Mengapa kita melewatkan tenggat waktu dan bagaimana cara menghentikannya?

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Jika Anda sedih dengan kenyataan bahwa Anda tidak pernah punya waktu untuk mengirimkan pekerjaan Anda tepat waktu, maka segera baca artikel ini. Kami menjelaskan mengapa tenggat waktu yang terlewat bukanlah kesalahan Anda, dan kami memberi tahu Anda cara untuk tetap memenuhi tenggat waktu.

Saya suka tenggat waktu! Terutama peluit yang mereka pecahkan.

Penulis Douglas Adams

Kita semua tahu betapa pentingnya perencanaan untuk pekerjaan yang efektif. Terkadang kita benar-benar terobsesi dengannya. Tetapi ketika tiba saatnya untuk mulai menerapkan daftar tugas, kami mulai menundanya, bertahan sampai menit terakhir, atau bahkan benar-benar mengganggu tenggat waktu. Ini terjadi pada semua orang pada tingkat yang lebih besar atau lebih kecil. Dan ada pembenaran untuk ini, yang terletak pada kekhasan pemikiran kita.

Mengapa kita melewatkan tenggat waktu?

Anda mungkin pernah mendengar sejarah Sydney Opera House yang direncanakan selesai pada tahun 1963 dengan harga A$7 juta dan akhirnya selesai hanya 10 tahun kemudian, yaitu pada tahun 1973. Selain itu, desain asli teater telah mengalami banyak perubahan, dan bangunannya menjadi lebih kecil, dan akibatnya, 102 juta dolar dihabiskan!

Desainer telah menjadi mangsa kesalahan yang meluas: mereka salah menilai berapa lama waktu yang dibutuhkan sebuah tugas. Berkali-kali mereka harus memundurkan tenggat waktu dan mengubah rencana kerja karena tidak memperhitungkan masalah yang mempengaruhi kecepatan proyek.

Pemikiran kita terstruktur sedemikian rupa sehingga kita merencanakan waktu dan uang sebanyak yang diperlukan jika semuanya berjalan sesuai dengan skenario terbaik.

Namun mau tidak mau ada hambatan di jalan, akibatnya volume pekerjaan meningkat pesat. Kemudian kami menjelaskan tenggat waktu yang terlewat oleh fakta bahwa keadaan yang tidak terduga telah muncul, dan bukan oleh fakta bahwa kami tidak dapat memperhitungkan kemungkinan terjadinya pada tahap perencanaan.

Mengapa kita membutuhkan tenggat waktu?

Tenggat waktu yang ketat tidak hanya terus-menerus rusak, tetapi juga membawa banyak tekanan kepada peserta proyek, jadi mungkin lebih baik menolaknya? Tidak. Sering kali, memiliki tenggat waktu adalah satu-satunya alasan pekerjaan tidak berjalan.

Sebelumnya, kata batas waktu digunakan untuk menggambarkan garis di sekitar penjara, di mana para tahanan tidak bisa bersyafaat, siang atau malam, karena kesakitan karena segera mendapatkan peluru.

Sekarang tenggat waktu dikaitkan secara eksklusif dengan pekerjaan, dan kegagalannya tidak mengancam pelaksanaan seluruh departemen. Tetapi esensinya tetap sama: tenggat waktu adalah hidup atau mati untuk produktivitas atau proyek Anda.

Pekerjaan mengisi waktu yang diberikan untuk itu.

hukum parkinson

Tugas apa pun akan memakan waktu selama Anda membagikannya. Itulah mengapa terkadang kita bertanya-tanya seberapa cepat kita bisa menyelesaikan sesuatu. Untuk alasan yang sama, kita sering berada pada batas kemungkinan di menit-menit terakhir untuk menyelesaikan apa yang diberikan selama beberapa hari atau bahkan berminggu-minggu.

Mempertimbangkan hukum Parkinson, kami memahami bahwa jika kami tidak menetapkan kerangka waktu untuk penyelesaian tugas, maka kami akan melakukannya selamanya!

Bagaimana mengatasi tenggat waktu yang konstan

Bagaimana menangani perencanaan yang buruk dan mengubah kehadiran tenggat waktu menjadi keuntungan Anda? Ini akan sangat sulit, karena kita harus melawan kesalahan sistematis dari pemikiran kita. Tetapi mengetahui bagaimana tenggat waktu mengubah perilaku kita dapat membantu kita menjadi lebih produktif.

