Mengapa tidak ada cukup waktu dan energi untuk hal-hal yang paling penting dan apa yang harus dilakukan?

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Jebakan urgensi yang harus disalahkan. Kami mencari tahu cara kerjanya dan bagaimana tidak masuk ke dalamnya.

Berapa kali di penghujung hari yang berat dan sibuk, Anda menyadari bahwa Anda tampaknya berputar seperti tupai dalam roda selama berjam-jam dan memecahkan banyak masalah, tetapi tidak mencurahkan waktu untuk proyek yang sangat penting? Berapa kali Anda berjanji pada diri sendiri untuk melakukan hal-hal pribadi yang berarti bagi Anda: olahraga, kreativitas, belajar, tetapi bahkan tidak dapat memulainya selama berbulan-bulan? Jika ini terjadi pada Anda, maka, seperti kebanyakan orang, Anda telah jatuh ke dalam perangkap urgensi.

Apa jebakan urgensinya?

Penelitian dari Fakultas Bisnis Universitas Johns Hopkins telah menunjukkan bahwa lebih sering daripada tidak, kita mengabaikan tugas-tugas yang menarik dan penting demi tugas yang mendesak. Dan kami benar-benar cenderung untuk menunda proyek-proyek penting untuk nanti, pertama-tama, mengambil proyek-proyek yang, menurut kami, perlu dilakukan sekarang.

Ini disebut jebakan urgensi. Ini membawa kita pada stres, kelelahan emosional dan, anehnya, kehilangan uang. Para peneliti telah menemukan bahwa kita cenderung mengambil tugas yang tampaknya lebih mendesak, bahkan jika kita membayar lebih sedikit untuk itu daripada tugas dengan tenggat waktu yang lebih lunak. Ini terjadi karena beberapa alasan.

Mengapa kita jatuh ke dalam perangkap urgensi

1. Kami menderita jika kami tidak dapat menyelesaikan tugas

Ini ditemukan kembali pada tahun 1927, dan kemudian dikonfirmasi lebih dari sekali: orang merasa tidak nyaman jika ada urusan yang belum selesai menggantung di atas mereka. Fitur berpikir ini disebut efek Zeigarnik. Dan karena tugas-tugas mendesak, sebagai suatu peraturan, cukup kecil dan tidak memakan banyak waktu, kami tidak dapat menundanya, karena dengan demikian item berikutnya dalam daftar tugas tidak akan dicoret. Dan kami mengambil tugas-tugas kecil ini, menyelesaikannya satu per satu dan tidak bisa berhenti. Seperti sebungkus keripik: sampai Anda makan semuanya, Anda tidak akan tenang.

2. Kami terjebak di terowongan dan tidak melihat apa-apa di sekitar

Artinya, kita mendapati diri kita begitu kewalahan oleh urusan jangka pendek sehingga kita benar-benar tidak dapat menghembuskan napas, melihat jadwal kita dari luar dan mengevaluasi apa yang benar-benar penting dan apa yang tidak. Situasi ini dapat dibandingkan dengan visi terowongan: kita tidak melihat gambaran yang lengkap, tetapi hanya sebuah fragmen yang menjadi pusat perhatian kita saat ini.

3. Kami tidak dapat mengatur hari kerja dengan benar

Jika proses tidak di-debug karena kesalahan Anda atau karena kesalahan manajemen, tugas rutin mulai benar-benar menghabiskan waktu dan tenaga. Katakanlah Anda terlalu malas untuk membuat template untuk dokumen dan surat - dan setiap kali Anda menghabiskan banyak waktu yang berharga untuk bekerja dengan dokumentasi atau surat masuk. Atau manajer proyek Anda tidak setuju dengan klien untuk melakukan semua pengeditan sekaligus, dan Anda harus terganggu oleh komentar baru berkali-kali.

4. Tampaknya bagi kita bahwa jika kita mengabaikan tugas yang mendesak, bencana akan terjadi

Seorang pemimpin atau klien jahat akan datang dan dia akan bersumpah banyak, Anda akan kehilangan uang, langit akan jatuh ke tanah, kita semua akan mati.

Semua pemberitahuan pesan baru, panggilan, suntingan, pesanan kecil tambahan ini menciptakan ilusi bahwa mereka tidak dapat ditunda. Meskipun, pada kenyataannya, tidak banyak tugas yang benar-benar terbakar.

Bagaimana menghindari terjebak dalam urgensi

1. Mulailah hari Anda dengan tugas-tugas penting dan tidak mendesak

Buku manajemen waktu klasik mengatakan hal pertama yang harus dilakukan adalah "makan kodok". Artinya, untuk menyingkirkan tugas kecil dan tidak terlalu menyenangkan. Ada logika dalam pendekatan ini: setelah melakukan panggilan yang sulit atau menjawab surat-surat yang membosankan, kita merasa seperti pemenang dan sedang naik daun, kita mengambil hal-hal lain.

Tetapi ada risiko bahwa "katak" pertama akan diikuti oleh yang kedua, lalu yang ketiga, yang keempat … Dan sekarang sudah malam, "katak" telah dimakan tak terhitung, tetapi tangan belum mencapai yang benar-benar penting. tugas. Karena itu, Anda dapat mencoba yang sebaliknya: mulailah hari dengan apa yang lebih penting, tetapi tidak mendesak, dan baru kemudian beralih ke semua tumpukan tugas kecil ini.

2. Belajar istirahat

Jangan terburu-buru untuk segera menanggapi pesan baru dan melakukan tugas dan permintaan kecil apa pun. Tarik napas dan hembuskan dan hargai betapa mendesaknya hal ini. Jika tugas menderita, tunda dengan memprioritaskan proyek yang lebih besar dan lebih berharga.

3. Cobalah bekerja dalam balok

Katakanlah 40 menit untuk tugas penting dan 15 menit untuk tugas mendesak. Atur timer agar rutinitas kecil tidak terlalu menyedot Anda, dan segera setelah berbunyi, kembali ke hal-hal besar. Kemungkinan besar, panggilan atau surat akan dapat menunggu 40 menit berikutnya.

4. Gabungkan berbagai hal

Banyak hal kecil yang bisa dilakukan saat Anda naik kereta bawah tanah, mengantre di kantor pos, menunggu anak dari pelajaran menggambar. Tidak mungkin untuk terlibat dalam disertasi, buku, laporan, atau rencana pada saat-saat seperti itu, tetapi sangat mungkin untuk menanggapi pesan dengan cepat, mengisi beberapa formulir, melakukan pengeditan kecil.

5. Ingatlah bahwa tugas mendesak tidak akan pernah berakhir

Adalah kesalahan yang sangat besar untuk berpikir bahwa sekarang Anda akan segera membersihkan semua rutinitas ini: membuat janji dengan dokter, menjawab surat, memesan sepatu kets baru untuk anak Anda, mengisi rapor - dan kemudian, dengan hati yang ringan, Anda akan mengambil pekerjaan penting dan proyek pribadi: memperbarui portofolio dan resume Anda, membaca buku dalam bahasa asing, mencari informasi untuk penelitian. Sayangnya, ini tidak akan terjadi. Hal-hal kecil akan terus menimpa Anda sampai Anda mengendalikannya.