah seperangkat ide dan prinsip untuk dibangun.

Postulat dasar kaizen berjalan seperti ini: langkah-langkah kecil ke arah yang benar membantu Anda mendapatkan banyak hal.

Ini berarti bahwa untuk mencapai hasil yang mengesankan, Anda tidak memerlukan inovasi mendasar, tetapi pekerjaan yang lambat dan bertahap, tetapi setiap hari.

Diyakini bahwa kaizen pertama kali diperkenalkan oleh Toyota Production System / Toyota di Toyota setelah Perang Dunia II. Dan ini membantu memulihkan produksi, men-debug alur kerja, dan meningkatkan keuntungan. Oleh karena itu, sistem ini terutama digunakan di perusahaan dan industri. Meskipun kaizen pribadi juga mungkin pada prinsipnya.

Apa saja elemen kaizen?

Karena tidak ada "kitab suci" resmi tentang kaizen, ada beberapa kebingungan dalam deskripsi pendekatan ini.

Misalnya, di situs web Institut Kaizen (ya, ada satu) penulis buku “Kaizen. Kunci Strategi Sukses Jepang” Masaaki Imai memberikan Definisi Kaizen/Kaizen Institute lima elemen yang disebut juga inti dari kaizen.

1. Kenali klien Anda. Ini berarti bahwa Anda perlu secara jelas menggambarkan potret orang yang Anda berikan layanan atau penjualan barang: nilai, keinginan, kebutuhan, dan penderitaan mereka.
2. Singkirkan sampah. Kaizen erat kaitannya dengan konsep zero waste dan lean manufacturing. Namun, prinsip ini dapat dipahami secara lebih luas: berusaha untuk tidak menggunakan sesuatu yang berlebihan dalam pekerjaan, mengambil hanya yang benar-benar dibutuhkan, untuk menghancurkan limbah fisik dan informasi.
3. Pergi ke "produksi". Aslinya menggunakan kata gemba, yang dapat diterjemahkan dari bahasa Jepang sebagai "tempat di mana pekerjaan berlangsung." Inti dari elemen kaizen ini adalah bahwa pemimpin harus memiliki pemahaman yang baik tentang proses kerja dan mencurahkan segala upayanya untuk memperkenalkan perubahan di tempat pertama di sana.
4. Bergantung pada fakta. Pada statistik, perubahan indikator signifikan dan angka tertentu, dan bukan pada perasaan mereka sendiri.
5. Menginspirasi tim Anda. Dalam hal ini, kita berbicara tentang menetapkan tujuan khusus untuk orang-orang dan membantu mereka bergerak ke arah mereka.

Dalam berbagai sumber, ada beberapa prinsip lagi yang terkait dengan kaizen.

1. Mengumpulkan pendapat karyawan. Kaizen berasumsi bahwa setiap anggota tim perlu didengar jika mereka memiliki sesuatu untuk dikatakan. Anda dapat bertukar pikiran bersama, melakukan wawancara satu lawan satu, atau memasang kotak saran. Ide-ide yang muncul dari orang-orang harus dipertimbangkan dan diimplementasikan perlahan-lahan jika memang layak.
2. Tinggalkan perfeksionisme. Lebih baik melakukan pekerjaan sehari-hari dengan santai daripada mencoba melakukan semuanya dengan sempurna.
3. Cari akar masalahnya. Kesulitan dan masalah tidak bisa dianggap enteng. Anda perlu bertanya pada diri sendiri setidaknya lima kali mengapa ini terjadi untuk sampai ke dasar dan menemukan solusi.
4. Hindari status quo. Ini berarti bahwa perlu untuk berjuang bukan untuk stabilitas dan keseimbangan, tetapi untuk pembangunan berkelanjutan.
5. Menjaga disiplin pribadi. Setiap anggota tim harus mengikuti aturan manajemen waktu dan bekerja pada dirinya sendiri.
6. Membangun semangat tim. Orang-orang di perusahaan harus memiliki tujuan, nilai, dan prinsip yang sama dan jelas. Ini menginspirasi, memotivasi, membantu semua orang untuk bergerak ke arah yang sama dan bekerja secara harmonis.

Akhirnya, set ketiga prinsip kaizen menyangkut lean manufacturing. Ini terdiri dari lima S:

• Seiri (pengurutan). Urutkan alat kerja, pendekatan dan tugas, identifikasi apa yang benar-benar tidak diperlukan.
• Seiton (sistematisasi). Jaga agar area kerja Anda tetap teratur, temukan posisi yang jelas untuk setiap alat dan objek. Dan tidak masalah apakah Anda bekerja di mesin, di kuda-kuda atau di kantor di meja.
• Seiso (kebersihan). Tempat kerja harus bersih. Hapus di akhir setiap hari.
• Seiketsu (standarisasi). Ambil tiga langkah sebelumnya menuju otomatisme dan jadikan itu standar.
• Shitsuke (perbaikan). Periksa seberapa efisien sistemnya. Memecahkan masalah dan meningkatkan alur kerja.

