Bagaimana berhenti menderita mendekati tenggat waktu

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Paradoks: jika Anda takut tidak dapat menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, perpendek tenggat waktu.

Tenggat waktu adalah salah satu penyebab paling umum stres di tempat kerja, menurut jajak pendapat CareerCast.

Tetapi jika Anda berhenti mengambil tenggat waktu secara negatif, Anda akan menghemat banyak saraf. Berikut adalah beberapa trik efektif untuk membuat Anda bangun dan berlari lebih cepat.

1. Tetapkan beberapa tanggal, bukan satu

Ekonom Dan Ariely dan Klaus Wertenbroch melakukan penelitian untuk mencari tahu bagaimana orang mengelola perencanaan tugas mereka dan menghindari penundaan. Subyek dibagi menjadi tiga kelompok, diberikan semua pekerjaan, dibagi menjadi tiga tugas, dan menetapkan kerangka waktu yang berbeda:

1. Kelompok pertama diinstruksikan untuk menyelesaikan satu tugas per minggu dan melaporkan kemajuan setiap 7 hari.
2. Kelompok kedua diberi waktu tiga minggu untuk semua tugas.
3. Kelompok ketiga menetapkan tenggat waktu atas kebijakan mereka sendiri.

Akibatnya, kelompok pertama, yang dipaksa untuk melaporkan tugas setiap minggu, melakukan pekerjaan yang jauh lebih baik - orang-orang membuat lebih sedikit kesalahan dan memenuhi tenggat waktu dengan lebih akurat.

Penelitian menunjukkan bahwa cara terbaik untuk menetapkan tenggat waktu yang paling realistis dan paling tidak membuat stres adalah dengan memecah proyek-proyek besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, dengan tenggat waktu yang berbeda untuk masing-masingnya.

Misalnya, tugas "mengirimkan proyek kepada pelanggan sebelum 15 Agustus" bisa sangat membuat Anda stres - ini terlihat terlalu menakutkan. Tetapi opsi "buat sketsa sebelum 1 Juli", "buat tata letak sebelum 15 Juli", "buat prototipe sebelum 31 Juli" terlihat jauh lebih sederhana dan lebih mudah diakses - Anda memiliki tenggat waktu khusus dan tindakan spesifik yang harus diambil.

Selain itu, jadwal penjadwalan yang merata memungkinkan Anda merasakan kemajuan, yang selanjutnya memotivasi Anda. Contoh dari kerajaan hewan: Psikolog Clark Hull menyelidiki bagaimana tikus menavigasi labirin untuk mencari makanan. Dia menemukan bahwa hewan yang telah menemukan satu hadiah berusaha lebih keras untuk melanjutkan pencarian. Hull menyebut perilaku ini sebagai hipotesis gradien tujuan.

Jika Anda secara visual mengamati kemajuan dalam pekerjaan, maka Anda mendapatkan insentif tambahan untuk tidak mengendurkan upaya Anda. Sederhananya, saat Anda mencoret lebih banyak item saat Anda menurunkan daftar tugas, itu memotivasi Anda untuk menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Ada sejumlah besar pengelola tugas yang memungkinkan Anda melacak kemajuan - pilih salah satu.

2. Temukan tingkat stres ideal Anda

Kita terbiasa berpikir bahwa stres adalah sesuatu yang jelas buruk dan, idealnya, harus dihindari dengan segala cara yang memungkinkan. Tapi tidak demikian. Dalam jumlah kecil, stres dapat memotivasi kita.

Hukum Yerkes-Dodson, yang dirumuskan oleh psikolog Robert Yerkes dan John Dodson pada tahun 1908, menyatakan bahwa semakin stres mental seseorang, semakin efisien dia bekerja. Tetapi setelah mencapai ambang batas tertentu dari keadaan ini, produktivitas menurun dan orang tersebut menyerah.

Saat kita stres, adrenalin dalam tubuh meningkat, yang membuat kita lebih waspada, menajamkan indra dan memberi kita kekuatan. Stres adalah sejenis doping yang memberi kita dorongan sementara untuk energi fisik dan mental.

Bagaimana Memilih Tingkat Stres Ideal Anda?

• Proyek yang kompleks membutuhkan tingkat ketegangan yang rendah. Mereka sendiri menyebabkan kegembiraan, Anda tidak perlu membuat diri Anda lebih dari itu.
• Soal dengan tingkat kesulitan sedang membutuhkan tingkat stres yang sedang.
• Level tinggi sangat bagus untuk tugas-tugas sederhana untuk memotivasi Anda melakukannya dengan benar.

