Apa itu GTD dan bagaimana cara kerjanya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Panduan kecil untuk mereka yang pernah mendengar tentang GTD, tetapi tidak tahu bagaimana menggunakan teknik peningkatan produktivitas ini.

Apa itu GTD?

GTD (Getting Things Done) adalah sistem kerja produktif dan buku dengan nama yang sama oleh pelatih bisnis David Allen. Tujuan utamanya adalah memiliki waktu untuk melakukan apa yang perlu, tetapi menghabiskan lebih banyak waktu untuk apa yang memberi Anda kesenangan.

Mendapatkan Hal Selesai sering diterjemahkan ke dalam bahasa Rusia sebagai "menempatkan hal-hal", meskipun akan lebih akurat untuk "mengakhiri segalanya". Setuju, lebih penting untuk tidak menjejalkan tugas ke dalam daftar, tetapi untuk menyelesaikannya. Untuk melakukan ini, Anda perlu membuat daftar, menetapkan prioritas, dan membuat jadwal.

Dan mengapa itu dibutuhkan?

Bekerja dengan prinsip GTD, akan lebih mudah bagi Anda untuk mengelola urusan Anda. Bagaimanapun, keuntungan utama dari teknik ini adalah bahwa informasi tentang semua tugas Anda terkonsentrasi di satu tempat sehingga Anda dapat berpindah dari satu kasus ke kasus lain tanpa ragu-ragu.

Apa perbedaan antara GTD dan daftar tugas?

Dalam daftar, kami biasanya hanya mencatat tugas-tugas yang paling penting, dan kami tidak menuliskan tugas-tugas kecil yang kurang penting. Dan sia-sia. Mereka menggulir di kepala Anda, mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan Anda, dan efisiensi Anda turun. Salah satu prinsip utama GTD adalah menangkap semuanya. Jadi Anda dapat membongkar otak Anda dan menggunakan semua sumber dayanya untuk bekerja.

Apakah sistem ini tepat untuk saya?

GTD relevan untuk orang-orang dari berbagai profesi, usia, dan status sosial. David Allen, yang merumuskan prinsip-prinsip sistem, mengadakan kursus untuk astronot ISS, musisi rock, dan eksekutif perusahaan besar.

Seperti yang dikatakan David Allen dalam sebuah wawancara dengan Lifehacker, sebuah sistem bisa sama efektifnya atau sama-sama tidak bergunanya bagi remaja dan CEO sebuah perusahaan besar. Anda perlu memiliki pola pikir tertentu, suka melakukan sistematisasi dan perencanaan.

Oke, jadi apa sebenarnya yang perlu Anda lakukan?

Tidak ada aturan ketat dalam sistem GTD. Tetapi ada prinsip dasar kerja:

1. Kumpulkan informasi dan catat semuanya. Catat tugas, ide, tugas berulang di buku catatan atau aplikasi. Dalam hal ini, daftar harus selalu ada di ujung jari Anda sehingga Anda tidak dapat mengatakan: "Saya akan menambahkan ini nanti." Bahkan hal terkecil dan paling tidak penting pun perlu ditulis jika Anda tidak melakukannya sekarang.
2. Tulis penjelasan. Seharusnya tidak ada tugas seperti "Bersiap untuk Liburan". Pecah kasus-kasus besar menjadi tindakan spesifik yang layak (kirim dokumen ini dan itu ke pusat visa, beli handuk dan kacamata hitam, unduh peta ke telepon Anda). Dengan daftar tugas biasa, kami menghabiskan lebih banyak waktu untuk mendekripsi daripada menyelesaikan. Dan ya, jika Anda bisa mendelegasikan, delegasikan.
3. Prioritaskan. Untuk setiap item dalam daftar, tentukan tanggal dan tanggal jatuh tempo tertentu. Tambahkan pengingat jika perlu. Sebenarnya, ini berfungsi dengan daftar dan kalender. Pada tahap ini, Anda harus yakin bahwa Anda pasti tidak akan melupakan apa pun.
4. Perbarui daftar Anda. Daftar tugas dengan cepat menjadi usang: sesuatu kehilangan relevansinya, sesuatu dibawa ke masa depan. Sistem harus bekerja untuk Anda. Oleh karena itu, pastikan Anda selalu memiliki daftar tindakan tertentu sehingga Anda dapat mulai bekerja tanpa penundaan.
5. Mengambil tindakan. Ketika semuanya sudah diatur, Anda dapat mulai menjalankan rencana Anda. Pilih kasing dari kategori yang Anda butuhkan, lihat tindakan spesifik apa yang diperlukan dari Anda, dan mulai. Dengan cara ini Anda dapat mengimplementasikan proyek-proyek besar.

Apakah semua hal perlu dicatat dalam satu daftar?

Tidak, lebih baik membuat beberapa, tetapi simpan di satu tempat. Misalnya, simpan beberapa daftar untuk setiap proyek kerja, daftar tugas, daftar tugas, daftar tugas, daftar ide, dan kemungkinan proyek di masa depan - apa pun yang dapat Anda bayangkan.

Apakah ada alat khusus?

Dari aplikasi dan layanan web, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, semua buku catatan atau file biasa di Google Documents dapat digunakan. Jika Anda terbiasa membuat catatan di atas kertas, Anda bisa menggunakannya.

Ada penggemar sistem file. Satu folder bersama dibuat di desktop, beberapa folder tematik dibuat di dalamnya, dan masing-masing berisi daftar yang sesuai dan materi yang diperlukan.

Secara umum, pilih apa yang nyaman bagi Anda.

Persyaratan utama: alat harus selalu ada di ujung jari Anda sehingga Anda dapat mentransfer tugas dari kepala ke kertas atau ke aplikasi. Misalnya, ketika atasan Anda mendatangi Anda dan memberikan tugas baru, dan saat ini Anda sedang mengerjakan sesuatu yang lain.

Bagaimana Anda bisa mendapatkan nilai lebih dari GTD?

Sistem produktivitas apa pun tidak akan berfungsi jika diterapkan secara membabi buta. Untuk memaksimalkannya, sesuaikan dengan keinginan Anda, dan kemudian semuanya akan berhasil.

Dan ya, tidak ada sistem yang bisa melakukan segalanya untuk Anda, jadi jangan terlalu terbawa dengan membuat daftar, jangan lupa untuk bertindak. GTD adalah alat yang membantu Anda menghilangkan stres dan tidak melupakan apa pun. Tapi bagaimana Anda menggunakan waktu Anda terserah Anda.

Perlu mencoba. Apa lagi yang harus dibaca tentang topik ini?

Tentu saja, buku-buku oleh David Allen: mereka membantu pemula dan pengguna berpengalaman untuk merasakan filosofi GTD, menerapkannya dalam pekerjaan dan kehidupan pribadi, mempelajari cara menggunakannya dalam praktik.

• “Cara menata barang. Seni produktivitas bebas stres”.
• “Bagaimana menjaga agar semuanya teratur. Prinsip hidup yang memuaskan dan bebas stres”.
• “Cara cepat mengatur segala sesuatunya. 52 Prinsip Efisiensi Bebas Stres”.

Dan akhirnya, mengutip pernyataan yang sangat akurat dari David Allen:

Pikiran Anda dimaksudkan untuk menciptakan ide, bukan untuk menyimpannya.

Jadi gunakan GTD, temukan ide-ide hebat dan pastikan untuk mewujudkannya.