Bagaimana menerapkan perubahan menggunakan kaizen

Sistem ini sangat mendorong pendekatan What is Kaizen / Investopedia PDCA (Plan - Do - Check - Act), atau disebut juga siklus manajemen Deming - Shewhart. Jelas dari singkatan itu terdiri dari empat tahap:

1. Rencana. Perubahan tidak boleh spontan, Anda selalu harus terlebih dahulu menganalisis situasi dan menyusun strategi.
2. Mengambil tindakan. Dalam kasus kaizen, ini berarti mencoba menerapkan beberapa perbaikan kecil.
3. Coba lihat. Anda harus mempelajari bagaimana langkah sebelumnya memengaruhi kinerja perusahaan atau hasil pribadi, membandingkan indikatornya, berbicara dengan rekan kerja yang terpengaruh oleh perubahan tersebut.
4. Benar. Jika perlu, Anda perlu menghilangkan masalah yang muncul, sedikit mengubah pendekatan, atau sepenuhnya mengabaikan perbaikan jika tidak berhasil.

Bagaimana menjadi lebih produktif dengan kaizen

Awalnya, filosofi ini ditujukan untuk perusahaan dan industri besar, tetapi prinsipnya bekerja dengan baik M. F. Suárez-Barraza, J. Ramis-Pujol, S. Mi Dahlgaard-Park. Mengubah kualitas hidup melalui pendekatan Kaizen Pribadi: Sebuah studi kualitatif / International Journal of Quality and Service Sciences dan untuk setiap individu.

Penulis Robert Maurer, penulis Step by Step Towards Achievement. Metode Kaizen,”dan blogger Bagaimana menerapkan Kaizen dalam kehidupan pribadi Anda / Medium, Gail Kurzer-Myers, menawarkan beberapa ide tentang cara memperkenalkan kaizen ke dalam kehidupan sehari-hari.

1. Tetapkan tujuan kecil untuk diri sendiri

"Meluncurkan bisnis Anda sendiri" atau "mulai menghasilkan dua kali lipat" terdengar seperti sesuatu yang menakutkan dan berlebihan. Tetapi memecah tujuan besar itu menjadi banyak yang lebih kecil membuatnya lebih mudah dan lebih jelas.

Misalnya: “kumpulkan ide untuk bisnis Anda”, “pelajari pasar dan pesaing”, “hitung biaya”, “buat rencana bisnis”. Semakin banyak Anda dapat menghancurkan blok besar ini, semakin baik.

Pendekatan ini mungkin sudah tidak asing lagi bagi Anda: dalam manajemen waktu klasik ini disebut "memakan gajah berkeping-keping."

2. Ajukan pertanyaan kecil pada diri sendiri

Petunjuk seperti "Mulai yoga setiap pagi" tidak baik. Tetapi pertanyaan yang tepat membantu menemukan motivasi dan memahami diri sendiri:

• Apa yang saya lewatkan untuk melakukan yoga setiap pagi?
• Apa yang bisa saya beli untuk membuat tugas lebih mudah dan lebih menyenangkan, mungkin karpet baru dan pakaian nyaman yang bagus?
• Langkah kecil apa yang akan membantu saya mengembangkan kebiasaan ini - mengumpulkan pakaian dan permadani di malam hari, membaca beberapa artikel tentang manfaat yoga, tidur lebih awal?

3. Ambil langkah kecil

Robert Maurer memberikan contoh yang baik dalam bukunya. Dokter berusaha membujuk pasien untuk berolahraga secara teratur selama 30-60 menit sehari. Pasien jelas tidak antusias dengan ide tersebut. Kemudian dia diminta untuk berbaris di depan TV hanya selama 1 menit setiap malam. Dan dia berhasil dengan cukup baik. Setelah "pelatihan" seperti itu menjadi kebiasaan, pasien secara bertahap meningkatkan waktu dan kesulitan latihan dan dengan demikian menjadikan olahraga sebagai bagian dari hidupnya.

Jadi langkah kecil adalah kunci untuk perubahan besar.

4. Buang sampah

Dan dalam setiap arti kata. Buang kertas yang tidak perlu, kuas rusak, dan blender rusak. Hapus program yang tidak Anda gunakan. Hilangkan pemborosan waktu dan ubah kebiasaan yang merusak. Bekerjalah dengan sikap dan pikiran yang menguras Anda dan merusak suasana hati Anda.

5. Jaga agar area kerja Anda tetap bersih dan rapi

Setiap benda memiliki tempatnya masing-masing. Ini mendisiplinkan, membantu menyelaraskan pekerjaan dan mengatur pikiran.

6. Menjadi lebih baik setiap hari

Ide utama dari kaizen adalah bahwa perubahan harus terjadi setiap hari. Meskipun kecil, tidak selalu terlihat.

Berjalan 10 langkah lebih banyak dari biasanya, mempelajari dua kata bahasa Inggris alih-alih satu, membaca beberapa halaman buku, menghabiskan 5 menit lebih sedikit waktu di ponsel Anda daripada kemarin - semua ini penting dan pada akhirnya akan menghasilkan hasil yang baik.

Artikel ini pertama kali diterbitkan pada Januari 2013. Pada Agustus 2021, kami memperbarui teks.