50 Tips Emas untuk Meningkatkan Produktivitas

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Belajarlah untuk mengatur waktu Anda, bekerja secara efisien, dan istirahat dengan benar.

Perencanaan

1. Tetapkan tujuan dengan benar

Untuk mencapai tujuan, pertama-tama Anda harus merumuskannya dengan benar. Gunakan sistem SMART: tujuan harus spesifik dan terukur, realistis dan dapat dicapai, bermakna bagi Anda dan memiliki tenggat waktu yang jelas.

2. Fokus pada proses

Tetapkan tujuan berdasarkan proses, bukan hasil. "Menjadi penari" adalah pengaturan tugas yang gagal. Sulit untuk mendekatinya, karena tidak jelas harus mulai dari mana. Tetapkan tujuan Anda untuk “mendaftar dansa dan pergi ke kelas tiga kali seminggu”, itu akan lebih efektif. Setidaknya Anda akan mengerti apakah Anda siap untuk menghabiskan bertahun-tahun berlatih demi impian Anda atau tidak.

3. Gunakan teknik GTD

GTD (Getting Things Done) adalah sistem untuk pekerjaan produktif pelatih bisnis David Allen. Tujuan utamanya adalah untuk menyelesaikan semua kasus yang tersedia dan pada saat yang sama membongkar otak dari perencanaan tanpa akhir. Inti dari teknik ini adalah menuliskan semua tugas menggunakan daftar yang berbeda, dan terus memperbaruinya. Jadi, bahkan tugas terkecil dan tampaknya tidak penting tidak akan membuat Anda pusing dan mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan. Dan kemajuan implementasinya akan selalu ada di depan mata Anda.

4. Pahami perbedaan antara sibuk dan efisien

Anda mungkin selalu sibuk, tetapi itu tidak berarti Anda produktif. Pertimbangkan seberapa membantu tindakan Anda, bagaimana kaitannya dengan pekerjaan Anda, dan apakah ada tugas dalam rencana Anda yang tidak membuat Anda lebih dekat dengan tujuan Anda. Jika ada, kecualikan mereka.

5. Gunakan kalender alih-alih daftar tugas

Menjadwalkan hal-hal yang tepat di kalender Anda akan membantu Anda membedakan niat untuk melakukan sesuatu dari komitmen untuk memulai tugas tertentu pada titik waktu tertentu. Itu membuatnya lebih mudah untuk mendistribusikan barang-barang selama seminggu dan sebulan dan dengan cepat menemukan waktu luang untuk mengubah sesuatu dalam jadwal Anda.

6. Lupakan multitasking

Anda dapat melakukan beberapa hal pada saat yang sama, tetapi Anda tidak mungkin mencapai hasil yang baik. Sejumlah penelitian telah membuktikan bahwa multitasking mengurangi efisiensi kerja. Anda hanya mendapatkan rasa puas yang tidak bertahan lama dan tergantikan dengan burnout. Biasakan melakukan tugas secara berurutan, dan efisiensi Anda hanya akan meningkat.

7. Prioritaskan

Matriks Presiden Amerika Serikat ke-34, Dwight D. Eisenhower, akan membantu menetapkan tugas dengan benar sesuai dengan prioritasnya. Semua tugas hanya perlu dibagi menjadi empat kelompok:

1. Penting dan mendesak.
2. Penting dan tidak mendesak.
3. Tidak penting dan mendesak.
4. Tidak penting dan tidak mendesak.

Jadi Anda akan melihat apa yang perlu segera ditangani, apa yang harus disampaikan kepada orang lain, dan apa yang tidak perlu dilakukan sama sekali.

8. Kurangi daftar tanggung jawab penting menjadi tiga

Jangan mencoba untuk mengisi jadwal hari Anda hanya dengan tugas-tugas sulit - itu tidak jauh dari kelelahan atau kelelahan profesional. Dan tidak perlu membicarakan produktivitas apa pun. Lakukan tidak lebih dari tiga tugas penting sehari, bergantian dengan yang sederhana, dan temukan waktu untuk beristirahat.

9. Tetapkan tenggat waktu Anda sendiri

Jika Anda terbiasa menunda hal-hal penting untuk nanti, dan kemudian melakukan semuanya dengan tergesa-gesa, buatlah tenggat waktu pribadi Anda sendiri. Misalnya, atasan Anda meminta Anda untuk mengirimkan dua laporan besar pada hari Jumat - atur salah satunya pada hari Rabu.

