Cara membuatnya lebih mudah untuk beradaptasi dengan pekerjaan baru

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Saran dari salah satu direktur HR paling sukses di CIS, Mikhail Prytula, terutama untuk para pembaca Lifehacker.

Topik adaptasi karyawan, atau, seperti yang disebut di Barat, orientasi, dikhususkan untuk banyak penelitian, artikel, rekomendasi, dan bahkan buku-buku seperti "90 hari pertama Anda dalam pekerjaan baru". Saya tidak akan membebani Anda dengan referensi buku, statistik, tautan, dan sebagainya, tetapi langsung ke bisnis dan memberi Anda beberapa saran dari pengalaman saya selama 12 tahun di bidang SDM.

Adaptasi tidak terjadi dengan sendirinya

Tidak peduli seberapa keren profesionalnya. Ada kepercayaan luas bahwa jika kita menyewa seorang profesional yang sangat keren, maka dia pasti akan mencari tahu apa yang harus dilakukan dan bagaimana menyesuaikan diri. Seperti, ini hampir merupakan tanda seorang profesional. Tidak beradaptasi berarti tidak profesional. Lanjut!

Bahkan, dalam skenario kasus terbaik, adaptasi akan tertunda dan karyawan akan mencapai kapasitas penuh dalam 3-6 bulan (tergantung pada tingkat posisi dan kompleksitas posisi). Dengan adaptasi kualitas, periode ini dibelah dua.

Berapa banyak Anda membayar direktur pemasaran baru Anda di sana? $ 5.000 sebulan? Dan bagaimana menurut Anda usaha Anda senilai $15,000 yang akan Anda selamatkan perusahaan? Sayang sekali untuk membayar agen untuk mencari kandidat untuk tiga gaji, tetapi pada adaptasi Anda dengan mudah kehilangan mereka?

Hari pertama sangat penting

Jadi, Anda mendapatkan gagasan bahwa adaptasi sangat berguna. Apa yang harus dilakukan, ke mana harus lari? Pekerjakan manajer SDM yang mendesak yang akan menangani adaptasi karyawan Anda? Tidak, tenang dulu. 90% keberhasilan adaptasi melekat pada hari kerja pertama, dan manajer mampu melakukannya sendiri secara kualitatif. Tapi Anda harus bersiap.

Dokumen-dokumen

Pastikan bahwa dokumen telah ditandatangani pada saat ini (karyawan tidak suka jika penandatanganan dokumen dengan perusahaan tertunda selama beberapa hari). Yang terbaik adalah melakukan ini terlebih dahulu, jika memungkinkan.

Di STB, misalnya, kami mengirimkan kuesioner kandidat, yang diisi seseorang di rumah dan dikirimkan kepada kami. Di "1C" kami memiliki templat semua kontrak, di mana kami mengunggah kuesioner kandidat dan mencetak semua dokumen dalam 5 menit. Karyawan tidak perlu menunggu saat manajer SDM Anda mengetik datanya dengan tangan.

Di Preply, kami biasanya menandatangani semua kontrak di DocuSign, kami bahkan tidak memiliki konsep untuk pergi ke departemen SDM. Orang tersebut mengirimkan pindaian paspor, kami memasukkannya ke dalam kontrak, mengunggahnya ke DocuSign dan mengirimkannya ke CEO dan karyawan untuk ditandatangani. Tanda tangan digital, Anda bahkan dapat meletakkannya di ponsel Anda.

Tempat kerja dan akses yang diperlukan

Semua akun harus diatur: mail, Slack, dan sebagainya. Kami melakukan ini segera setelah menandatangani kontrak.

Periksa apakah komputer sudah siap, meja dan kursi sedang menunggu pemiliknya. Ceri pada kue adalah paket pemula: pena dan buku catatan dengan logo perusahaan, T-shirt, satu set stiker, lencana untuk lencana, lencana perusahaan (anggaran - $ 10-15).

Kenalan dengan kantor dan karyawan

Karyawan harus diberitahu. Jika perusahaan mempekerjakan kurang dari 100 orang - tulis di Slack, yang bergabung dengan kami, letakkan tautan ke profil di LinkedIn (di Rusia - di Facebook). Jika perusahaan memiliki lebih dari 100 orang, kami melakukan hal yang sama, tetapi hanya di dalam departemen (yang juga mencapai 100 orang).

