Cara mengatur dan mengikuti semuanya: panduan lengkap untuk sistem GTD

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Dari teori ke template untuk membantu merencanakan proyek apa pun.

Mengapa GTD bagus?

Masalah dengan layanan produktivitas adalah bahwa setiap orang memposisikan diri sebagai tempat di mana mereka dapat menyelesaikan semua masalah, menyimpan informasi, berkomunikasi. Sebagian besar layanan meminta Anda untuk memprioritaskan dan menindaklanjutinya.

Tetapi hanya sedikit yang dapat berkonsentrasi melakukan tugas-tugas penting dan tidak memperhatikan segala macam hal-hal kecil: tugas-tugas mendesak, permintaan dari rekan kerja, teman atau kenalan. Ketika ada banyak tugas, sulit untuk menanganinya. Karena itu, dalam praktiknya, Anda harus menggunakan beberapa layanan untuk mengelola urusan. Ketika ada banyak hal yang harus dilakukan, kami mulai bingung dengan layanan dan daftar ini dan akhirnya berhenti menggunakannya.

Metodologi Getting Things Done (GTD) menyediakan cetak biru universal untuk membangun satu sistem di mana Anda dapat memecahkan masalah apa pun. Anda akan dapat bersantai dan tidak khawatir, karena Anda akan yakin bahwa Anda tidak akan melupakan apa pun. Pada waktu yang tepat, sistem akan meminta apa yang perlu dilakukan dan apa yang harus difokuskan.

Jadi mengapa begitu banyak pekerjaan yang tidak produktif?

Orang-orang mulai bekerja tidak produktif ketika ada banyak proyek, kasus, dan tugas. Sulit bagi mereka untuk menyimpan semua ini di kepala mereka, apalagi memprioritaskan. Oleh karena itu, tidak ada yang dilakukan sama sekali, atau yang paling mudah dilakukan, dan hal-hal penting ditunda sampai nanti. Masalah lain muncul: ketika tugas mendesak harus diselesaikan kemarin.

Selain itu, orang tersebut mulai cepat lelah, menjadi mudah tersinggung. Dia terus berlari seperti tupai di roda rutinitas, dan sangat penting, proyek moneter dan strategis ditinggalkan di sela-sela.

Sistem Getting Things Done, yang dijelaskan oleh David Allen dalam sebuah buku yang diterbitkan pada tahun 2001 dan menjadi buku terlaris dunia, akan membantu mengatasi situasi ini.

Ceritakan tentang konsep dasar GTD yang perlu Anda ketahui

Rutin - ini adalah perbuatan, pikiran, dan kekhawatiran yang mengganggu, mengalihkan perhatian, dan membuang-buang energi. Sampai rutinitas diterjemahkan ke dalam tugas, itu tidak dapat dikendalikan. Merenungkan masalah yang sama berkali-kali adalah penggunaan energi kreatif yang tidak efektif yang menciptakan frustrasi dan stres.

Tujuan GTD adalah untuk membebaskan kepala Anda dari rutinitas dan menghilangkan stres internal.

Memori operasi manusia- area otak tempat memori jangka pendek berada. Di sinilah biasanya kita meletakkan urusan yang belum selesai saat ini, janji yang dibuat kepada orang lain dan pikiran lain yang mengganggu kita. Sayangnya, ada batasan jumlah rutinitas yang dapat Anda simpan agar otak Anda berfungsi dengan baik. Jika RAM Anda penuh, Anda akan terganggu oleh tugas-tugas kecil dan melupakan tujuan Anda, yang menyebabkan stres.

Alat Pengumpul Informasi- ke mana informasi itu pergi dan ke mana Anda mencatat apa yang perlu dilakukan. Sebagai contoh:

• penyelenggara;
• buku catatan;
• Surel;
• kalender;
• perekam suara.

Keranjang "Kotak Masuk"- satu repositori untuk rutinitas yang Anda ubah menjadi tugas dan tugas. Salah satu aturan terpenting untuk bekerja dengan Kotak Masuk Anda adalah membersihkannya secara teratur.

Tindakan sederhana - tindakan satu langkah yang membutuhkan waktu kurang dari dua menit untuk diselesaikan. Dalam praktiknya, akan lebih mudah untuk menyisihkan lima menit untuk hal-hal seperti itu.