10. Habiskan satu jam sehari untuk hal-hal yang tidak mendesak

Terjebak dalam rutinitas tugas-tugas mendesak sehari-hari dan terus-menerus menunda tugas-tugas penting dan tidak mendesak lainnya sangat mudah. Tapi Anda tidak pernah bisa turun ke mereka seperti itu. Jangan berharap untuk memiliki hari yang lebih bebas suatu hari nanti. Jika Anda ingin menyelesaikan membaca buku, luangkan waktu untuk itu setiap hari. Jika Anda bermimpi menjadi seniman terkenal, berlatihlah menggambar setiap hari.

Motivasi

11. Jangan takut melakukan kesalahan

Ketakutan untuk melakukan sesuatu yang tidak terlalu sering membuat Anda berdiri diam dan tidak melakukan apa-apa. Belajarlah untuk memahami kesalahan sebagai dorongan untuk pengembangan. Ketika Anda gagal, pikirkan mengapa Anda gagal dan tutup kesenjangan dalam pengetahuan dan keterampilan Anda. Seiring waktu, Anda bahkan akan bersyukur atas kesalahan Anda.

12. Mintalah untuk mengkritik Anda

Jangan menilai diri sendiri dengan kasar - undang seseorang untuk mengevaluasi pekerjaan Anda secara objektif. Mintalah umpan balik dari atasan Anda. Untuk keinginan yang tulus untuk melihat kesalahan Anda dan meningkatkan kinerja, Anda tidak akan ditegur. Nah, pujian akan membantu Anda mendapatkan inspirasi dan terus bergerak maju.

13. Tingkatkan keterampilan Anda

Mustahil untuk tetap produktif untuk waktu yang lama tanpa pembelajaran dan pendidikan mandiri yang konstan. Cepat atau lambat, Anda akan bosan atau Anda akan mencapai langit-langit dalam profesi Anda. Karena itu, berusahalah untuk mempelajari hal-hal baru setiap saat: lakukan tugas yang tidak biasa dan jangan menyerah pada proyek yang menarik.

14. Hindari pengeluh, pesimis, dan alarmis

Orang cenderung menjadi kecanduan emosi orang lain. Jika seseorang di lingkungan Anda terus-menerus mengulangi betapa buruknya semuanya, suatu hari depresi akan menimpa Anda. Kepanikan rekan kerja yang tenggat waktunya membara setiap minggu, pasti akan menjalar ke Anda. Karena itu, tinggalkan, berhenti berkomunikasi, dan putuskan hubungan - jangan biarkan suasana hati Anda rusak.

15. Kelilingi diri Anda dengan orang-orang pintar

Lingkaran sosial mempengaruhi perkembangan kita. Kelilingi diri Anda dengan mentor dan hanya orang-orang yang menarik - biarkan mereka terus memotivasi dan menginspirasi Anda, memaksa Anda untuk berjuang mencapai level mereka. Pergi ke seminar khusus, konferensi, bergabunglah dengan komunitas profesional dan dapatkan kenalan baru.

16. Jangan mengikuti kesuksesan orang lain

Terlalu banyak obsesi dengan pencapaian orang lain hanya menghalangi kita. Berhentilah iri pada teman yang membuka usaha sendiri, atau teman sekelas yang berhasil menghasilkan uang dari hobinya. Putuskan sambungan dari memata-matai kehidupan orang lain dan lanjutkan mencapai tujuan Anda.

17. Dapatkan bantuan

Jangan berharap untuk melakukan pekerjaan besar sendirian. Jika Anda butuh bantuan, mintalah. Mengambil tugas yang sulit dan menariknya sendiri bukanlah alasan untuk bangga, melainkan kebodohan. Pahami bahwa Anda bekerja untuk suatu hasil, dan demi itu, jangan abaikan pengalaman dan nasihat orang lain.

18. Buat metode produktivitas Anda sendiri

Jangan membabi buta mengikuti semua teknik manajemen waktu, tips relaksasi, dan tips menghemat waktu. Analisis apa yang benar-benar membantu Anda dan buang apa yang tidak bermanfaat bagi Anda. Tujuan Anda adalah menjadi efektif, bukan memecahkan rekor alat produktivitas yang paling banyak digunakan.

Konsentrasi

19. Bebaskan otak Anda dari masalah sehari-hari

Kumpulkan lemari pakaian kapsul sehingga Anda tidak memikirkan apa yang akan dikenakan ke kantor di pagi hari. Buat jadwal untuk pembersihan dan pekerjaan rumah tangga. Pergi berbelanja bahan makanan di akhir pekan dan buat menu untuk minggu itu. Ketika semua pekerjaan rumah tangga diselesaikan dan direncanakan, Anda fokus pada pekerjaan.

