Mengapa daftar tugas tidak berfungsi dan apa yang harus dilakukan?

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Berikut adalah beberapa tip tentang cara mengubah "tubuh" Anda dari buku catatan sederhana menjadi alat yang ampuh untuk membuat keputusan, merencanakan, dan menganalisis kemajuan tugas yang diberikan.

Mengelola daftar tugas tidak bisa lebih mudah. Saya menulis urusan saya di kolom, dan kemudian Anda hanya mengambilnya dan mencoretnya saat Anda melakukannya. Apa lagi yang bisa Anda pikirkan?

Namun, jika Anda melihat jumlah aplikasi desktop, seluler, dan web yang berbeda yang menerapkan konsep ini, menjadi jelas bahwa semuanya tidak sesederhana itu. Terlepas dari semua variasi alat dan fungsi, daftar tugas tetap tidak berfungsi! Mungkin Anda hanya tidak tahu cara menggunakannya?

Semua orang mulai menggunakan manajer tugas saat mereka merasa bahwa rutinitas harian mereka berubah menjadi kekacauan. Mereka mulai melupakan hal-hal penting, mengacaukan urutan tugas dan tugas, mengecewakan rekan kerja dan terlambat berkencan. Pada saat seperti itu, seseorang memilih "tudushka" sesuai seleranya dan mencoba membawa organisasi ke dalam hidupnya. Dan, sebagai suatu peraturan, pada awalnya dia berhasil. Tetapi beberapa waktu berlalu, dan daftar tugas berhenti bekerja, dan kekacauan asli kembali hidup.

Mengapa itu terjadi?

Intinya, task manager hanyalah alat. Yang perlu diatur dengan benar agar berfungsi dengan baik. Dan berikut adalah beberapa tips tentang cara melakukannya.

1. Bagikan

Dalam kasus apa pun Anda tidak boleh membuang semua hal besar dan kecil Anda ke dalam satu daftar besar dan panjang. Tidak ada yang lebih menyedihkan daripada merenungkan daftar tugas Anda dengan lusinan entri. Dalam hal ini, kemungkinan untuk sampai ke urutan paling bawah dari daftar cenderung nol. Berbagai studi produktivitas umumnya menyarankan bahwa jumlah tugas Anda dalam satu lembar tidak boleh melebihi 7-8 lembar. Oleh karena itu, pisahkan daftar tugas berdasarkan kategori, proyek, topik, urgensi, dan kriteria lainnya.

2. Tambahkan tenggat waktu

Menurut Hukum Parkinson, pekerjaan selalu membutuhkan waktu sebanyak yang Anda berikan. Oleh karena itu, mempertahankan daftar tugas hanya masuk akal jika Anda menulis perkiraan waktu eksekusi di sebelah setiap item. Ya, pada kenyataannya, mungkin ada penyimpangan; ya, pada beberapa hari ada yang serba salah, tetapi sebagian besar waktu pendekatan ini berhasil. Setelah meletakkan perkiraan waktu untuk menyelesaikan tugas tertentu, Anda secara tidak sadar akan berusaha untuk menyesuaikannya, dan ini secara radikal mengubah aturan permainan. Cobalah dan Anda akan kagum dengan betapa kuatnya daftar tugas Anda.

3. Prioritaskan

Poin ini sederhana dan mudah. Kami melakukan hal-hal penting pertama-tama, yang kecil dan tidak mendesak - jika kami punya waktu. Yang tersisa hanyalah memprioritaskan daftar Anda, dan melakukannya dengan benar. Lagi pula, ada hal-hal yang sangat mendesak, tetapi sama sekali tidak penting bagi Anda. Dan itu terjadi sebaliknya. Oleh karena itu, kami menawarkan kepada Anda prioritas berikut:

• hal-hal penting dan mendesak;
• penting tetapi tidak mendesak;
• mendesak, tetapi tidak terlalu penting;
• tidak mendesak dan tidak penting.

4. Evaluasi

Dan aturan terakhir dalam daftar ini, tetapi tidak kalah pentingnya, adalah kebutuhan untuk menganalisis dan mengevaluasi pemenuhan daftar Anda. Jangan berusaha untuk segera menyembunyikan dan melupakan tugas yang telah selesai selamanya. Cobalah untuk menyisihkan beberapa jam di akhir setiap minggu, dan bahkan mungkin satu hari penuh di akhir bulan, untuk mencatat. Ambil elemen yang dicoret dari arsip dan evaluasi apa yang memberi Anda implementasinya.

• Seberapa baik dan cepat Anda melakukan pekerjaan Anda?
• Mungkinkah itu dibuat lebih baik, atau mungkin tidak layak sama sekali?
• Seberapa jauh Anda telah maju menuju tujuan Anda?
• Apa yang perlu dilakukan untuk melangkah lebih jauh?

Setelah Anda menjawab pertanyaan ini dan pertanyaan serupa, daftar Anda akan memiliki arti yang sama sekali berbeda bagi Anda. Ini akan berubah dari buku catatan sederhana "agar tidak melupakan sesuatu" menjadi alat yang ampuh untuk pengambilan keputusan, perencanaan, dan analisis pencapaian.