Proyek - tugas yang membutuhkan lebih dari satu langkah untuk diselesaikan. Penting untuk meninggalkan pengingat tentang proyek dan menjelaskan langkah pertama untuk implementasinya. Akibatnya, proyek berubah menjadi tindakan sederhana yang dapat diselesaikan dalam lima menit ke depan dan mendapatkan hasil akhir.

Proyek harus memiliki tautan ke kartu atau file, yang menjelaskan detail: tanggung jawab, tenggat waktu, kategori (misalnya, "Pemasaran", "Hukum", "Pengembangan"), tautan ke kartu yang lebih kecil dengan tugas. Struktur ini nyaman untuk diatur di Trello.

Daftar konteks - daftar tugas yang nyaman untuk dilakukan dalam kondisi tertentu. Misalnya, dalam daftar kontekstual "Pembelian" akan ada daftar barang dan produk yang perlu dibeli di toko. Daftar Panggilan mungkin berisi daftar panggilan yang harus dilakukan saat Anda senggang.

Akan lebih mudah untuk membuat daftar kontekstual individual untuk orang-orang yang bekerja dan berkomunikasi dengan Anda. Saat bertemu dengan orang tertentu, Anda dapat dengan cepat membuka daftar dan menyelesaikan masalah yang diperlukan.

Bagaimana cara menggunakan kalender?

Berikut ini harus dimasukkan dalam kalender:

• tindakan yang harus dilakukan pada waktu tertentu (rapat, rapat bisnis, seminar);
• tindakan yang perlu dilakukan pada hari tertentu (selesaikan proyek pada tanggal tertentu, ambil bagian dalam konferensi);
• informasi tentang tanggal tertentu (ulang tahun, ulang tahun, hari libur).

Saya menggunakan Kalender Google untuk melacak semua hal ini. Layanan ini nyaman karena:

• dapat diakses baik dari telepon maupun dari komputer;
• beberapa kalender dapat ditampilkan pada satu layar sekaligus;
• ada pengingat di smartphone.

Jika Anda menambahkan sesuatu ke kalender, Anda bisa melakukannya atau menundanya ke tanggal lain. Tidak perlu mengacaukan kalender dengan daftar tugas yang dijadwalkan ulang secara teratur dari hari ke hari. Ada solusi terpisah untuk daftar tersebut.

Jika Anda secara teratur perlu menelepon pelanggan, pemasok atau kontraktor pada waktu tertentu, lebih baik menggunakan sistem CRM untuk ini.

Daftar apa yang harus Anda buat?

Daftar tindakan prioritas

Menyusun laporan mingguan, memeriksa situs web pesaing, membersihkan kotak masuk di kotak surat Anda, menyusun tugas teknis untuk desainer - semua tindakan ini memakan waktu lebih dari dua menit, tetapi tidak dapat didelegasikan kepada siapa pun. Kami memasukkan hal-hal seperti itu ke dalam daftar tindakan prioritas dan melaksanakannya di siang hari.

Aturan untuk bekerja dengan daftar seperti itu:

• Daftarnya tidak boleh banyak, dua atau tiga sudah cukup. Misalnya, Pribadi, Pekerjaan, Keluarga. Jika Anda memiliki tugas dari daftar untuk hari tertentu, atur pengingat di kalender Anda.
• Lebih mudah untuk menandai tugas dalam daftar ini berdasarkan konteks: "Di jalan", "Di komputer", "Baca", "Beli", "Janji". Tugas dapat memiliki satu atau lebih label. Misalnya, tugas "Berjalan dengan Anjing" akan merujuk ke proyek "Pribadi" dan label "Janji".
• Sebelum menambahkan tugas ke daftar, pertimbangkan apakah Anda perlu melakukannya sama sekali. Jika jawabannya ya, putuskan apakah Anda perlu menyelesaikan kasus secara pribadi. Lagi pula, Anda dapat mengirim pesan suara ke bawahan dan mendelegasikan kepadanya. Tugas yang telah Anda tetapkan akan diberi label "Ditugaskan". Ini akan berisi kasus dari daftar Pekerjaan dan daftar Pribadi.
• Tinjau daftar secara teratur. Lakukan ini ketika Anda memiliki waktu luang. Naikkan tugas yang harus diselesaikan terlebih dahulu.
• Bersihkan daftar tugas Anda setidaknya sebulan sekali.

Daftar "Suatu hari nanti"

Daftar ini akan mencakup hal-hal yang tidak memerlukan tindakan aktif. Ini bisa berupa:

• buku, rekaman, video pelatihan yang ingin Anda beli;
• keterampilan berguna yang ingin Anda kuasai;
• tempat yang ingin Anda kunjungi;
• barang yang ingin Anda beli.