20. Temukan aktivitas puncak Anda

Seseorang menyarankan untuk melakukan tugas-tugas kompleks di awal hari kerja, dan meninggalkan tugas-tugas kecil untuk malam hari. Tetapi metode ini tidak cocok untuk burung hantu atau mereka yang perlu berakselerasi. Oleh karena itu, tentukan periode saat Anda dapat bekerja paling efisien, dan jadwalkan tugas yang memakan waktu selama waktu ini. Untuk mengidentifikasinya, cukup dengan mencatat tingkat konsentrasi Anda di siang hari selama beberapa minggu. Atau gunakan kalkulator produktivitas khusus.

21. Jangan tunda hal-hal yang membuatmu gugup

Apakah Anda khawatir tentang panggilan penting atau takut untuk mengklarifikasi sesuatu dengan atasan Anda - jangan tunda. Selesaikan tugas yang menakutkan segera, bahkan jika memikirkannya membuat Anda khawatir. Karena pikiran-pikiran inilah yang mengalihkan perhatian dari pekerjaan dan mengurangi konsentrasi. Semakin cepat Anda melakukannya, semakin cepat Anda tenang.

22. Buat catatan dengan tangan

Ide-ide menarik yang sengaja mampir ke kepala cenderung langsung terlupakan. Terkadang kita tenggelam dalam pikiran saat membuka aplikasi perekaman di smartphone kita. Dan terkadang kita terganggu oleh hal lain: pesan, berita, dan jejaring sosial. Oleh karena itu, tuliskan di atas kertas - catatan tulisan tangan juga akan membuat Anda mengingat informasi dengan lebih baik. Belilah buku sketsa kasar kecil di mana Anda dapat dengan cepat menuliskan beberapa kata, atau satu blok stiker dan menyimpannya di dekat Anda.

23. Setel pengingat

Kebutuhan untuk melakukan sesuatu pada waktu tertentu menciptakan kecemasan batin yang mengalihkan perhatian dari pekerjaan utama. Selain itu, ketakutan bawah sadar untuk melupakan beberapa bisnis bahkan mungkin tidak terasa. Oleh karena itu, atur pengingat suara dari hal-hal yang terkait dengan waktu tertentu. Ini akan membebaskan Anda dari pandangan terus-menerus pada jam dan kegugupan yang tidak perlu.

24. Jaga agar tempat kerja Anda tetap rapi

Setiap hari, ketika Anda selesai bekerja, rapikan barang-barang di atas meja: urutkan catatan, tata dokumen, cuci cangkir. Omong-omong, desktop di komputer juga diperhitungkan. Tutup semua tab yang tidak perlu, hapus file sementara.

25. Hati-hati dengan pencahayaan

Para ilmuwan telah membuktikan bahwa pencahayaan memiliki efek mendalam pada produktivitas kita. Cahaya di kantor harus sedekat mungkin dengan cahaya alami, tidak hangat atau terlalu dingin. Nilai optimal adalah 4.500-5.000 K. Di akhir hari kerja, Anda dapat beralih ke lampu hangat untuk bersantai dan bersiap untuk istirahat.

Menjalankan tugas

26. Lari sprint

Anda mungkin pernah mendengar tentang teknik Pomodoro - mengatur pekerjaan dalam segmen 25 menit dengan istirahat 5 menit. Kerangka waktu ini mungkin tidak cocok untuk Anda, tetapi yang utama adalah intinya. Tentukan sendiri periode konsentrasi penuh yang singkat - dari 20 menit hingga satu jam - saat Anda tidak akan terganggu oleh apa pun, dan istirahatlah di antaranya.

Gunakan aplikasi:

27. Jangan terburu-buru dalam menjalankan tugas baru

Jangan biarkan bisnis Anda belum selesai karena tugas mendadak atau permintaan seseorang. Tentu saja, penting untuk menetapkan prioritas: jika tugas baru lebih penting dan perlu dilakukan sesegera mungkin, alihkan perhatian dan korbankan urusan saat ini. Jika tidak, tunda. Bahkan jika mereka meminta Anda sangat banyak.

28. Visualisasikan

Visualisasi akan membantu Anda menghemat waktu, mengingat informasi dengan lebih baik, memahami topik baru, dan membuat keputusan yang tepat. Gunakan teknik yang berbeda: memberi label tugas berdasarkan kategori, menggambar grafik, tabel, dan peta pikiran.

