Mengapa daftar tugas tidak berfungsi dan bagaimana cara memperbaikinya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Untuk menjadi produktif, fokuslah pada waktu, bukan tugas.

Manajemen waktu yang baik berarti mendapatkan lebih banyak hasil dalam waktu yang lebih singkat. Blogger dan pengusaha populer Thomas Oppong menjelaskan bagaimana membuat rencana yang baik untuk mencapai tujuan Anda dan mengapa daftar tugas yang sederhana hanya dapat menghalangi produktivitas.

Mengapa daftar tugas biasa tidak berfungsi

Dalam daftar tugas yang sederhana, Anda tidak mencerminkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas apa pun. Dan kemungkinan besar, Anda mulai dengan yang kecil dan tidak rumit yang memakan waktu tidak lebih dari lima menit.

Secara bertahap, Anda sampai pada kesimpulan bahwa berulang kali Anda hanya mengambil hal-hal sederhana, dan Anda terus-menerus menunda yang penting dan memakan waktu untuk nanti. Alhasil, proyek besar tak bergeming. Dan sebagian besar poin rencana tetap tidak terpenuhi, karena Anda terus menambahkan yang baru ke dalamnya, tanpa memiliki sistem kontrol apa pun.

Di sini efek Zeigarnik dipicu, yang menurutnya orang-orang mengingat tindakan yang tidak lengkap atau terputus lebih baik daripada yang dilakukan. Ini berarti bahwa pikiran tentang tugas yang belum selesai dari daftar tugas akan terus berputar-putar di kepala Anda sampai Anda menyelesaikannya. Anda akan dihantui oleh perasaan obsesif yang membuat Anda sulit untuk fokus menyelesaikan pekerjaan. Hal ini pada akhirnya dapat menyebabkan stres dan insomnia.

Bagaimana merencanakan secara efektif

Deskripsikan hari idealmu

Jason Womack, pelatih eksekutif, pembicara dan penulis tentang produktivitas, merekomendasikan pendekatannya untuk mengatur proses untuk mencapai tujuan. Dia menyarankan menulis naskah untuk hari yang sempurna untuk fokus. Kesadaran bahwa yang ideal adalah untuk Anda memotivasi Anda untuk bekerja.

Untuk membuat skrip, jawablah pertanyaan berikut.

• Bagaimana Anda ingin menghabiskan hari Anda?
• Tugas apa yang harus diselesaikan hari ini?
• Kapan Anda paling produktif?

Berdasarkan jawaban, Anda dapat membagi waktu kerja menjadi beberapa segmen, yang masing-masing akan berisi tugas-tugas tertentu dari daftar tugas Anda.

Metode ini akan membantu Anda bekerja lebih efektif dengan daftar tugas Anda dan menangani tugas-tugas mendesak dan penting tepat waktu.

Rencanakan semuanya di kalender

Untuk membuat daftar tugas seefektif mungkin bagi Anda, jangan membuat rencana sederhana tanpa tenggat waktu dan tenggat waktu, tetapi belajarlah menggunakan kalender dengan bijak.

Jelaskan secara rinci hari yang akan datang atau seminggu penuh. Tandai semua barang Anda di kalender dan jalani sesuai jadwal yang telah dibuat. Ini akan membantu Anda memutuskan proyek mana yang harus ditangani terlebih dahulu dan apakah Anda dapat menambahkan lebih banyak tugas.

Alih-alih membuat prioritas seperti biasa, buat item rencana dengan tanggal dan waktu yang tepat - terutama pada tugas yang paling penting. Ini akan memberikan rasa urgensi, dan Anda akan dapat menyelesaikannya pada titik tertentu.

Evaluasi setiap tugas

Jika Anda tidak menganalisis bagaimana Anda menghabiskan setiap hari, kemungkinan besar Anda menyia-nyiakan sebagian besar darinya.

Salah satu aturan penting produktivitas adalah tidak membiarkan tugas memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya.

Untuk manajemen waktu yang efektif, tidak cukup hanya mengetahui apa yang perlu dilakukan. Anda perlu mempertimbangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Lebih baik mengatakan, "Hari ini saya hanya punya 40 menit untuk melakukan ini," daripada merencanakan hal-hal dalam urutan kepentingan sederhana tanpa tenggat waktu tertentu.

Tambahkan ke daftar tugas Anda perkiraan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap item. Cobalah untuk menjadwalkan setiap menit dari jam 8 pagi sampai jam 5 sore. Tentukan terlebih dahulu kapan akan ada jeda. Jadwal untuk memeriksa notifikasi, email, dan media sosial.