Anda perlu melihat daftar ini secara berkala, membuat catatan dan mengubahnya menjadi tujuan di mana pekerjaan akan dilakukan.

Bagaimana Anda menyimpan informasi referensi yang akan berguna di masa depan?

Informasi ini tidak memerlukan tindakan apa pun. Kriteria utama untuk penyimpanan informasi ini:

• Pencarian mudah berdasarkan judul, tag, deskripsi singkat.
• Kemudahan menempatkan informasi dalam repositori.
• Struktur penyimpanan informasi yang intuitif. Saat data baru masuk, Anda harus cepat memilih kategori dan subkategori di mana harus meletakkannya.
• Ketersediaan penyimpanan dari perangkat apa pun.

Apakah ada ritual wajib GTD?

Ya, ada beberapa dari mereka.

Kumpulan semua informasi di keranjang "Kotak Masuk"

Ada banyak alat untuk mengumpulkan informasi. Tetapi semua ini harus mengalir ke satu tempat, yang dengannya Anda akan terus bekerja.

Mengosongkan Sampah Kotak Masuk

Sekali atau dua kali seminggu, Anda harus meninjau daftar Kotak Masuk dan mengurutkan akumulasi berdasarkan folder atau pintasan. Ritual ini harus menjadi kebiasaan, yang terbentuk dari algoritme tindakan yang dapat dipahami dan pengulangan sistematisnya.

Anda harus memiliki rencana langkah-demi-langkah yang sederhana tentang bagaimana Anda membersihkan sistem yang harus dilakukan setiap minggu. Buat kalender di mana Anda akan menandai hari-hari ketika kasus ditangani. Beri diri Anda hadiah jika, misalnya, dalam 30 hari setidaknya 20, Anda mengosongkan Kotak Masuk dan mencoret hari di kalender Anda.

Revisi daftar tindakan prioritas dan daftar "Suatu hari nanti", prioritas

Saat merevisi daftar, penting untuk memprioritaskan dengan benar dan realistis tentang kekuatan Anda. Ini diperlukan agar tidak membebani diri Anda dengan tugas-tugas yang berlebihan dan tidak menderita dari realisasi inefisiensi Anda.

Menghancurkan keranjang yang tidak perlu

Seringkali, saat berkomunikasi dengan kolega dan mitra, kotak surat, dokumen, dan daftar baru muncul.

Tugas Anda adalah mengotomatiskan semuanya semaksimal mungkin agar data mengalir ke folder Inbox.

Ini bisa berupa kotak surat atau perencana elektronik. Untuk otomatisasi dan pengalihan informasi, layanan IFTTT dan Zapier cocok. Harus ada lebih sedikit keranjang untuk mengumpulkan informasi.

Bagaimana cara bekerja dengan keranjang Kotak Masuk dan mengurutkan akumulasi kasus?

Pertama, ekstrak tugas, kasus, atau informasi dari kotak masuk Anda dan jawab pertanyaan, “Apa ini? Apakah Anda benar-benar perlu melakukan sesuatu?"

Jika Anda tidak perlu melakukan apa pun, Anda memiliki dua pilihan. Jika itu sampah yang tidak berguna lagi, Anda membuangnya. Jika itu informasi yang berguna, masukkan ke dalam arsip. Itu harus disusun berdasarkan kategori dan tag, sehingga mudah untuk menemukan apa yang Anda cari.

Jika Anda perlu melakukan sesuatu dengan informasi tersebut, ada tiga opsi:

1. Lengkapi yang diperlukan. Jika tindakan itu penting dan tidak akan memakan waktu lebih dari 2-5 menit.

2. Delegasikan kepada seseorang. Jika tindakan membutuhkan waktu lebih dari dua menit, pertimbangkan apakah Anda dapat mendelegasikannya kepada seseorang.

Saat mendelegasikan kepada seseorang, berikut ini harus ditulis:

• hasil akhir;
• rencana kerja (jalan menuju tujuan);
• batas waktu penyelesaian tugas;
• tanggal kontrol dan hasil yang harus siap untuk itu (menengah atau akhir).

