Apa itu kesalahan penjadwalan dan bagaimana memperkirakan tenggat waktu dengan benar?

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Enam cara yang dapat Anda lakukan di tempat kerja dan dalam kehidupan sehari-hari Anda.

Apa itu kesalahan perencanaan?

Selama tiga tahun terakhir, saya telah mengecat lima kamar di rumah saya. Saya mulai dengan kamar tidur dan berencana untuk menanganinya dalam seminggu. Namun, sentuhan terakhir dilakukan hanya sebulan kemudian.

Apakah Anda pikir, setelah memulai kamar kedua, saya telah memperkirakan sebulan untuk mengecatnya? Tapi tidak. Saya yakin: karena saya sudah mengisi tangan saya, maka saya pasti akan selesai pada akhir pekan, maksimum - pada berikutnya. Tapi saya butuh sebulan lagi. Seperti halnya setiap kamar lainnya. Selain dapur, butuh waktu lebih lama.

Setiap kali, bersiap untuk mengecat ruangan lain, saya berharap dalam satu atau dua minggu semuanya akan siap. Pengalaman mengatakan kepada saya bahwa saya tidak akan pernah melakukannya dalam waktu kurang dari sebulan. Namun, sulit untuk melepaskan keyakinan bahwa kali ini segalanya pasti akan berjalan lebih cepat.

Terlalu percaya diri yang membuat kita meremehkan waktu yang kita butuhkan untuk memecahkan masalah ini memiliki nama: kesalahan perencanaan. Konsep ini diperkenalkan pada akhir 70-an oleh psikolog Daniel Kahneman dan Amos Tversky.

Para ilmuwan menjelaskan bahwa ketika merencanakan, orang sering mengabaikan pengalaman masa lalu mereka. Dalam kasus saya, itu adalah fakta bahwa saya membutuhkan waktu sebulan untuk mengecat ruangan setiap kali. Biasanya kami hanya fokus pada tugas di depan: ruangan ini kecil, yang berarti tidak perlu waktu lama untuk mengecatnya.

Daniel Kahneman membicarakan hal ini secara rinci dalam buku Think Slow … Putuskan Cepat. Dia berpendapat bahwa kesalahan perencanaan biasanya terkait dengan dua hal:

1. Kami tidak mempertimbangkan berapa lama waktu yang kami butuhkan untuk menyelesaikan tugas serupa di masa lalu.
2. Kami berasumsi bahwa kami tidak akan menghadapi komplikasi yang menyebabkan penundaan.

Apa yang menyebabkan kesalahan penilaian waktu?

Menurut Institut Manajemen Proyek, lebih dari setengah dari semua proyek selesai sesuai jadwal.

Tapi itu satu hal untuk meremehkan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk mengecat ruangan (itu hanya akan memberi Anda sedikit ketidaknyamanan). Adalah hal lain untuk membuat kesalahan yang sama dalam mengevaluasi tugas dan proyek kerja. Di sini konsekuensinya bisa jauh lebih serius.

Paling-paling, ini akan mengakibatkan Anda atau tim Anda harus bekerja lembur. Paling buruk - kurangnya anggaran, keuntungan kecil, ketidakpuasan dengan bos dan pelanggan.

Cara mengevaluasi tugas dengan benar

Anda harus berhenti merencanakan, mempercayai satu intuisi. Lebih baik menggunakan teknik khusus.

1. Membangun pengalaman sebelumnya

Psikolog Kahneman dan Tversky merekomendasikan: sebelum mulai bekerja, Anda tidak hanya perlu menilai apa yang perlu dilakukan, tetapi juga memperkirakan berapa banyak waktu yang biasanya dihabiskan untuk tugas-tugas tersebut.

Misalnya, Anda perlu membuat fitur baru untuk aplikasi seluler - cari tahu berapa banyak waktu yang dihabiskan tim Anda untuk tugas serupa. Jika Anda ingin menulis posting blog 4.000 kata, temukan data tentang berapa jam atau hari yang Anda ambil terakhir kali.

