12 kiat ahli untuk membantu Anda tetap di jalur

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Terlalu banyak pekerjaan adalah gejala perencanaan yang buruk.

Reputasi seseorang yang selalu menyelesaikan pekerjaan tepat waktu sangat berharga. Tapi itu tidak muncul dengan sendirinya, hanya karena Anda berusaha sangat keras, tidak cukup tidur, dan umumnya bekerja seperti kuda. Semua hal di atas adalah tindakan ekstrem bagi seseorang yang tidak tahu bagaimana merencanakan.

Berikut adalah beberapa prinsip utama untuk membantu Anda mengelola beban kerja dan menyelesaikan proyek Anda tepat waktu.

1. Sadarilah bahwa tidak memenuhi tenggat waktu selalu merupakan pilihan pribadi

Ada area di mana hampir satu-satunya cara untuk mendapatkan proyek yang bagus adalah dengan berbohong kepada pelanggan bahwa Anda akan mengatasi tugas lebih cepat daripada pesaing Anda. Tapi ingat bahwa bekerja di industri seperti itu adalah pilihan Anda sendiri. Dan jika itu dilakukan, maka ada baiknya menerima bahwa tenggat waktu pasti akan terlewatkan, dan Anda harus mengatasi kecemasan dan emosi tidak menyenangkan lainnya.

2. Pertimbangkan kemungkinan perubahan

Karena semuanya bermuara pada pilihan pribadi, pertimbangkan industri yang berbeda - industri di mana tenggat waktu diharapkan dan dihargai. Di dalamnya, Anda bisa mendapatkan kepuasan bahwa Anda menepati janji dan bermanfaat bagi orang lain.

3. Jangan membuat tenggat waktu yang salah

Godaannya besar, karena tenggat waktu awal terlihat seperti insentif yang baik: semua anggota tim akan menyelesaikan tugas mereka secara akurat sebelum tenggat waktu yang sebenarnya datang. Tapi orang berbeda. Seseorang akan mendengarkan kata-kata Anda dan benar-benar melakukan segalanya tepat waktu. Dan yang lain akan menganggap tanggal yang Anda tentukan hanya sebagai rekomendasi.

Langkah yang lebih efektif adalah menjelaskan kepada karyawan sejak awal apa sebenarnya yang dimaksud dengan tenggat waktu dan apa konsekuensinya jika Anda bersama-sama melanggarnya. Dan tenggat waktu yang salah adalah sesuatu seperti cerita terkenal tentang seorang anak laki-laki yang berteriak dengan sia-sia: "Serigala!" Ketika dia benar-benar diserang, tidak ada yang datang untuk membantu.

4. Tinggalkan beberapa waktu

Jangan membuat janji kepada mitra dan pelanggan berdasarkan tenggat waktu internal. Sebuah proyek yang tidak memiliki waktu luang kemungkinan akan tertunda. Tidak mungkin, tapi pasti. Semakin lama periode antara penyelesaian proyek dan pengiriman ke pelanggan, semakin tinggi kemungkinan Anda akan masuk ke dalam tenggat waktu.

5. Hargai usaha yang Anda lakukan

Melakukan sesuatu dengan tepat waktu lebih mahal daripada melakukan hal yang sama dalam format "ketika berhasil". Dan jika Anda tidak melanggar tenggat waktu, perlakukan itu sebagai nilai yang harus dimasukkan dalam gaji Anda. Kemudian gunakan uang yang Anda peroleh untuk memastikan Anda tidak melewatkan tenggat waktu berikutnya.

6. Katakan pada diri sendiri masalah utama

Untuk memenuhi tenggat waktu, Anda memerlukan pendekatan sistematis untuk merencanakan dan melangkah maju selangkah demi selangkah. Jika Anda terus-menerus mengambil jalan pintas atau kehabisan tenaga pada tanggal jatuh tempo proyek, kemungkinan besar Anda memiliki masalah perencanaan sistemik. Dan itu perlu ditangani.

7. Revisi tugas jika perlu

Melakukan pekerjaan yang disepakati hanya sebagian, hanya untuk memenuhi tenggat waktu, jelas merupakan langkah yang kalah. Jauh lebih kompeten untuk terus-menerus berhubungan dengan pelanggan dan, jika perlu, merevisi kerangka acuan bersama-sama dengan menghapus atau menambahkan blok terpisah. "Sekarang kami akan melakukan ini, tetapi ini akan ada di versi berikutnya" adalah pesan yang dapat diterima. Terutama ketika orang berharap untuk menerima produk tepat waktu.

8. Pecahkan tenggat waktu global menjadi beberapa tenggat waktu lokal

Jika Anda memiliki proyek yang besar dan bercabang, maka menetapkan satu tenggat waktu tidak disarankan: Anda pasti tidak akan tepat waktu. Lebih baik memecah tenggat waktu total menjadi 10-15 tenggat waktu menengah. Ini akan memungkinkan Anda untuk memahami bagaimana bisnis berkembang dan bereaksi terhadap penundaan lokal sebelum terlambat.

9. Jangan berharap untuk mengambil kuantitas

Konsep mitos "bulan-manusia" adalah jebakan yang serius. Sembilan orang, bahkan dengan usaha yang sangat keras, tidak akan mampu melahirkan dan melahirkan seorang anak dalam satu bulan. Tidak selalu mungkin untuk mempercepat proyek dengan mempekerjakan lebih banyak karyawan.

Jika Anda memecahkan masalah tenggat waktu dengan cara ini, maka kemungkinan besar Anda tidak akan tepat waktu. Pertimbangkan alternatif: memiliki jumlah orang yang cukup pada setiap tahap proyek, dan tahap ini bergerak secara paralel, jika memungkinkan.

10. Jika sesuatu dapat diputuskan sebelumnya, lakukanlah

Ketika Anda hanya membutuhkan satu orang untuk menyetujui setiap tahap proyek, kecil kemungkinan Anda akan dapat menjalankan beberapa proses secara paralel. Tetapi jika spesifikasi yang ketat disusun terlebih dahulu, banyak hal yang akan disetujui sebelum dimulainya proyek.

11. Pisahkan bisnis dari emosi

Ketika Anda membahas mendekati tenggat waktu, diskusi sering kali bermuara pada masalah kepercayaan, rasa malu, dan penghargaan atas upaya setiap orang. Agar diskusi seperti itu efektif, lebih baik memahami kompleksitas sistemik dan mengandalkan data nyata, daripada emosi.

12. Jangan diam menghadapi masalah

Kesulitan seperti itu tidak akan terselesaikan dengan sendirinya. Di dunia saat ini yang penuh dengan pesan instan dan opsi konektivitas lainnya, tidak ada alasan teknis tunggal mengapa seorang manajer tidak dapat mengetahui kemajuan proyek dan masalah yang muncul serta tim.