Cara jadi pegawai paling produktif di kantor dan masih pulang jam 17.30

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Terkadang daftar tugas sepertinya tidak ada habisnya bagi kita. Hanya dengan melihatnya, kita sudah merasa lelah dengan kerja keras. Kita semua tersiksa oleh pertanyaan tentang bagaimana menjadi produktif, memiliki waktu untuk mengatasi semua tugas pekerjaan, tetapi pada saat yang sama tidak menghabiskan siang dan malam di tempat kerja. Pada artikel ini kami akan mencoba menjawabnya.

Ini Cal Newport. Dan dia bisa disebut benar-benar produktif, karena dia:

• seorang profesor di universitas, yang menghabiskan waktu penuh di sana dan, selain pasangan, mengorganisir berbagai kegiatan untuk mahasiswa;
• menulis enam (atau bahkan lebih) artikel per tahun untuk jurnal ilmiah;
• penulis empat buku luar biasa dan saat ini sedang mengerjakan buku kelima;
• suami dan ayah yang peduli;
• mengelola blog tentang produktivitas dan efisiensi, yang diperbarui secara berkala dengan entri baru.

Terlepas dari semua hal di atas, dia selesai bekerja pada pukul 17:30 dan jarang berbisnis di akhir pekan.

Tidak, dia bukan pahlawan super dan tidak memiliki tim yang terdiri dari 15 orang pembantu. Mari kita berhenti iri pada organisasi dan efisiensi seperti itu sejenak dan pikirkan bagaimana Cal berhasil melakukan segalanya.

Di bawah ini Anda akan menemukan kiat-kiat yang akan membantu Anda mempelajari cara mengatur waktu Anda secara efektif, berhenti menjadi malas, mulai melakukan lebih banyak dan meninggalkan kantor untuk pulang pada pukul 17:30. Jadi, mari kita mulai.

1. To-do list itu jahat. Jadwalkan sendiri

To-do list tidak berguna dengan sendirinya. Mereka hanya langkah pertama Anda. Anda harus membuat jadwal yang jelas untuk diri sendiri. Untuk apa? Ini akan membantu Anda merencanakan apa yang sebenarnya dapat Anda lakukan. Ini akan memungkinkan Anda untuk menyelesaikan tugas tertentu tepat ketika Anda dapat menyelesaikannya dengan paling efisien, dan bukan hanya karena itu adalah nomor empat dalam daftar.

Selama Anda tidak memiliki tanggal dan waktu tertentu dalam daftar Anda untuk setiap tugas, Anda hanya angan-angan.

Cal Newport

Perencanaan mendorong Anda untuk menghadapi kenyataan. Anda memiliki waktu terbatas dan sejumlah tugas tertentu. Tetapi Anda tidak dapat menentukan dengan tepat berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap tugas untuk Anda. Ketika Anda melihat seluruh lingkup pekerjaan, Anda akan dapat menghabiskan setiap jam kerja secara produktif, memeras lebih banyak dan bekerja di mana dan kapan dan di mana lebih nyaman bagi Anda.

Para ahli setuju bahwa jika Anda tidak menghitung waktu yang tepat yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, maka Anda akan gagal terlebih dahulu.

Tentunya banyak dari Anda sekarang berpikir bahwa sebagian besar tugas muncul secara tiba-tiba dan tidak dapat diramalkan dan direncanakan. Ya, tentu saja, tugas mendadak seperti itu sangat sulit untuk dimasukkan ke dalam jadwal Anda. Tetapi untuk ini Anda tidak perlu tujuh bentang di dahi. Semuanya bisa berubah setiap saat. Meski begitu, Anda harus memiliki rencana, jika tidak, Anda akan membuang-buang waktu Anda sendiri.

Ingin berhenti menjadi penunda? Jadwal akan membantu Anda.

Cal Newport

Kesadaran bahwa Anda memiliki ruang lingkup pekerjaan yang direncanakan dengan jelas telah mengurangi keinginan untuk menunda-nunda dalam melakukan sesuatu. Anda tidak memikirkan apakah Anda harus bekerja sekarang atau tidak - keputusan sudah dibuat.