Jika Anda bekerja sendiri, cara termudah untuk mengumpulkan informasi ini adalah dengan menggunakan aplikasi pelacak waktu. Terapkan dengan berbagai jenis tugas, dan kemudian gunakan laporan yang sudah jadi.

Untuk aktivitas tim, perangkat lunak manajemen proyek sangat berguna. Sebagian besar dari mereka menggunakan beberapa metode pengumpulan data, misalnya, dengan mempertimbangkan waktu kerja aktual dan membuat bagan Gantt.

2. Minta orang lain untuk menilai tugas Anda

Pada tahun 1994, jurnal American Psychological Association "Personality and Social Psychology" menerbitkan hasil lima penelitian yang dilakukan oleh Roger Buhler, Dale Griffin dan Michael Ross.

Mereka menegaskan bahwa orang sering membuat kesalahan perencanaan yang dijelaskan oleh Kahneman dan Tversky. Tetapi sesuatu yang lain terungkap: kita sering salah menilai biaya tugas kita sendiri, tetapi kita dapat memprediksi dengan baik berapa lama waktu yang dibutuhkan orang lain.

Para peneliti meminta peserta penelitian untuk menebak berapa lama waktu yang dibutuhkan orang lain untuk menyelesaikan tugas tertentu. Saat menjawab, mereka lebih sering mengacu pada pengalaman yang ada. Dan bahkan ketika dia tidak ada di sana, penilaian mereka jauh lebih rasional daripada kesimpulan dari mereka yang seharusnya melaksanakan tugas itu.

Ini karena kita biasanya sangat optimis dengan kemampuan kita. Dan jauh lebih objektif jika menyangkut orang lain. Jadi, alih-alih mencoba mengevaluasi tugas sendiri, mintalah teman atau kolega untuk melakukannya untuk Anda.

3. Buat rentang waktu dan pertimbangkan kemungkinan penundaan

Ada yang terkenal diketahui – hal yang kita ketahui bahwa kita mengetahuinya. Ada juga yang tidak diketahui - hal-hal yang kita tahu tidak kita ketahui. Tetapi masih ada hal-hal yang tidak diketahui yang tidak diketahui - ini adalah hal-hal yang tidak kita ketahui, yang tidak kita ketahui.

Donald Rumsfeld Politisi Amerika

Kutipan ini sering dirujuk dalam manajemen proyek. Untuk menjelaskan hal-hal yang tidak diketahui yang dibicarakan Rumsfeld, para eksekutif menggunakan apa yang mereka sebut kerucut ketidakpastian. Ini dirancang untuk menampilkan rentang waktu yang mungkin diperlukan oleh suatu tugas.

Ketika Anda pertama kali mulai mengerjakan sebuah proyek, Anda masih tahu sedikit tentangnya. Oleh karena itu, waktu aktual yang diperlukan untuk menyelesaikannya dapat sangat berbeda dari perkiraan. Anda pikir pekerjaan itu akan memakan waktu dua hari, tetapi pada kenyataannya mungkin butuh delapan hari. Atau hanya beberapa jam.

Namun seiring berjalannya proses, kisaran ini menyusut. Namun, Anda hanya dapat mengatakan dengan tepat berapa banyak waktu yang Anda butuhkan di akhir - ketika proyek selesai.

Namun, kerucut ketidakpastian memungkinkan perkiraan yang lebih akurat. Jika Anda tidak tahu banyak tentang proyek yang akan datang, bagi perkiraan waktu proses dengan empat untuk menemukan ujung bawah rentang, dan kalikan dengan yang sama untuk menentukan batas atas. Hasilnya akan, misalnya, dari 1 hingga 16 hari.

Jika rentang sebesar itu tidak cocok untuk Anda, gunakan hanya batas atas untuk akuntansi - maka, mungkin, pekerjaan akan memakan waktu 16 hari. Ini bukan angka yang paling akurat, tetapi kemungkinan besar lebih mendekati kenyataan daripada prediksi awal Anda.

4. Nilai masalah pada tiga poin

Cara ini akan membantu Anda menjadi lebih objektif. Untuk setiap tugas, Anda perlu memberikan penilaian:

• naskah terbaik;
• skenario terburuk;
• skenario yang paling mungkin.

