Bagaimana merencanakan sesuatu menggunakan metode ALPEN dan mengikuti semuanya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Manajemen waktu dengan presisi Jerman.

Apa itu metode ALPEN?

Ini adalah cara lain untuk merencanakan sesuatu sehingga Anda dijamin punya waktu untuk semuanya dan pada saat yang sama tidak menjadi gila dengan beban. Itu ditemukan oleh profesor ekonomi Jerman dan pakar manajemen waktu Lothar Seivert.

Penulis metode telah membaginya menjadi lima komponen. Huruf-huruf pertama dalam nama anak tangga akhirnya dibentuk menjadi kata Jerman ALPEN (dalam bahasa Rusia "Alps"):

A - membuat daftar tugas (Aufgaben);

L - perkiraan waktu yang dibutuhkan (Lnge schätzen);

P - merencanakan waktu penyangga (Pufferzeiten einplanen);

E - prioritas tugas (Entscheidungen treffen);

n - meringkas (nachkontrol).

Inti dari metode ini adalah untuk memahami tugas mana yang benar-benar layak menyita waktu, dan mana yang bisa dibiarkan nanti. Selain itu, bersikaplah realistis tentang waktu yang harus Anda habiskan, dan ingatlah bahwa bekerja tanpa gangguan adalah jalan menuju kejenuhan.

Pada intinya, metode ALPEN merupakan kombinasi dari penjadwalan blok dengan matriks Eisenhower dari manajemen waktu klasik.

Bagaimana merencanakan kasus menggunakan metode ALPEN

Buat daftar

Tuliskan semua - semua hal yang ingin Anda lakukan hari ini. Tulis saja: di buku catatan, buku catatan, atau agenda di ponsel Anda.

Godaan untuk membuat daftar mental, tentu saja, besar, tetapi sumber daya "kerja" memori manusia tidak terbatas. Menurut beberapa laporan, secara bersamaan dapat menyimpan hingga empat tugas atau objek.

Jangan buang waktu untuk memprioritaskan hal-hal terlebih dahulu - tulis saja apa pun yang terlintas dalam pikiran. Daftar ini pasti akan menjadi sangat mengesankan. Tidak apa-apa, seharusnya begitu.

Perkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan

Siapa pun yang telah mencoba merencanakan sesuatu setidaknya sekali hampir pasti menginjak penggaruk favorit pendatang baru dalam manajemen waktu: dia membuat daftar 15 tugas, tetapi pada akhirnya dia tidak melakukan setengahnya, karena ternyata, secara fisik tidak sesuai dengan hari kerja. Akibatnya, saya menjadi kesal dan meninggalkan semua teknik manajemen waktu bermodel baru ini.

Untuk mencegah hal ini terjadi, Anda perlu memahami biaya waktu. Pikirkan tentang berapa menit atau jam setiap tugas dalam daftar Anda akan memakan waktu. Bersikaplah realistis mungkin. Bangun pengalaman masa lalu, dan jangan lupakan ciri kepribadian Anda jika, misalnya, Anda cepat lelah atau menunda-nunda. Harus diingat bahwa semua hal ini adalah untuk Anda, bukan untuk seorang superman imajiner.

Setelah selesai menghitung, tuliskan perkiraan waktu di sebelah setiap item.

Rencanakan waktu buffer Anda

Kesalahan umum lainnya adalah merencanakan sesuatu satu per satu. Strategi seperti itu, pertama, tidak memperhitungkan bahwa seseorang perlu istirahat, dan kedua, itu mengarah pada fakta bahwa semua rencana berisiko runtuh karena satu penundaan kecil atau force majeure.

Rapat berlangsung sedikit lebih lama dari waktu yang dijadwalkan, kontraktor memberi perintah sedikit kemudian, beberapa rekan terlambat, Anda terjebak dalam kemacetan lalu lintas, anak itu berpakaian lama di taman kanak-kanak - dan itu saja, hal-hal berikut harus ditunda, atau bahkan dibatalkan dan digambar ulang sepanjang hari. Hal ini biasanya sangat marah dan frustasi.

Oleh karena itu, setelah setiap tugas, penting untuk memasukkan dalam rencana apa yang disebut waktu penyangga, yaitu waktu yang tidak Anda tempati dengan apa pun.

Jika terjadi kesalahan, slot kosong ini akan membantu Anda mengatasi sisa bisnis. Dan jika tidak terjadi force majeure, Anda menggunakan waktu penyangga untuk istirahat: minum kopi, jalan-jalan, membaca buku, atau hanya duduk diam. Terakhir, Anda dapat mencurahkan waktu ini untuk tugas tambahan atau proyek pribadi.

Anda harus menentukan sendiri ukuran blok buffer. Idealnya, menurut metode ALPEN, mereka harus memperhitungkan hingga 40% dari waktu kerja.

Prioritaskan tugas

Pada tahap ini, biasanya menjadi jelas bahwa, mengingat waktu yang diperlukan dan blok penyangga, daftar tugas yang pertama kali disusun oleh orang tersebut secara fisik tidak mungkin untuk diselesaikan dalam sehari. Oleh karena itu, Anda perlu memprioritaskan dan memilih tugas mana yang harus disimpan dan mana yang dibatalkan atau dijadwalkan ulang.

Untuk ini, alat klasik cocok - matriks Eisenhower. Menurutnya, semua tugas dari daftar secara kondisional dibagi menjadi empat kategori:

1. Penting dan mendesak. Mereka perlu ditangani terlebih dahulu.
2. Penting tapi tidak mendesak. Anda dapat meluangkan waktu untuk ini setelah Anda berurusan dengan kelompok pertama.
3. Mendesak tapi tidak penting … Lebih baik untuk mendelegasikannya atau menjadikannya di tempat ketiga setelah yang penting, agar tidak mengabdikan mereka sepanjang hari dan tidak jatuh ke dalam perangkap urgensi.
4. Tidak mendesak dan tidak penting … Ini harus dihapus, diteruskan ke seseorang, atau diletakkan di belakang kompor.

Dengan demikian, daftar Anda akan berkurang secara signifikan dan akan menjadi lebih dekat dengan kenyataan.

Meringkaskan

Di penghujung hari, buka agenda harian Anda dan tanyakan pada diri Anda beberapa pertanyaan:

• Apa yang berhasil Anda lakukan dan apa yang tidak?
• Apakah Anda memiliki cukup waktu untuk semua tugas yang dijadwalkan?
• Sudahkah saya memperkirakan waktu yang dibutuhkan dengan benar, atau haruskah saya memasukkan lebih banyak waktu berikutnya?
• Apakah ada cukup waktu penyangga dalam rencana saya untuk mengkompensasi force majeure dan punya waktu untuk istirahat?
• Apakah saya punya waktu untuk menangani hal-hal penting dan mendesak agar tidak mengganggu tenggat waktu, tetapi pada saat yang sama tidak terjebak dalam rutinitas?
• Apa yang dapat Anda lakukan untuk membuat rencana itu lebih nyaman bagi saya di lain waktu?

Saat Anda menjawabnya, jadwalkan ulang tugas yang belum Anda tangani ke hari berikutnya. Dan buatlah rencana baru dengan mempertimbangkan "mengoreksi kesalahan".