Apakah ini terdengar terlalu teratur dan tidak terlalu menyenangkan bagi Anda? Berpikir salah.

Penelitian membuktikan bahwa penjadwalan tidak hanya waktu kerja tetapi juga waktu luang adalah ide yang baik. Jadi Anda akan meningkatkan kualitas hidup Anda: standar hidup orang-orang yang dengan jelas merencanakan bahkan waktu luang mereka jauh lebih tinggi daripada mereka yang tidak.

Oke, kami membuang daftar tugas dan menyusun jadwal tertentu. Sekarang mari kita belajar bagaimana memprioritaskan, karena Anda tidak dapat bekerja 24 jam tujuh hari seminggu, bukan?

2. Asumsikan bahwa Anda akan pulang pada pukul 17:30, dan kemudian merencanakan hal-hal yang harus dilakukan sebelum waktu itu

Pekerjaan akan memakan waktu yang Anda berikan. Beri dia 24 jam, tujuh hari seminggu, dan yakinlah, pekerjaan itu akan menghabiskan semua 168 jam itu.

Anda harus menetapkan batasan jika ingin menyeimbangkan pekerjaan dan kehidupan pribadi. Kendala waktu akan berkontribusi pada efisiensi Anda.

Tetapkan tenggat waktu untuk diri sendiri: Anda meninggalkan pekerjaan pada pukul 17:30. Dan kemudian rencanakan jumlah tugas yang dapat Anda kuasai saat ini.

Cal menyebut kinerja jadwal yang ketat ini.

Anda juga dapat memilih cara lain: buat sendiri jadwal kerja yang ideal untuk seorang gelandangan, lalu lakukan sebaliknya. Bekerja keras dan keras tanpa mengasihani diri sendiri. Percayalah, ketika Anda bekerja keras, solusi cerdas dan bermanfaat akan menemukan Anda sendiri.

Tetapi jangan lupa bahwa Anda perlu melindungi diri dari pekerjaan yang berlebihan. Anda harus merasa seperti Anda mengendalikan jadwal Anda. Semakin Anda merasa mengendalikan situasi, semakin sedikit stres yang Anda alami.

Oke, bayangkan hari yang sempurna untuk seorang gelandangan dan lakukan sebaliknya. Ini akan membantu Anda mengatasi tugas Anda saat ini secara efisien. Bagaimana dengan proyek jangka panjang?

3. Buat rencana untuk minggu ini

Saya pikir Anda akan setuju bahwa rencana jangka pendek tidak keren lagi. Jika Anda hanya memikirkan hari ini, Anda tidak akan pernah maju.

Apakah Anda ingin menulis buku, terlibat dalam berbagai kegiatan, melakukan penelitian dan sekaligus menjadi orang tua yang baik? Anda memerlukan rencana khusus untuk minggu ini.

Cal Newport

Orang tidak suka melihat rencana jangka panjang, tetapi mereka lupa berapa banyak manfaat yang bisa mereka berikan. Saya tahu apa yang saya lakukan setiap jam, hari, minggu, bulan dalam hidup saya. Apakah menurut Anda ini sulit? Lebih mudah dari yang Anda pikirkan. Dibutuhkan satu jam pada Senin pagi. Hanya.

Senin pagi saya membuat rencana untuk seminggu. Saya membaca surat saya, memikirkan tugas yang harus saya selesaikan, memeriksa kalender saya dan memikirkan bagaimana merencanakan waktu saya seperti ini. Setelah saya punya rencana, saya email ke diri saya sendiri, sekarang saya akan selalu melihatnya di Inbox saya. Di sini saya dapat mengamatinya setiap hari, dan saya juga dapat selalu kembali ke sana berkali-kali dalam sehari jika saya tiba-tiba melupakan prioritas saya.

Dan Cal benar. Anda menghabiskan waktu Anda lebih efisien ketika Anda mengikuti rencana.