Angka pertama kemungkinan besar akan cocok dengan prediksi awal Anda. Penilaian skenario yang paling mungkin dapat didasarkan pada data empiris yang Anda miliki. Dan ketika menilai yang terburuk, Anda perlu mempertimbangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan jika terjadi kesalahan.

Dengan tiga angka, hitung rata-ratanya. Misalnya, jika skenario terbaik adalah tiga hari, kemungkinannya adalah lima hari, dan yang terburuk adalah sembilan, tambahkan saja: 3 + 5 + 9 = 17. Kemudian bagi angka itu dengan tiga. Ternyata rata-rata 5, 67 hari - ini adalah perkiraan Anda tentang waktu yang diperlukan.

5. Hitung tingkat kesalahan

Steve Pavlina, penulis Personal Development Course for Smart People, merekomendasikan untuk menghitung koefisien seberapa salah Anda dalam perencanaan Anda. Di masa depan, nomor ini dapat digunakan untuk semua tugas Anda.

Berikan perkiraan waktu untuk beberapa tugas yang perlu Anda selesaikan dalam waktu dekat. Tuliskan asumsi Anda. Setelah menyelesaikan pekerjaan, perhatikan berapa banyak yang Anda habiskan pada akhirnya.

Tambahkan semua waktu yang dijadwalkan bersama-sama. Lakukan hal yang sama dengan yang sebenarnya. Sekarang bagi semua waktu sebenarnya dengan perkiraan awal - Anda mendapatkan rasio yang Anda inginkan.

Misalnya, Anda memperkirakan bahwa dibutuhkan 12 jam untuk menyelesaikan beberapa tugas. Pada akhirnya, kami menghabiskan 15. Tingkat kesalahan: 15/12 = 1,25. Ini berarti bahwa tugas tersebut memakan waktu 25% lebih lama dari yang Anda rencanakan.

Sekarang, selalu kalikan perkiraan awal Anda dengan faktor kesalahan yang dihasilkan - dan itu akan lebih akurat.

6. Lakukan penilaian pada waktu yang paling tidak produktif dalam sehari

Analis Amerika dan penulis literatur bisnis Daniel Pink dalam bukunya Timehacking. Bagaimana sains membantu kita melakukan segalanya tepat waktu”terjun ke dalam penelitian tentang kronotipe kita - jam internal.

Dia mempelajari bagaimana mereka memengaruhi perasaan kita sepanjang hari. Dan saya menemukan bahwa kronotipe tidak hanya mengontrol aktivitas fisik dan mental kita, tetapi juga menentukan jam berapa kita paling kreatif dan kapan kita rentan terhadap pikiran positif dan negatif.

Pink mengutip penelitian oleh Scott Golder dan Michael Macy, yang menganalisis suasana hati orang-orang di Twitter. Mereka menemukan bahwa posting pengguna biasanya tidak terlalu positif selama periode produktivitas rendah.

Bagi kebanyakan orang, penurunan ini terjadi di tengah hari, tepat setelah makan siang. Menurut Golder dan Macy, kecil kemungkinan Anda akan berada dalam suasana hati yang baik selama waktu ini. Ini dapat membantu Anda menghindari terlalu percaya diri dan optimisme dan, sebagai hasilnya, membuat rencana dengan lebih efektif.

Jadi, inti dari metode yang terakhir adalah untuk mengevaluasi tugas-tugas saat produktivitas menurun. Ini sekitar enam jam setelah bangun tidur. Tapi Anda bisa menunggu sampai rasa bubar dan lelah itu datang.

Berdasarkan hasil pekerjaan, periksa apakah Anda telah mendekati kenyataan dengan merencanakan waktu Anda dengan cara ini.

Pemahaman tentang kesalahan perencanaan akan membantu Anda mengevaluasi tugas dengan benar. Anda mungkin tidak dapat mengendalikan kecenderungan Anda untuk melebih-lebihkan kemampuan Anda sendiri. Tetapi jika Anda menyadari bagaimana optimisme yang berlebihan mempengaruhi, dan mencoba untuk mengurangi pengaruh ini, maka Anda akan menjadi jauh lebih baik dalam mengatur waktu Anda.