7 metode perencanaan yang efektif untuk membantu Anda tetap di jalur

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Daftar Energi, GTD, Bullet Journal, dan opsi lainnya, di antaranya pasti ada yang tepat untuk Anda.

1. Metode kartu

Metode perencanaan ini diusulkan oleh spesialis manajemen waktu Rusia yang terkenal, Gleb Arkhangelsky. Dia memberikan pelatihan bisnis, menulis buku, dan bahkan menjalankan perusahaan konsultan manajemen waktunya sendiri. Seiring dengan beberapa prinsip, Gleb juga mengembangkan metode perencanaan cepat menggunakan kartu.

Bagaimana itu bekerja

Anda tidak memerlukan buku harian yang tebal dalam hal ini: beberapa lembar kertas saja sudah cukup. Dapatkan tiga kartu untuk tujuan yang berbeda. Mereka bisa multi-warna, dengan catatan atau dengan stiker. Yang utama adalah mereka berbeda satu sama lain dan, tentu saja, Anda menyukainya.

Kartu pertama adalah strategis. Ini akan berisi tujuan utama Anda, untuk mencapainya Anda perlu melakukan segala upaya yang mungkin. Di bagian kedua, dikhususkan untuk tujuan jangka panjang, Anda menuliskan semua kegiatan dan rencana untuk tahun ini atau beberapa tahun sebelumnya. Kartu ketiga akan berisi acara paling penting di hari yang akan datang. Dan, tentu saja, itu akan paling sering berubah.

• Tingkat: anak baru.
• Sebuah tambahan: tidak perlu memahami seni perencanaan. Semuanya secepat dan sesederhana mungkin.
• minus: hal-hal yang kurang penting masih tetap tidak direncanakan. Jadi Anda benar-benar bisa melupakan mereka.

2. Metode Ivy Lee

Keindahan metodologi jurnalis Amerika Ivy Lee adalah kesederhanaan dan konsistensinya. Sebagian besar upaya untuk memulai gagal karena kurangnya rencana, kurangnya fokus, dan prioritas yang salah. Untuk mengatasi masalah ini, Lee menyarankan untuk membatasi diri pada enam tugas sehari dan melakukannya satu demi satu.

Bagaimana itu bekerja

Di penghujung hari, identifikasi enam hal utama yang harus dilakukan dan prioritaskan, mulai dari yang paling penting. Keesokan harinya, di pagi hari, segera mulai tugas pertama dalam daftar, dan ketika Anda menyelesaikannya, lakukan tugas berikutnya. Begitu seterusnya hingga menjadi pemenang.

• Tingkat: anak baru.
• Sebuah tambahan: Itu membuat perencanaan jauh lebih mudah, membuatnya lebih mudah untuk memulai, dan tetap konsisten sambil tetap berpegang pada tujuan Anda.
• minus: cara tersebut tidak akan berhasil dengan baik jika Anda sering memiliki aktivitas yang tidak direncanakan di siang hari.

3. Metode estimasi

Seringkali dalam proses perencanaan, tugas-tugas penting hilang di antara tugas-tugas kecil. Ini karena kami tidak menandai prioritas mereka. Bahkan jika Anda memahami kebutuhan untuk menyelesaikan tugas, penting untuk menyatakannya secara tertulis. Memang, selama hari kerja, tidak selalu ada waktu untuk menilai secara memadai pentingnya setiap kasus.

Bagaimana itu bekerja

Berikan poin tugas yang direncanakan dari nol hingga dua, tergantung pada tingkat kepentingannya. Prioritas utama adalah dua poin. Tugas satu poin dapat diselesaikan nanti. Dan tanggung jawab kecil dan tugas sehari-hari mendapatkan poin nol.

Ingatlah untuk menilai pekerjaan di penghujung hari, misalnya pada skala lima poin. Kasus yang tidak terpenuhi, yang menerima 1 atau 2, akan mempengaruhi pekerjaan yang akan datang dan menyebabkan ketidaknyamanan. Seperti nilai jelek di sekolah. Ini penting untuk memahami kinerja Anda sendiri dan mengelola jadwal Anda.

• Tingkat: anak baru.
• Sebuah tambahan: metode ini akan mengajarkan Anda untuk mengevaluasi pentingnya tugas dan mengelola efektivitas Anda.
• minus: tidak cocok untuk semua orang. Tugas dapat diprioritaskan dan jumlahnya dapat membingungkan saat Anda mulai bekerja.

4. Daftar energi

Setiap tugas membutuhkan jumlah upaya mental atau fisik yang berbeda. Pada saat yang sama, aktivitas jangka pendek dapat menghabiskan lebih banyak energi daripada aktivitas yang lebih lama. Inti dari metode ini adalah mendistribusikan semua tugas sesuai dengan upaya yang diperlukan dan mengambilnya tergantung pada perasaan Anda.

Bagaimana itu bekerja

Saat membuat daftar tugas, bagi semua tugas ke dalam tiga kategori: berat, sedang, dan ringan. Yang pertama adalah segala sesuatu yang membutuhkan konsentrasi dan stres maksimum, yang kedua adalah urusan umum, yang terakhir adalah rutinitas sederhana yang dilakukan hampir secara otomatis. Sebelum mulai bekerja, nilai tingkat kekuatan dan pilih tugas yang sesuai.