Mungkin terkesan kegiatan ini hanya membuang-buang waktu. Namun pada kenyataannya, itu menetapkan standar yang Anda coba penuhi. Hasilnya, Anda akan melihat bahwa konsentrasi Anda meningkat.

Melacak berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk tugas dapat menjadi penemuan nyata bagi Anda. Ini akan menentukan gaya pekerjaan Anda dan dapat meningkatkannya. Ini juga membantu Anda memahami pada jam berapa Anda lebih atau kurang efektif.

Pengukuran adalah langkah pertama yang diperlukan untuk memantau dan pada akhirnya meningkatkan kinerja. Jika Anda tidak dapat mengukur sesuatu, Anda tidak dapat memahaminya. Jika Anda tidak dapat memahami sesuatu, Anda tidak dapat mengendalikannya. Dan jika Anda tidak bisa mengendalikannya, Anda pasti tidak bisa memperbaikinya.

James Harrington Pengusaha, Spesialis Manajemen Proses

Analisis waktu Anda, dan kemudian Anda dapat mengalokasikannya dengan benar.

Linimasa

Buka perencana hari atau aplikasi penjadwalan Anda dan tambahkan tenggat waktu ke daftar tugas Anda. Tetapkan tingkat prioritas untuk masing-masing.

Dan untuk memahami apa yang layak untuk menghabiskan lebih banyak waktu, jawablah beberapa pertanyaan untuk diri Anda sendiri:

• Tugas apa yang akan memakan waktu kurang dari 20 menit?
• Tugas apa yang akan memakan waktu lebih dari satu jam?
• Apa hal terbaik untuk dilakukan di pagi hari ketika Anda memiliki energi paling banyak?

Sekarang alih-alih "Selesaikan proyek desain" tulis "Selesaikan proyek desain dalam dua jam". Bahkan jika Anda tidak punya waktu untuk menyelesaikannya, Anda setidaknya akan turun tanpa menghabiskan sepanjang hari untuk itu.

Jika Anda tidak memiliki tujuan untuk menyelesaikan tugas pada tanggal tertentu, rencanakan untuk menghabiskan waktu tertentu setiap hari. Dan kemudian beralih ke hal-hal lain yang sama pentingnya. Dengan cara ini Anda dapat secara bertahap menyingkirkan tugas-tugas besar.

Pecah tugas besar menjadi yang lebih kecil

Beberapa tugas bisa memakan waktu berjam-jam atau bahkan berhari-hari. Jika Anda memiliki proyek besar di depan Anda, luangkan beberapa menit untuk memikirkannya. Terdiri dari bagian apa? Berapa banyak usaha yang dibutuhkan dan berapa lama? Tuliskan.

Selanjutnya, bagi proyek menjadi beberapa tugas dengan tenggat waktu yang jelas dan selesaikan satu per satu hingga selesai. Semakin banyak tindakan kecil yang Anda dapatkan, semakin bisa dilakukan.

Ketika jumlah pekerjaan yang tidak dapat didekati menjadi sesuatu yang kecil, otak berfokus pada apa yang perlu dilakukan saat ini - pada tugas tertentu dan tujuan kecil. Karena itu, lebih baik mengatur sprint 40-60 menit dengan istirahat pendek.

Kerjakan satu tugas pada satu waktu

Berikan perhatian penuh Anda, dan kemudian Anda akan dapat menjadi seefektif mungkin.

Mark Murphy dari Forbes menjelaskan: Ketika orang dapat menghindari gangguan kerja, ada kemungkinan 67% mereka mendapat kesan bahwa 'hari ini adalah hari yang sangat produktif.'

Sangat masuk akal untuk bekerja selama satu jam pada satu tugas tanpa gangguan. Tapi itu bisa sulit, terutama jika Anda terus-menerus menerima pemberitahuan atau harus menjawab pertanyaan dari rekan kerja.

Misalnya, teknik Pomodoro membantu untuk fokus pada pekerjaan. Ini melibatkan sprint kerja 25 menit dengan istirahat pendek 5 menit. Setelah beberapa pendekatan seperti itu, Anda dapat sepenuhnya rileks.

Metode ini tidak universal: durasi konsentrasi dan gaya kerja berbeda untuk setiap orang. Jadi cobalah teknik manajemen waktu yang berbeda dan tetap berpegang pada salah satu yang bekerja untuk Anda secara pribadi.

Misalnya, jika Anda lebih produktif di pagi hari, maka tundalah tugas-tugas yang memakan waktu lebih lama. Ini akan membantu Anda menjadi lebih terorganisir dan mencapai lebih banyak.