Pada hari pertama, mengatur tur kantor: di sini kami memiliki dapur, di sini toilet, di sini ruang pertemuan (yang kami pesan seperti ini), kami merokok di sana, di sini adalah departemen akuntansi, dan di sini adalah direktur kami kuda poni favorit.

Perkenalkan pendatang baru itu kepada mereka yang duduk di sebelahnya: "Rekan-rekan, perhatian sebentar, dia telah bergabung dengan kami (…), tolong cintai dan sayangi."

Bagaimana berperilaku jika Anda …

Pengawas

Selamat, Anda memiliki hak istimewa untuk menerima karyawan baru. Tidak ada yang akan melakukannya untuk Anda, tetapi mereka pasti akan dapat membantu. Jadi, apa yang dituntut dari Anda:

1. Temui karyawan di pagi hari. Tandai ini langsung di kalender Anda, atau minta HR untuk selalu menandai tanggal rilis karyawan baru.
2. Bawa dia berkeliling kantor. Tunjukkan tempat kerja, periksa apakah karyawan login di mana-mana.
3. Habiskan satu jam berbicara dengan pemula. Bicara tentang perusahaan Anda, tentang departemen Anda, tentang tugas-tugas utama (umum dan pribadi). Jelaskan apa yang perlu dipelajari karyawan di minggu pertama, apa yang diharapkan darinya dalam tiga bulan pertama. Berikut adalah dokumen yang Anda butuhkan. Berikut adalah nama-nama mereka yang saya ingin Anda bicarakan tentang ini dan itu. Lebih baik berkomunikasi dengan saya dengan cara ini dan itu, membuat janji dengan cara ini, untuk menghubungi saya tentang pertanyaan seperti itu. Lain kali kita akan bertemu saat itu juga.
4. Senyum. Ini sangat penting. Bahkan jika setengah dari wajah Anda lumpuh, tersenyumlah dengan sisanya. Saya serius, jangan menjadi minuman keras, karyawan datang ke perusahaan, tetapi meninggalkan manajer.
5. Tetapkan tugas dan perbaiki secara tertulis, setidaknya kirimkan dalam bentuk surat melalui surat (ini setelah rapat, ketika tugas dibahas secara lisan).
6. Berikan semua dokumen dan akses yang diperlukan.
7. Pilih orang yang berpengalaman dan mudah bergaul di tim Anda dan tugaskan mereka untuk membimbing karyawan tersebut. Seorang pemula akan dapat menghubunginya untuk semua pertanyaan.

Karyawan baru

1. Pikirkan tentang informasi apa yang Anda lewatkan dan di mana Anda akan mendapatkannya. Jangan ragu untuk mengajukan pertanyaan.
2. Pahami tujuan Anda untuk minggu pertama, bulan, tiga bulan. Jika pemimpin belum bersuara, tanyakan pada diri sendiri.
3. Tuliskan nama semua orang yang Anda temui. Secara umum, pada awalnya saya sarankan untuk menuliskan semuanya: jumlah informasinya besar, pasti akan terlupakan.
4. Ceritakan secara singkat tentang diri Anda setiap kali Anda bertemu, misalnya: Saya Misha, 12 tahun di HR, bekerja di Alfa-Bank, STB, Wargaming, membuat kursus HR online paling sukses di Laba, penulis artikel tentang life hacks untuk resume, yang telah dibaca 1 juta kali. Di lingkungan startup, ini disebut pitching atau elevator speech. Persiapkan jauh-jauh hari. Untuk karyawan baru, Anda bukan siapa-siapa sampai Anda menceritakan tentang diri Anda sendiri. Jangan lewatkan kesempatan untuk membuat kesan yang baik segera.
5. Jika posisi melibatkan pengenalan perubahan di perusahaan, paling mudah untuk membuatnya dalam 60 hari pertama, maka itu akan lebih sulit. Terutama jika Anda perlu membuat keputusan yang tidak populer atau hanya yang sulit: mempekerjakan, memecat karyawan, pindah ke posisi lain, beralih ke perangkat lunak baru, bentuk pelaporan baru, membangun kembali proses, berinvestasi dalam sesuatu yang baru.
6. Rencanakan kemenangan kecil, itu akan membantu membangun kepercayaan pada Anda. Misalnya, pilih tugas-tugas kecil yang dapat Anda selesaikan dalam 60 hari pertama dan fokuslah pada tugas tersebut. Sisihkan tugas yang membutuhkan lebih dari 60 hari kerja Anda untuk saat ini. Di sini saya akan mengutip analogi dengan pendekatan Agile dalam pemrograman, ketika kita tidak mencoba membuat produk yang sangat besar dan sangat kompleks sekaligus, tetapi membaginya menjadi beberapa bagian dan mengembangkannya secara bertahap.
7. Buat janji temu 30 menit dengan semua orang yang bekerja dengan Anda. Siapkan daftar pertanyaan terlebih dahulu dan tuliskan jawabannya.
8. Tanyakan apa yang berhasil dengan baik, apa yang buruk, apa yang perlu diubah. Kumpulkan banyak informasi dan bangun kepercayaan.
9. Lakukan audit dan presentasikan hasilnya jika Anda seorang pemimpin atau ahli.
10. Siapkan pertemuan empat mata reguler dengan manajer Anda untuk berbagi hasil dan mendapatkan umpan balik.
11. Tersenyumlah pada rekan kerja Anda. Tidak ada yang ingin bekerja dengan karyawan yang cemberut, bahkan jika Anda sedang stres.