Mungkin Anda berpikir bahwa cukup memikirkan semua tugas yang akan datang untuk minggu ini di kepala Anda, tetapi tidak perlu menuliskannya. Tidak, tidak seperti itu.

Jika Anda menulis rencana urusan, maka semakin besar kemungkinan Anda akan mematuhinya: Anda akan memiliki sesuatu yang nyata, tidak ideal, itu akan mengingatkan Anda akan prioritas Anda.

Jadi, Anda sekarang memiliki jadwal dan rencana mingguan yang jelas. Tetapi Anda merasa ada sesuatu yang hilang. Dan Anda berpikir dengan benar.

4. Lakukan lebih sedikit tugas, tetapi lakukan dengan penuh semangat

Anda mungkin berpikir sesuatu seperti, “Saya memiliki terlalu banyak hal yang harus dilakukan. Saya tidak akan pernah bisa mengatasi mereka dalam periode waktu yang ditentukan."

Dan Cal mengakui bahwa Anda mungkin benar. Tetapi Anda tidak boleh menyerah atau bekerja dengan panik sampai pukul 22:00.

Anda seharusnya memiliki lebih sedikit pekerjaan daripada yang Anda lakukan sekarang. Ingatlah bahwa tidak semua urusan Anda sepenting kelihatannya. Anda mengatakan ya lebih sering dari yang seharusnya. Tanyakan pada diri sendiri, "Apa yang benar-benar berharga bagi saya dalam hidup ini?" Dan kemudian potong sebanyak mungkin yang tidak perlu.

Cal Newport

Kami selalu dihargai untuk apa yang kami lakukan yang terbaik. Jadi, jika Anda ingin sukses, jangan kewalahan, biarkan Anda melakukan lebih sedikit tugas, tetapi Anda akan memiliki kesempatan untuk melakukannya dengan lebih baik. Orang-orang mengatakan ya terlalu sering. Saya mengatakan tidak kepada banyak dan banyak orang. Saya tanpa ampun menghindari tugas-tugas yang membuat saya rileks jika saya merasa itu tidak terlalu penting bagi saya.

Anda merasa seperti tidak punya waktu sama sekali, tetapi John Robinson, seorang spesialis manajemen waktu, tidak setuju dengan Anda dan percaya bahwa hari ini kita dapat memiliki lebih banyak waktu luang daripada sebelumnya.

Dia menegaskan bahwa orang modern tidak bekerja lebih keras dari pendahulu mereka (walaupun kebanyakan dari kita berpikir sebaliknya). Penelitian menunjukkan bahwa selama 40 tahun terakhir, orang-orang menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas pekerjaan dan lebih cenderung terlibat dalam gangguan yang tidak produktif. Setiap orang, menurut John, punya waktu untuk istirahat.

Apa kesimpulan dari ini? Anda merasa seperti Anda tidak punya waktu karena terkoyak menjadi tugas-tugas kecil yang mengganggu yang menguras hidup Anda dan Anda.

Jadi, lakukan lebih sedikit. Tapi lakukan "kurang" dengan semangat dan kegembiraan.

Rencana Anda terstruktur dan sangat cocok dengan jadwal Anda. Tetapi satu pertanyaan masih tetap terbuka: tugas apa yang harus Anda lakukan?

5. Kurangi perhatian pada tugas-tugas kecil - fokuslah pada apa yang memiliki prioritas lebih tinggi

Di tempat kerja, kita melakukan berbagai hal. Hal-hal kecil seperti parsing e-mail, saat ini dan, jika Anda berpikir tentang, tidak selalu diperlukan pertemuan dan menguping gosip kantor berikutnya tidak memerlukan upaya mental khusus dari kami. Anda tidak menggunakan bakat Anda di sini. Jika Anda terlibat dalam bisnis penting apa pun, maka itu membutuhkan aktivasi semua kemampuan dan keterampilan Anda. Ini mengarah pada hasil yang berkualitas.