3. Menunda untuk masa depan. Dalam melakukannya, tunjukkan:

• hasil yang diinginkan;
• tindakan terdekat selanjutnya yang akan diambil. Ingat: tidak mungkin untuk menyelesaikan proyek secara keseluruhan, Anda hanya dapat mengambil langkah-langkah sederhana khusus yang akan membawa Anda lebih dekat ke hasil akhir;
• tenggat waktu. Jika tidak ada kerangka waktu yang tepat, tambahkan tindakan ke daftar "Suatu hari nanti".

Anda dapat mengirim pesan kepada diri sendiri untuk menerimanya pada hari yang ditentukan. Untuk ini, "Kalender Google" dengan pengingat pada hari yang tepat, dan aplikasi email Boomerang, yang akan mengirimi Anda email pada waktu tertentu, cocok.

Bagaimana merencanakan pekerjaan Anda?

Semua pekerjaan dapat dibagi menjadi tiga langkah:

1. Pelaksanaan yang direncanakan sebelumnya. Ini bisa berupa hal-hal penting yang strategis yang membawa Anda lebih dekat ke tujuan Anda, atau rutinitas yang hanya perlu dilakukan.
2. Melakukan pekerjaan seperti yang muncul secara tidak terduga. Ini adalah saat tugas dari kolega, manajer, surat dari klien tiba di siang hari.
3. Merencanakan pekerjaan lebih lanjut: menyusun dan merevisi daftar, menetapkan prioritas. Poin ini seharusnya tidak memakan waktu terlalu lama bagi Anda untuk melakukan perencanaan demi perencanaan.

Praktek perencanaan kasus dan tugas (buku memo) dijelaskan dalam buku oleh David Allen.

Konsultan Manajemen Waktu dan Kinerja Pribadi David Allen, penulis Metodologi Produktivitas GTD

Untuk buku peringatan, Anda memerlukan 43 folder: 31 ditandai dengan angka dari 1 hingga 31, 12 lainnya dengan nama bulan. Folder harian diletakkan di depan mulai besok. Di belakang folder dengan nomor 31 adalah folder untuk bulan berikutnya, dan di belakangnya adalah folder dengan sisa bulan.

Isi folder untuk hari berikutnya dipindahkan setiap hari ke tempat sampah, kemudian folder tersebut ditempatkan di belakang folder harian terakhir (seolah-olah dibawa ke bulan berikutnya). Ketika Anda mengosongkan folder 31 untuk bulan ini, akan ada folder dengan nama bulan baru di belakangnya, diikuti oleh folder dengan hari-hari bulan baru. Demikian juga folder dengan bulan saat ini ketika telah berlalu dipindahkan ke tahun berikutnya.

Dalam folder tertentu, Anda perlu menyimpan dokumen yang memerlukan tindakan tertentu (formulir yang harus diisi, surat untuk dikirim).

Agar sistem berfungsi, perlu diperbarui setiap hari. Jika Anda lupa memperbarui folder besok, Anda tidak dapat mempercayai sistem. Informasi penting akan terlewatkan, yang harus ditangani dengan cara lain.

Jika Anda pergi selama beberapa hari, maka sebelum pergi Anda perlu memeriksa folder untuk hari-hari di mana Anda akan absen.

Bagaimana mengaturnya dalam praktik, dengan mempertimbangkan sistem perencanaan modern:

1. Alih-alih buku yang mudah diingat, gunakan agenda dengan daftar tugas untuk setiap hari dan masukkan tugas untuk hari ini ke dalamnya. Rapat dan urusan yang terkait dengan waktu harus dicatat terlebih dahulu dan pengingat harus diatur agar sistem memberi tahu mereka terlebih dahulu.
2. Buat file dengan daftar tugas selama sebulan. Ini adalah daftar apa yang ingin Anda selesaikan selama ini. Anda menambahkan kasus ke dalamnya selama sebulan penuh. Revisi tugas harus dilakukan seminggu sekali. Saat merencanakan tugas terpenting Anda, sebarkan minggu demi minggu sehingga Anda memahami prioritas Anda. Anda akan melakukannya di tempat pertama, jika tidak sepanjang waktu akan pergi ke hal-hal kecil dan mendesak.
3. Buat file dengan rencana untuk tahun ini. Itu harus ditinjau sebulan sekali. Kasus dari file ini ditransfer ke paket bulanan.
4. Buatlah rencana untuk tahun ini berdasarkan tujuan jangka panjang selama 3-5 tahun. Lebih baik meresepkan hal-hal ini baik di akhir tahun, atau selama liburan, ketika kepala tidak dibebani dengan tugas sehari-hari.