SDM

Saya bisa menulis seluruh buku, tetapi berikut adalah beberapa tips yang paling penting:

1. Buat hari-hari pemula: letakkan bersama di depan karyawan lama dan minta mereka untuk memperkenalkan diri secara singkat (5 menit). Inilah yang kami lakukan di Preply, dan ini bekerja dengan sangat baik.
2. Gunakan perangkat lunak khusus untuk mengatur pemberitahuan untuk karyawan dan semua orang yang terlibat sehingga mereka tidak lupa apa yang harus dilakukan ketika karyawan pergi. Kami menggunakan BambooHR, yang memiliki bagian Orientasi yang memungkinkan Anda menyesuaikan pemberitahuan untuk karyawan mana pun dengan tugas dan tenggat waktu apa pun. Misalnya, tiga hari sebelum karyawan pergi, administrator menerima pemberitahuan tentang pembuatan akun, dan pada hari rilis, manajer menerima pemberitahuan tentang perlunya menetapkan tugas.
3. Mengobrol dengan pemula secara teratur. Jika Anda tidak memiliki mitra bisnis SDM, minta perekrut Anda berinteraksi dengan rekrutan baru seminggu sekali.

Kolega

Tentu saja, sebagai rekan kerja, Anda tidak memiliki tanggung jawab untuk beradaptasi dengan pendatang baru, tetapi Anda pasti dapat memperoleh manfaat darinya. Orang-orang mengingat dengan baik siapa yang membantu mereka di masa-masa sulit (walaupun mereka tidak selalu membicarakannya di depan umum), jadi Anda memiliki setiap kesempatan untuk membangun hubungan yang baik dengan pendatang baru dan kemudian mengandalkan bantuannya. Berikut beberapa tipsnya:

1. Jadilah yang pertama bertemu. Datang dan katakan: “Hai, nama saya Misha, saya Kepala SDM di sini. Saya melihat Anda baru, mari kita berkenalan."
2. Katakan padanya untuk menghubungi Anda jika ada pertanyaan.
3. Beri tahu kami apa yang menurut Anda penting dan perlu.
4. Undang untuk makan malam.
5. Tanyakan kepada pemula tentang pengalaman, rencana, dan tujuan masa lalu. Memberikan informasi yang berguna untuk mencapainya.

Kesimpulan

Adaptasi di banyak perusahaan tidak dilakukan atau diimplementasikan dengan sangat buruk, akibatnya bisnis dan karyawan menderita. Alasannya adalah kurangnya pemahaman tentang proses di kedua sisi. Kiat sederhana di atas akan membantu Anda secara dramatis meningkatkan proses orientasi di perusahaan Anda, bahkan jika Anda tidak memiliki karyawan SDM.