Apa masalahnya dengan tugas-tugas kecil? Kami tenggelam dalam "air dangkal".

Orang-orang yang sering bekerja di akhir pekan dan malam hari merasa pekerjaan mereka jauh lebih sedikit daripada mereka yang mengucapkan selamat tinggal untuk bekerja pada pukul lima sore. Ini karena mereka banyak bekerja, tetapi pentingnya tugas yang mereka lakukan tidak besar.

Tidak mungkin seseorang menjadi CEO hanya karena mereka menjawab semua email atau menghadiri satu pertemuan kecil yang tidak perlu. Ya, eksekusi yang cermat bahkan untuk tugas-tugas kecil akan menyelamatkan Anda dari pemecatan, tetapi Anda akan dapat berkembang hanya ketika tugas-tugas berskala besar menjadi prioritas utama Anda.

Memiliki waktu untuk mencurahkan secara eksklusif untuk tugas-tugas prioritas. Bagaimana memulai bisnis yang sulit ini?

Hal utama adalah berhenti memeriksa email Anda di pagi hari.

Tim Ferris Penulis buku terlaris Cara Bekerja 4 Jam Seminggu

Cobalah untuk tidak memeriksa email Anda dalam dua jam pertama setelah bangun tidur. Bahkan sulit bagi sebagian orang untuk membayangkan hal ini, mereka pasti akan memiliki pertanyaan seperti: “Bagaimana saya bisa melakukan ini? Saya pasti perlu memeriksa surat saya, kalau tidak saya tidak akan bisa bekerja. Anda akan terkejut mengetahui bahwa dalam banyak kasus hal ini tidak terjadi sama sekali.

Ya, mungkin Anda benar-benar harus masuk ke email Anda dan mengumpulkan informasi yang memungkinkan Anda menyelesaikan tugas 100%. Tetapi Anda dapat menyelesaikannya terlebih dahulu dengan 80 atau 90%, dan baru kemudian merangkak ke dalam surat Anda untuk informasi tambahan. Jadi Anda akan menyelamatkan diri Anda di pagi hari dari informasi yang tidak perlu dan asing, yang pasti akan mengalihkan perhatian Anda, dan Anda akan dapat mengabdikan diri secara eksklusif untuk bekerja.

Jadi bagaimana kita mengikat semua hal di atas bersama-sama? Anehnya, hanya untuk meringkas.

Cal memberi kami lima tip bagus:

1. To-do list itu jahat. Buat jadwal untuk diri sendiri.
2. Asumsikan bahwa Anda akan pulang pada pukul 17:30, dan kemudian merencanakan hal-hal yang harus dilakukan sebelum waktu itu.
3. Buat rencana untuk minggu ini.
4. Lakukan lebih sedikit tugas, tetapi lakukan dengan penuh semangat.
5. Kurangi perhatian pada tugas-tugas kecil - fokuslah pada prioritas yang lebih tinggi.

Sekarang kata-kata "jadwal" dan "rencana" terdengar dingin bagi Anda, dan Anda tidak memahami manfaat spesifik yang akan mereka berikan kepada Anda. Tetapi begitu Anda menjadikannya bagian dari hidup Anda, Anda menyadari bahwa Anda memiliki waktu luang untuk keluarga dan teman. Plus, Anda akan melakukan hal-hal yang dapat Anda banggakan.

Cal Newport

Pekerjaan intelektual sebenarnya adalah pekerjaan ahli. Tapi itu tidak sesulit kelihatannya: Anda tidak melakukan ukiran kayu, tetapi bekerja dengan informasi. Anda mengembangkan ide. Anda harus memisahkan gandum dari sekam dan terkadang membuat ide dari bahan mentah. Jika Anda mulai melihat proses ini dari sudut pandang seorang master, Anda akan menjadi lebih bahagia, lebih puas dengan pekerjaan Anda dan, tentu saja, lebih sukses dalam kehidupan profesional Anda.

Pilih siapa Anda ingin menjadi: kantor tertutup atau pencipta yang sukses?