Tetapkan tenggat waktu singkat untuk tugas-tugas sederhana, jangan tunda untuk nanti. Semakin dekat dengan tenggat waktu akan meningkatkan tingkat stres Anda - itu akan memacu Anda.

3. Kurangi tenggat waktu sebelumnya

Jika Anda berjuang untuk memenuhi tenggat waktu tetapi memiliki masalah motivasi, menetapkan tenggat waktu yang lebih pendek dapat membantu.

Dalam sebuah penelitian yang diterbitkan dalam jurnal Consumer Research pada tahun 2018, para peneliti meminta banyak orang untuk menyelesaikan survei. Satu kelompok diberikan seminggu untuk ini, yang kedua - dua minggu.

Tebak kelompok mana yang menyelesaikan survei tepat waktu? Yang punya waktu lebih sedikit.

Dalam percobaan lain, peneliti yang sama memberi sekelompok siswa pilihan: untuk menyelesaikan tugas yang lebih mendesak dan menerima tiga cokelat, atau melakukan pekerjaan yang lebih sedikit dan menerima lima cokelat sebagai hadiah. Dan sebagian besar siswa lebih menyukai opsi pertama, meskipun hadiahnya lebih sedikit.

Para peneliti menyimpulkan bahwa ada apa yang disebut efek urgensi: kita tertarik untuk menyelesaikan tugas segera, bahkan jika kita kurang mendapat manfaat darinya. Hal-hal yang mendesak, seperti yang ditulis oleh para peneliti, memiliki daya tarik yang besar.

Mengerjakan tugas dengan tenggat waktu yang lama bukanlah hal yang mudah, karena kami merasa tugas tersebut lebih sulit karena membutuhkan waktu yang lebih lama. Kita cenderung menunda hal-hal yang kita anggap memakan waktu, tetapi menetapkan tenggat waktu yang lebih pendek memotivasi kita untuk menyelesaikan pekerjaan secepat mungkin.

4. Bagikan tujuan dan kemajuan Anda dengan rekan kerja

Pada tahun 2015, American Talent Development Association (ATD) melakukan penelitian dan menemukan bahwa jika Anda melaporkan kemajuan Anda di tempat kerja kepada orang lain (bos, kolega, atau hanya teman), peluang Anda untuk menyelesaikan apa yang Anda mulai meningkat sebesar 65%. Mereka juga meningkat sebesar 95% jika Anda melakukan laporan rutin tentang pencapaian Anda kepada tim.

Temuan ini sejalan dengan penelitian Dan Ariely dan Klaus Wertenbroch yang telah kami sebutkan sebelumnya. Mereka menemukan bahwa karyawan yang diberi tenggat waktu oleh orang lain menyelesaikan tugas lebih cepat dan lebih efisien daripada mereka yang merencanakan waktu mereka sendiri.

Biarkan orang lain menetapkan tenggat waktu untuk Anda, dan Anda mengikuti mereka dan melaporkan kemajuannya. Jika Anda tidak memiliki seorang pemimpin, carilah pasangan yang akan mengendalikan Anda.

5. Jadikan tenggat waktu sebagai permainan

Dalam pembicaraan TED-nya, psikolog Mihai Csikszentmihalyi menggambarkan aliran sebagai rahasia kebahagiaan. Flow adalah keadaan di mana Anda begitu fokus dan bersemangat tentang pekerjaan Anda sehingga Anda bahkan tidak menyadari betapa waktu berlalu.

Ketika kita berada dalam keadaan fluks (disebut juga periode efisiensi kognitif maksimum), bahkan aktivitas otak kita berubah. Di korteks prefrontal, konsentrasi hemoglobin teroksigenasi meningkat, dan efisiensi otak meningkat. Ketika kita bosan, ini tidak terjadi dan lebih sulit bagi kita untuk berkonsentrasi pada tugas yang ada.

Karena itu, ada baiknya menerapkan prinsip gamifikasi, terutama untuk kasus-kasus yang tampaknya tidak menarik bagi Anda. Tugas yang membosankan tidak kondusif untuk memenuhi tenggat waktu. Dengan mengubah pekerjaan Anda menjadi permainan, Anda akan membuatnya lebih menyenangkan dan meningkatkan motivasi Anda untuk menyelesaikan semuanya tepat waktu.

Ada banyak cara untuk mempermainkan tugas-tugas yang membosankan. Misalnya, Anda dapat bersaing dengan teman sebaya untuk membangkitkan semangat kegembiraan. Atau instal beberapa aplikasi khusus (misalnya, Habitica) yang akan memberi Anda pencapaian untuk setiap tugas yang diselesaikan.

Cobalah semua metode ini, dan tenggat waktu yang semakin dekat tidak akan lagi membuat Anda panik.