Cara mengelompokkan tugas dengan benar untuk mengikuti semuanya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Tingkatkan produktivitas dengan merapikan daftar tugas Anda.

Semua orang telah lama mengetahui bahwa multitasking bukanlah hal yang baik: itu mencegah kita dari fokus secara efektif pada satu hal.

Masalahnya adalah beralih dari satu tugas ke tugas lain membutuhkan banyak waktu - ini dikonfirmasi oleh studi Multitasking: Switching cost. Orang bekerja paling efektif ketika mereka memasuki keadaan mengalir: sepenuhnya fokus pada satu aktivitas, tanpa terganggu oleh hal lain.

Sayangnya, tidak selalu mungkin untuk mengikuti arus, karena kita terus-menerus dibanjiri dengan banyak hal berbeda yang membutuhkan perhatian kita. Namun, ada satu trik yang memungkinkan Anda meminimalkan pemborosan waktu dan energi untuk beralih di antara berbagai aktivitas. Ini disebut pengelompokan tugas.

Inti dari teknik ini adalah sebagai berikut: Anda menggabungkan tugas dari jenis yang sama ke dalam apa yang disebut paket, dan kemudian melakukannya secara massal. Itu mudah.

Mengapa berguna untuk mengelompokkan tugas?

Paling mudah untuk melakukan hal-hal dalam urutan acak: Anda tidak perlu repot dengan perencanaan, prioritas dan hal-hal membosankan lainnya. Anda ingat sesuatu - dan Anda melakukannya. Dan kemudian kami melanjutkan ke tugas berikutnya.

Namun, pendekatan ini tidak terlalu berguna bagi kemampuan Anda untuk fokus. Menurut penelitian The True Cost Of Multi-Tasking, yang diterbitkan dalam Psychology Today, seseorang kehilangan hingga 40% produktivitasnya ketika beralih di antara tugas-tugas yang tidak terkait.

Dengan kata lain, jika Anda pertama kali menulis laporan, lalu mulai membalas email, lalu memilah dokumen kertas, dan kemudian kembali ke laporan lagi, maka setiap kali Anda membuang waktu berkonsentrasi pada tugas baru yang tidak seperti sebelumnya. Tom DeMarco, penulis The Human Factors: Successful Projects and Teams, mengklaim bahwa “perubahan gigi” ini dapat memakan waktu hingga 15 menit atau lebih.

Tugas pengelompokan batch memudahkan untuk berpindah dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya. Semakin mirip tugas Anda, semakin mudah, setelah menyelesaikan satu, untuk mengambil yang berikutnya.

Cara menggunakan pemrosesan batch

1. Buat daftar tugas

Pertama, tuliskan apa yang ingin Anda lakukan dalam daftar sederhana, baris demi baris. Anda dapat melakukannya di atas kertas atau menggunakan berbagai aplikasi manajemen tugas. Yang utama adalah memperbaiki semuanya. Sebaiknya sisihkan waktu perencanaan setiap hari (atau setidaknya seminggu sekali).

2. Bagi tugas ke dalam kategori

Sekarang daftar sudah siap, pecahkan semua itemnya ke dalam kategori. Mereka bisa berbeda - pilih yang Anda inginkan. Yang utama adalah nyaman dan visual.

Misalnya, kumpulkan tugas seperti "Balas email" atau "Telepon rekan" di bagian "Negosiasi", dan "Tulis artikel" dan "Buat pengeditan" di bagian "Teks". Buat kategori terpisah untuk pekerjaan rumah tangga, tugas kerja, belanja, dan banyak lagi. Akan lebih mudah untuk menavigasi dalam daftar yang dipesan seperti itu.

Pilihan lain adalah mengumpulkan tugas dalam paket sesuai dengan tempat di mana tugas itu harus dilakukan. Misalnya, tautkan semua pembelian ke lokasi "Supermarket", dan tugas kerja ke lokasi "Kantor", dan seterusnya. Dengan cara ini, jika Anda berada di dekat toko, Anda dapat melihat daftar tugas dan segera melihat semua pembelian yang Anda butuhkan.

3. Blok waktu

Pemrosesan tugas secara batch bekerja sangat baik bersama dengan apa yang disebut teknik pemblokiran waktu. Setelah Anda membagi daftar menjadi beberapa kategori, alokasikan waktu tertentu dalam sehari untuk setiap kategori. Dan tambahkan blok yang sesuai ke kalender Anda. Selama satu blok waktu, lakukan hanya hal-hal dari satu kategori dan abaikan yang lain.