29. Tinggalkan tugas yang belum selesai

Luangkan waktu Anda untuk menyelesaikan tugas besar dan kompleks sekaligus. Andalkan efek Zeigarnik. Esensinya adalah otak mengingat lebih baik tindakan yang belum selesai dan secara tidak sadar terus memikirkannya. Jika Anda takut dengan tugas yang sulit, mulailah dan tunda - saat Anda melakukan hal lain, banyak ide menarik mungkin muncul di benak Anda.

30. Mulai dari yang kecil

Jika Anda tidak dapat memulai suatu tugas, sisihkan hanya 10 menit untuk itu. Kemungkinannya adalah, Anda akan terlibat dan terus bekerja. Nah, jika tidak, maka setidaknya mulailah. Dan pada saat yang sama, periksa sendiri keefektifan poin sebelumnya.

Menghemat waktu

31. Cari tahu di mana Anda menghabiskan waktu Anda

Coba eksperimen: coba tuliskan semuanya selama satu minggu, bahkan kasus terkecil dan jumlah waktu yang dihabiskan untuk masing-masing kasus. Terakhir, analisis daftar yang dihasilkan.

32. Menolak panggilan

Cobalah untuk berbicara lebih sedikit di telepon. Melakukan panggilan membutuhkan lebih banyak waktu daripada menulis dan membaca pesan. Selain itu, tidak semua orang datang ke pikiran untuk memperingatkan tentang dia, yang berarti bahwa Anda dapat tiba-tiba dan pada waktu yang salah terganggu dari pekerjaan. Jika Anda masih perlu melakukan panggilan penting, jadwalkan dan tambahkan ke daftar tugas sehingga Anda dapat mengalokasikan waktu dengan jelas untuk tugas lain.

33. Nonaktifkan peringatan

Matikan notifikasi untuk aplikasi, messenger, jejaring sosial, dan email. Mereka tidak memakan banyak waktu, tetapi mereka sangat mengganggu dan dapat menyeret Anda dalam perjalanan di Internet. Jika Anda tidak dapat menghilangkan godaan untuk memeriksa pesan Anda, tinggalkan pemberitahuan tentangnya hanya dari kontak penting.

34. Periksa email Anda di sore hari

Hilangkan cek email pagi hari agar tidak teralihkan dari tugas yang sudah terjadwal dan tidak menyesuaikan diri dengan rutinitas harian orang lain. Jika Anda terbiasa menjawab langsung dan tidak bisa menahan diri untuk tidak mengirim SMS, percakapan dapat berlangsung sepanjang hari. Jangan biarkan tab browser Anda terbuka, tetapi gunakan template untuk membalas pesan dengan cepat.

35. Bersihkan kotak masuk Anda

Berusaha keras untuk memastikan bahwa hanya pesan penting yang tersisa di antara pesan yang belum dibaca. Hapus spam yang tidak perlu segera, dan buat kotak surat terpisah untuk surat pribadi dan langganan yang menarik. Jadi Anda tidak perlu lama-lama melihat-lihat surat dan mencari di antara semua surat yang benar-benar dibutuhkan.

36. Belajar mengetik-sentuh

Saat bekerja di depan komputer, pengetikan sentuh adalah penghemat waktu yang signifikan. Keterampilan tersebut dapat dipelajari dengan menggunakan layanan online,,. Hal utama adalah mencurahkan waktu untuk kegiatan ini setiap hari.

37. Gunakan tombol pintas

Tombol pintas dirancang untuk pekerjaan cepat. Ingat kombinasi mereka, mereka sangat menyederhanakan penggunaan komputer dan program individu.

38. Simpan file langsung ke folder yang diinginkan

Saat mengunduh atau membuat dokumen, segera beri nama dan kirimkan ke folder yang diinginkan. Anda mungkin tidak punya waktu, tetapi pada akhirnya jauh lebih cepat dan lebih mudah daripada memeriksa dan menyortir semua unduhan di komputer Anda atau mengumpulkan file di penyimpanan cloud.

39. Jangan membuat alasan

Hanya saja, jangan buang waktu Anda untuk itu. Membuat alasan tidak produktif, tidak profesional, dan menjengkelkan. Lebih baik mengakui kesalahan Anda dengan tegas dan segera mulai memperbaikinya.

Rekreasi

40. Lakukan diet informasi

Arus informasi yang besar memuat sistem saraf dan mengganggu relaksasi. Menurut statistik, setiap orang menghabiskan sekitar 2, 7 jam sehari di TV saja. Tambahkan ke ini Internet dan jejaring sosial. Situs berita, saluran, dan komunitas bersaing tanpa henti untuk mendapatkan perhatian kita, sering kali membicarakan hal yang sama. Karena itu, tidak perlu mencurahkan waktu untuk menontonnya - Anda masih akan mengetahui berita penting.