Awal yang cerah

Ketika Anda mendistribusikan beban kerja lebih dari sebulan, seminggu, bahkan sehari sebelumnya, skor awal periode seketat mungkin dan bongkar sisa waktu hingga tenggat waktu sebanyak mungkin.

Fokus pada tugas proyek yang paling sulit, penting, dan memakan waktu terlebih dahulu. Anda masih akan melakukannya lebih lama dari yang Anda harapkan. Rendahkan dirimu. Tetapi berkat awal aktif Anda, pada akhir periode Anda akan memiliki waktu yang akan Anda habiskan untuk memecahkan masalah yang tidak direncanakan dan menyelesaikan tugas.

Menjelang tenggat waktu, Anda tidak perlu terjun langsung ke tugas-tugas kompleks baru, menghadapi jebakan yang masih belum Anda ketahui.

Batas waktu tambahan

Untuk diri sendiri, tetapkan tenggat waktu beberapa hari lebih awal dari yang sebenarnya. Inilah yang disarankan oleh pemasar Matthew Guay dari Zapier. Ideal jika Anda tidak tahu berapa banyak waktu yang Anda miliki dari tenggat waktu pribadi Anda hingga tenggat waktu Anda yang sebenarnya - satu atau tiga hari. Tetapi situasi seperti itu disajikan dengan buruk. Anda tentu masih akan mengingat berapa sisa waktu yang Anda miliki, sehingga butuh kemauan keras agar tidak mengganggu tenggat waktu Anda.

Buatlah semacam hadiah untuk diri Anda sendiri jika Anda menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya. Namun, kepuasan dari tugas yang diselesaikan tepat waktu akan menjadi hadiah yang baik.

Pernyataan publik

"Saya dengan sungguh-sungguh bersumpah untuk menyelesaikan artikel pada pukul lima sore" - katakan bukan di kepala Anda, tetapi dengan keras ke seluruh kantor. Sekarang harga diri Anda telah ikut bermain. Apa yang akan lebih menyakitkan bagi Anda: memaksakan diri untuk bekerja secara aktif atau melewatkan tenggat waktu dan dengan lantang mengakui kegagalan Anda?

Penulis Evelyn Waugh, yang memulai novel barunya, Return to Brideshead, secara terbuka menyatakan, "Saya sedang memulai sebuah buku baru dan akan menulisnya dalam tiga bulan." Dia tidak memenuhi tenggat waktu dan beberapa kali, lagi-lagi di depan umum, meminta penundaan tenggat waktu. Namun demikian, dia menyelesaikan novelnya agak cepat, karena dia tahu bahwa pembaca akan mengingat janjinya dan menunggu untuk memenuhinya.

Pengingat terus-menerus dari tenggat waktu yang semakin dekat

Jika kita mulai mengerjakan proyek besar, maka jangka waktunya biasanya cukup lama. Batas waktu menjadi semacam abstraksi - di suatu tempat di luar sana, suatu hari nanti. Semakin dekat, semakin jelas kita menyadari dengan tepat berapa banyak waktu yang tersisa, dan kita dapat lebih membandingkan jumlah dan jumlah pekerjaan yang tersisa.

Tetapkan diri Anda pengingat rutin yang akan terus membawa Anda kembali ke kenyataan, memberi tahu Anda bahwa hari X semakin dekat:

• tanggal jatuh tempo akan berakhir dalam sebulan;
• pekan;
• tiga hari;
• hari;
• jam 8.

Ya, itu stres, itu akan mengganggu. Tapi mungkin ini satu-satunya cara untuk memacu diri?

Bisnis apa pun selalu membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan, bahkan dengan Hukum Hofstadter.

Hukum Hofstadter

Hukum rekursif komik dari Douglas Hofstadter, Ph. D., berbicara tentang ketidakmungkinan penjadwalan tenggat waktu. Tenggat waktu secara harfiah dibuat untuk digagalkan. Kami berharap, bagaimanapun, bahwa saran kami akan membantu Anda menghindari mendorong hal-hal ke titik puncak, di mana kegagalan terus-menerus untuk memenuhi tenggat waktu sangat merugikan reputasi kerja Anda dan menempatkan Anda dalam keadaan stres terus-menerus.