Keempat poin inilah yang oleh David Allen disebut sebagai sistem perencanaan alam. Sistem ini memungkinkan Anda untuk bergerak menuju tujuan yang penting bagi Anda dan tidak membuang waktu untuk rutinitas.

Apakah ada rencana satu ukuran untuk semua yang dapat digunakan untuk merencanakan proyek apa pun?

Oh tentu. David Allen menyebutnya Model Perencanaan Alam. Ini terdiri dari beberapa langkah.

Langkah 1. Tujuan dan gambaran hasil yang ideal

Tentukan tujuan atau hasil akhir yang ideal, bayangkan Anda telah mencapainya.

Jelaskan dengan semua kriteria untuk sukses (uang, orang, pengakuan). Semakin detail Anda menggambarkan hasil akhirnya, semakin kuat motivasinya, terutama pada saat Anda perlu melakukan tindakan tertentu, tetapi tidak ada waktu untuk ini.

Langkah 2. Prinsip

Jelaskan prinsip-prinsip yang akan Anda ikuti saat Anda mencapai tujuan Anda. Misalnya: "Saya akan memberikan kebebasan penuh kepada orang-orang untuk bertindak jika mereka … (tetap dalam anggaran, selesaikan proyek sebelum tenggat waktu tertentu)." Tanyakan pada diri sendiri: “Tindakan apa yang dapat mengganggu aktivitas saya? Bagaimana saya bisa mencegah mereka?"

Prinsip-prinsipnya jelas dan memberikan pedoman yang dapat diandalkan untuk pengelolaan kegiatan.

Langkah 3. Brainstorming

Lakukan brainstorming sambil mencatat semua ide berbeda yang muncul di benak.

Prinsip utama brainstorming:

• jangan menghakimi;
• jangan membantah;
• tidak mengevaluasi;
• jangan mengkritik;
• pikirkan kuantitas, bukan kualitas;
• analisis sampingan dan organisasi.

Langkah 4. Rencana proyek dalam bentuk daftar

Atur hasil brainstorming Anda ke dalam daftar tugas. Mulai perencanaan di akhir dan kerjakan kembali. Ini akan memudahkan Anda untuk merencanakan dan mengidentifikasi langkah pertama menuju tujuan Anda. Contoh perencanaan dari akhir:

Tujuan (hasil yang ideal): Saya bisa berbicara bahasa Spanyol dan memahami orang.

Kenapa ini: Saya ingin berkomunikasi tanpa partisipasi penerjemah selama negosiasi bisnis dengan mitra Spanyol dan berkomunikasi secara bebas dengan orang lain saat berlibur di Spanyol.

Langkah menuju tujuan:

• Satu langkah sebelum mencapai tujuan: Saya menemukan penutur asli bahasa Spanyol dan berbicara dengannya dua kali seminggu.
• Satu langkah sebelumnya: Saya lulus ujian kemampuan bahasa B1.
• Satu langkah sebelumnya: Saya lulus tes kecakapan A1.
• Satu langkah sebelumnya: Saya mengambil kelas bahasa Spanyol delapan kali dalam sebulan dan menyelesaikan semua pekerjaan rumah saya.
• Satu langkah sebelumnya: Saya mendaftar untuk kursus bahasa Spanyol dan membayar biaya belajar selama satu bulan.
• Satu langkah sebelumnya: Saya mengumpulkan informasi tentang kursus bahasa Spanyol dan membuat tabel perbandingan.
• Langkah pertama: Saya telah merencanakan waktu di kalender ketika saya mengumpulkan informasi tentang kursus bahasa Spanyol.

Ketika sebuah tim sedang mengerjakan satu tugas dan perlu mengatur seluruh rencana di satu tempat, akan lebih mudah untuk menggunakan bagan Gantt. Kolom pertama di dalamnya adalah tahapan menuju tujuan, kolom kedua adalah yang bertanggung jawab. Selanjutnya akan ada kolom dengan jangka waktu. Sel akan berisi status tahap tertentu, misalnya, "Direncanakan", "Sedang berlangsung", "Selesai", "Ditunda".

GTD dan sistem perencanaan alam bisa tampak menakutkan. Tetapi ketika Anda menyesuaikannya sendiri dan mulai menggunakannya secara teratur, Anda akan merasa bahwa semuanya jauh lebih mudah daripada yang terlihat pada pandangan pertama.