41. Istirahat panjang

Jika Anda memiliki tugas sulit yang membutuhkan banyak konsentrasi, putuskan hubungan kerja setidaknya selama setengah jam. Bangun dari meja Anda dan lakukan beberapa aktivitas fisik.

42. Dengarkan musik

Penelitian menunjukkan bahwa musik meningkatkan produktivitas, kreativitas, dan suasana hati secara umum. Jika Anda merasa sulit untuk berkonsentrasi dengannya, dengarkan artis favorit Anda di antaranya.

43. Lebih sering keluar

Sebaiknya tepat pada hari kerja. Udara pengap di kantor mengurangi produktivitas, menyebabkan sakit kepala dan stres. Para ilmuwan bahkan telah menciptakan istilah Sick Building Syndrome, suatu kondisi di mana orang mengalami gejala yang menyakitkan karena ventilasi, pencahayaan, dan pemanas yang buruk di dalam gedung. Dan meskipun kantor Anda mungkin sehat, tubuh Anda akan tetap lebih menyukai udara segar.

44. Rencanakan malam dan akhir pekan Anda sebelumnya

Tentukan terlebih dahulu bagaimana Anda akan menghabiskan liburan Anda, dan cobalah untuk mengisinya dengan hal-hal favorit Anda. Berbaring tanpa tujuan di sofa hanya akan menyebabkan lebih banyak kelelahan, dan untuk mengantisipasi akhir pekan yang menarik dan bekerja lebih baik.

45. Jangan berpikir tentang pekerjaan sama sekali satu hari dalam seminggu

Berjanjilah pada diri sendiri untuk tidak menyentuh pekerjaan Anda pada hari libur atau memikirkannya sama sekali. Bahkan jika Anda memiliki pertemuan penting atau bisnis yang belum selesai. Ingatlah bahwa Anda juga memiliki kehidupan lain - curahkan hari ini untuk itu sepenuhnya.

46. Ambil waktu istirahat

Jika Anda rutin pergi bekerja, tidak mengambil cuti untuk urusan keluarga setiap minggu, dan jarang mengambil cuti sakit, ambil cuti begitu saja. Habiskan satu hari ekstra di rumah setelah menyelesaikan proyek besar atau sebelum presentasi. Biarkan diri Anda melakukan reboot tanpa menunggu akhir pekan.

Kesehatan

47. Hidup sesuai jadwal

Jangan menganggap rutinitas sehari-hari sebagai kerangka kerja ketat yang harus Anda kendalikan sendiri. Cukup atur satu waktu untuk tidur, bangun, dan makan. Dan cobalah untuk mengikutinya setiap hari. Anda akan selalu merasa aktif, tidak mengantuk dan rasa lapar tiba-tiba yang mengganggu konsentrasi.

48. Jangan gunakan alkohol sebagai cara untuk bersantai

Hindari minum sebelum tidur, bahkan jika Anda merasa sulit untuk bersantai setelah seharian bekerja keras. Alkohol benar-benar dapat membantu Anda tertidur, tetapi setelah beberapa jam ia akan mulai bertindak negatif - dan ini penuh dengan sering terbangun di pagi hari, kantuk di siang hari, dan kehilangan konsentrasi.

49. Makan lebih sering

Makan siang yang hangat membebani tubuh: ia mengerahkan seluruh kekuatannya untuk mencerna makanan, sehingga menjadi sulit untuk berkonsentrasi menyelesaikan tugas. Jika Anda merasa mengantuk setelah makan malam, bagilah porsi biasa Anda menjadi dua kali makan.

Alih-alih makanan berat, sertakan makanan yang meningkatkan fokus dan konsentrasi dalam diet Anda: sayuran, rempah-rempah, ikan berlemak, kacang-kacangan, dan cokelat hitam. Dan jangan bersandar pada kopi - dalam jumlah besar itu tidak menyegarkan, melainkan memberikan efek sebaliknya.

50. Masuk untuk olahraga

Olahraga tidak hanya meningkatkan kesehatan, tetapi juga meningkatkan perhatian, konsentrasi, dan kecepatan otak. Mereka juga meningkatkan harga diri dan membuat mereka lebih tahan terhadap situasi stres. Ini adalah nilai tambah yang besar untuk produktivitas, jadi lakukan setidaknya beberapa latihan.

Baca juga? ?

• 80 life hacks untuk produktivitas
• Apa perbedaan antara produktivitas dan efisiensi, dan apa yang lebih penting?
• Bersantai dan istirahat dari pekerjaan agar lebih produktif.
• Berapa biaya produktivitas yang sebenarnya?