Cara membersihkan Google Documents

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Kami menyapu "Folder baru" tanpa akhir dan menyingkirkan dokumen dengan nama yang tidak dapat dipahami.

Jika Anda banyak bekerja dengan Google Documents, atau Google Documents, maka Anda mungkin menghadapi masalah bahwa ada terlalu banyak file, dan halaman utama layanan berubah menjadi loteng yang berantakan. Lifehacker memberi tahu bagaimana Anda dapat membuat keteraturan dari kekacauan.

Gunakan alat penyortiran bawaan

Google Documents memiliki beberapa alat penyortiran bawaan untuk membantu Anda menemukan file yang diinginkan dengan cepat. Untuk melakukan ini, cukup pilih opsi yang sesuai dengan mengklik salah satu simbol di bagian kanan atas layar utama.

1. Dengan format tampilan

Layanan ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan cara yang disukai untuk menampilkan file: daftar atau kisi. Untuk melakukan ini, cukup klik pada ikon yang sesuai.

2. Berdasarkan tanggal atau judul

Anda dapat dengan mudah mengurutkan dokumen berdasarkan tanggal dilihat, tanggal perubahan yang dibuat oleh Anda atau semua pengguna, dan juga berdasarkan judul.

3. Oleh pemilik

Google Documents memungkinkan banyak pengguna untuk mengerjakan dokumen sekaligus, itulah sebabnya layanan ini sangat nyaman. Jika Anda tidak hanya membuat dokumen, tetapi juga bekerja dengan orang asing atau bekerja secara kolektif, pengurutan berdasarkan pemilik (pembuat) dokumen akan membantu Anda. Untuk menggunakannya, cukup klik item yang sesuai di layar utama dan pilih opsi yang sesuai.

4. Jika memungkinkan akses

Untuk melihat semua file yang dibuat oleh pengguna lain dan tersedia untuk Anda, klik ikon folder di sudut kanan atas layar utama dan pilih "Tersedia".

Terorganisir di Google Drive

Semua file dari Google Dokumen (serta Spreadsheet dan Slide) tersedia di Google Drive. Oleh karena itu, sebagian besar, ketertiban dalam Disk adalah kondisi ketertiban dalam Dokumen. Inilah yang dapat Anda lakukan untuk mengatasi kekacauan.

1. Urutkan dokumen ke dalam folder

Anda dapat dengan mudah membuat folder di Google Drive. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengklik tombol besar "Buat" dan pilih item "Folder".

Berikan file dan folder Anda nama yang jelas dan spesifik. Dari nama "Folder baru", "Tanpa Judul", "1" atau "lvpdlvarp" tidak jelas apa yang ada di dalamnya. Selain itu, file dan folder seperti itu akan lebih sulit ditemukan di antara banyak lainnya. Judul "Laporan September", "Daftar Kontak Pelanggan pada 15.10" atau "Artikel Bioteknologi" akan membantu Anda menyimpan catatan Anda dengan lebih efisien.

Anda dapat mentransfer file ke folder dengan mengklik kanan pada file tersebut dan memilih item yang sesuai.

Menu folder dapat dibuka dari layar beranda Google Documents.

2. Gunakan warna dan label folder yang berbeda untuk file penting

Secara default, semua folder di Google Drive berwarna abu-abu, tetapi Anda dapat mengklik kanan folder tersebut dan memilih salah satu dari 24 warna dari menu tarik-turun.

Anda juga dapat menandai file yang diperlukan di Disk. Ini dilakukan dengan mengklik kanan dan memilih "Tambahkan ke yang ditandai".

Anda dapat melihat file yang ditandai langsung di "Dokumen".

3. Hapus yang tidak perlu

Dengan penggunaan layanan Google yang intensif, mereka mengumpulkan sejumlah besar dokumen yang tidak perlu dan usang. Anda dapat menghapus keduanya di "Dokumen" dan "Disk" dengan mengklik kanan pada dokumen yang diperlukan dan memilih "Hapus".

Jika Anda tidak sengaja menghapus dokumen (Google Documents tidak meminta konfirmasi tindakan saat menghapus), Anda dapat mengeklik tombol pop-up "Batal".

Dan jika Anda menghapusnya, tetapi setelah beberapa hari berubah pikiran, buka "Sampah", klik kanan pada file yang diinginkan dan pilih "Pulihkan".

File di recycle bin disimpan selama 30 hari, setelah itu dihapus secara otomatis.

4. Gunakan Filewatch untuk menyingkirkan hal-hal yang tidak perlu

Filewatch dapat membantu Anda menemukan file yang masih dapat Anda akses dari, katakanlah, tempat kerja lama Anda: ini menunjukkan kepada Anda dengan siapa Anda berbagi dokumen dan memungkinkan Anda melepaskannya. Layanan ini juga dapat menemukan file yang telah tersedia untuk terlalu banyak pengguna (misalnya, bocor ke Jaringan) sehingga Anda dapat mengubah pengaturan untuk mengaksesnya.

Filewatch disertakan dalam perpustakaan Google Workspace Marketplace, yang berarti disertifikasi oleh Google, sehingga data sensitif Anda tidak jatuh ke tangan yang salah. Layanan ini gratis.

• Unduh dari Perpustakaan Google →
• Unduh dari situs web Filewatch →