• Tingkat: amatir.
• Sebuah tambahan: alasan tidak bekerja, karena tidak peduli jumlah waktu dan energi, selalu ada sesuatu untuk dilakukan.
• minus: disiplin diri diperlukan. Ketika Anda penuh energi, Anda perlu mengambil hal-hal yang sulit, dan tidak meninggalkannya demi rutinitas yang mudah.

5. Metode 1-3-5

Sejumlah besar kasus menghalangi keinginan untuk menanganinya. Oleh karena itu, banyak pakar manajemen waktu menyarankan untuk memilih hingga sembilan tugas dan melakukannya tergantung pada tingkat kepentingannya.

Jadi, tujuan kecil dapat ditransfer ke hari lain, sambil menyelesaikan yang paling penting dari tugas yang direncanakan. Metode 1–3–5 cukup mudah digunakan, meskipun perlu waktu dan upaya untuk mengisolasi tugas.

Bagaimana itu bekerja

Rencanakan sembilan hal untuk diri sendiri setiap hari: 1 - tugas yang paling penting, akan selalu menjadi prioritas; 3 - kasus yang membutuhkan solusi selama hari kerja; 5 - tugas-tugas kecil yang dilakukan bila memungkinkan.

Jangan lupa bahwa Anda perlu menjaga jumlah kasus dan tidak melebihinya. Jika tidak, metode ini tidak akan efektif.

• Tingkat: amatir.
• Sebuah tambahan: sudah dalam proses perencanaan, tugas-tugas yang tidak perlu dibuang dan hanya yang benar-benar diperlukan yang tersisa dalam daftar.
• minus: teknik ini tidak bekerja pada hari-hari ketika jumlah tugas penting melebihi yang direkomendasikan.

6. GTD - Menyelesaikan Pekerjaan

Dalam bahasa Rusia, nama tekniknya terdengar seperti "Menyelesaikan sesuatu" atau "Cara menertibkan." Ini dikembangkan oleh ahli manajemen waktu Amerika David Allen.

Dalam buku dengan judul yang sama, ia menyarankan bahwa penting bagi orang yang sibuk untuk membebaskan otak dari tugas-tugas saat ini. Ini adalah satu-satunya cara untuk berkonsentrasi pada implementasi kualitas mereka. Metode ini sangat bagus untuk menyimpan perencana meja.

Bagaimana itu bekerja

Untuk menggunakan metode GTD dengan percaya diri, Anda harus membiasakan diri. Ada keseluruhan sistem untuk menilai tugas, dan tidak mudah untuk segera mengatasinya. Tuliskan dan tandai dengan simbol khusus:

1. Lingkaran kosong adalah tugas yang harus diselesaikan.
2. Lingkaran dengan garis yang dicoret adalah tugas yang sedang dilakukan sekarang.
3. Lingkaran setengah terisi - tugas belum sepenuhnya selesai.
4. Lingkaran penuh - tugas selesai.
5. Lingkari dengan tanda silang - tugas dibatalkan.
6. Lingkaran penuh dengan panah - Orang lain sedang mengerjakan tugas.
7. Tanda seru adalah tugas prioritas tertinggi.
8. Lingkaran dengan titik - Anda harus selalu mengingat tugas ini.

• Tingkat: amatir.
• Sebuah tambahan: pilihan lanjutan dari perencanaan instan. Anda tidak perlu melacak prioritas tugas. Jika Anda memiliki pekerjaan - lakukanlah.
• minus: metode ini kurang diadaptasi untuk perencanaan jangka panjang. Agak cocok sebagai tambahan yang utama.

7. Bullet Jornaling

Pilihan perencana yang paling fleksibel adalah perencana dan buku harian pribadi pada saat yang bersamaan. Itu ditemukan oleh desainer Amerika Ryder Carroll dan dijelaskan dalam tutorial video di atas.

Metode ini memungkinkan Anda untuk menuliskan pemikiran acak apa pun dalam buku harian Anda, serta tugas atau rencana bisnis penting untuk waktu yang lama. Ini tidak mudah untuk dihadapi, tetapi begitu Anda terbiasa, jangan pernah berhenti merencanakan.

Bagaimana itu bekerja

Pada halaman pertama, buatlah daftar isi dengan judul bagian dan isilah sambil jalan. Berikutnya adalah pembalikan tahunan dengan tujuan besar dan tanggal penting. Ini membantu Anda mengevaluasi rencana Anda secara keseluruhan. Pembalikan bulanan ada di halaman berikut. Di sebelah kiri, tuliskan hari-hari dalam sebulan dan hari-hari dalam seminggu. Di seberangnya, tandai acaranya, yang tanggalnya pasti tidak akan berubah. Di sebelah kanan adalah tugas umum untuk bulan itu.

Secara opsional, Anda dapat menambahkan tugas untuk setiap minggu, atau bahkan menjadwalkan hari demi jam. Gunakan karakter khusus untuk menyoroti tugas yang berbeda. Pada awalnya, lebih baik menulis catatan seperti itu pada selembar kertas terpisah sampai Anda terbiasa menggunakannya. Yang terpenting, jangan lupa untuk memasukkan dalam daftar isi halaman bulan atau, misalnya, daftar.

• Tingkat: profesional.
• Kelebihan: tidak seperti opsi biasa, buku harian ini dapat dimulai dari tanggal berapa pun dan bahkan di buku catatan biasa. Juga nyaman untuk membuat daftar periksa dan daftar di sini.
• Minus: perlu waktu untuk memilah semua detail dan membiasakan diri dengan metode ini.