Pilihan lain adalah untuk mengikat teknik Pomodoro populer untuk tugas batching. Selama 25 menit Anda terlibat dalam tugas tanpa gangguan dari satu paket. Kemudian istirahatkan selama 5 menit. Kemudian ulangi siklus dengan kelompok kasus lain.

4. Pertimbangkan produktivitas puncak Anda

Tentukan jam berapa Anda paling produktif. Kebanyakan orang memiliki pagi ini, tetapi ada juga burung hantu malam yang merasa lebih mudah untuk fokus dalam gelap. Temukan puncak produktivitas Anda dan coba selesaikan tugas dari kategori prioritas tertinggi di dalamnya.

5. Hilangkan gangguan

Saat Anda mulai melakukan tugas kelompok berikutnya, pastikan Anda tidak terganggu oleh pemberitahuan atau panggilan telepon yang tidak disengaja. Anda bisa menyisihkan waktu khusus untuk mengecek smartphone Anda. Saat Anda menangani tugas dari satu kategori, jangan pikirkan sisanya.

Tugas apa yang dapat dikelompokkan?

Bahkan, secara umum, apapun. Scott Young, penulis, programmer, pengusaha dan penggemar berat pemrosesan batch, memberikan beberapa contoh:

• Surel. Tim Ferris, penulis How to Work 4 Hours a Week, terkadang mendapat 300 email per jam. Dan, terlepas dari volume seperti itu, dia menjawabnya hanya sekali sehari, khususnya menyisihkan waktu hanya untuk ini.
• Membaca. Membaca sesuatu di antaranya hampir tidak berguna, karena toh Anda tidak akan mengingat banyak. Lebih baik tentukan sendiri kapan lebih nyaman bagi Anda untuk mengambil informasi dengan serius, dan pesan waktu ini untuk membaca.
• Panggilan telepon. Tuliskan nama orang yang perlu Anda hubungi dan nomor telepon mereka dalam satu daftar. Kemudian panggil semua kandidat dalam daftar sekaligus. Pertama, Anda tidak akan terganggu oleh percakapan telepon sekali lagi. Kedua, Anda akan dapat memilih waktu hari ketika orang-orang paling tidak sibuk dan akan dapat berbicara dengan Anda.
• Rekreasi dan hiburan. Transfer semua hiburan - film, permainan komputer, jalan-jalan - hingga akhir hari. Ini akan memotivasi Anda untuk menyelesaikan pekerjaan sesegera mungkin, dan akan lebih mudah bagi Anda untuk bersantai mengetahui bahwa segala sesuatu untuk hari ini telah selesai.
• Perjalanan belanja. Sebelum meninggalkan rumah, kumpulkan semua tugas, pembelian, dan tugas di tumpukan dan selesaikan dalam sekali jalan. Misalnya, Anda dapat mengunjungi supermarket, kantor pos, dan dry cleaning secara bersamaan. Hemat tidak hanya waktu tetapi juga bensin.
• Korespondensi di jejaring sosial. Luangkan waktu satu jam di malam hari untuk mengobrol online. Dan selebihnya, tetap nonaktifkan notifikasi klien media sosial.
• Memasak makanan. Kemungkinannya adalah, Anda terus-menerus tidak punya cukup waktu untuk memasak sesuatu setiap hari. Untungnya, peradaban telah memberi kita unit seperti oven microwave. Sisihkan 1-2 hari untuk menyiapkan makanan untuk minggu depan, lalu panaskan kembali.
• Memperbaiki. Berkumpullah pada akhirnya dan lakukan semua pekerjaan kecil di sekitar rumah yang telah lama menunggu di sayap. Ganti bola lampu yang terbakar, perbaiki kenop pintu dan keran yang menetes.
• Refleksi. Apakah Anda selalu berpikir, mencoba merencanakan sesuatu, memecahkan beberapa masalah, tetapi tidak ada yang berhasil untuk Anda? Scott Young bahkan menyarankan hal seperti berpikir untuk dilakukan pada waktu yang ditentukan secara ketat. Biasakan merencanakan 2-3 jam setiap minggu apa yang akan Anda lakukan selanjutnya dan tujuan apa yang ingin Anda capai.

Ya, dan dalam hal ini, tugas batching juga merupakan tugas. Karena itu, sisihkan waktu khusus, sebaiknya di malam hari, untuk mendistribusikan barang-barang di daftar Anda untuk besok.