Daftar Isi:
- 1. Sebelum rapat: perpendek durasi rapat
- 2. Selama rapat: ingatkan hadirin tentang tujuan rapat dan rangkum bersama
- 3. Setelah pertemuan: tinjau kembali pertemuan yang lalu dan persiapkan untuk pertemuan berikutnya
2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00
Pelajari cara memaksimalkan rapat Anda dengan mempersingkatnya hanya 5-10 menit.
Jika ada beberapa janji untuk hari itu, satu rapat panjang dapat mengganggu semua rencana. Pengusaha Patrick Ewers menawarkan tiga strategi untuk menghindari hal ini.
1. Sebelum rapat: perpendek durasi rapat
Paling sering, rapat berlangsung setengah jam atau satu jam. Paling mudah untuk memasukkan interval waktu seperti itu ke dalam kalender. Tetapi karena ini, ternyata satu pertemuan dimulai segera setelah yang lain. Akibatnya, ada banyak ketidaknyamanan.
Ganti rapat setengah jam dengan rapat 25 menit dan rapat per jam dengan rapat 50 menit. Anda akan punya waktu untuk melakukan semuanya sama seperti sebelumnya. Tetapi di antara dua pertemuan yang mengikuti satu sama lain, akan ada sedikit waktu tersisa untuk persiapan, atau memecahkan masalah yang mendesak.
Agar tidak menyinggung salah satu peserta, peringatkan tentang perubahan terlebih dahulu. Saat membuat janji, cukup sebutkan bahwa rapat Anda sekarang berdurasi 25 atau 50 menit.
2. Selama rapat: ingatkan hadirin tentang tujuan rapat dan rangkum bersama
Notulen rapat pertama sangat penting. Gunakan mereka untuk mengingatkan semua orang untuk apa Anda di sini dan berapa lama rapat akan berlangsung. Sebutkan bahwa Anda memiliki waktu sekitar 50 menit untuk membahas semua masalah, dan lima menit terakhir akan digunakan untuk meringkas. Maka tidak ada yang akan terkejut bahwa Anda mulai menutup rapat setelah 45 menit. Kemungkinan besar, peserta lain bahkan akan berterima kasih, karena dengan cara ini Anda tidak hanya menghemat waktu Anda, tetapi juga waktu mereka.
Atur pengingat atau, yang akan berdering dalam 45 menit, dan letakkan telepon di atas meja sehingga semua orang mengingat waktu dan tidak terganggu. Saat alarm berbunyi, akhiri rapat, di mana pun Anda berada.
Jika Anda belum punya waktu untuk menyelesaikan semua masalah, dalam lima menit tersisa, jadwalkan rapat baru keesokan harinya. Dan:
- ulangi siapa yang membuat komitmen;
- daftar secara singkat temuan-temuan utama;
- menyetujui langkah selanjutnya;
- Bagikan sesuatu yang positif, seperti apa yang Anda nikmati dalam pertemuan ini.
3. Setelah pertemuan: tinjau kembali pertemuan yang lalu dan persiapkan untuk pertemuan berikutnya
Setelah pertemuan 50 menit, Anda harus memiliki 10 menit gratis. Habiskan lima yang pertama untuk menganalisis poin-poin utama dari pertemuan sebelumnya, agar tidak melupakan apa pun. Juga, tulis draf surat kepada semua peserta untuk mengingatkan mereka tentang dan komitmen. Ini akan meningkatkan nilai waktu yang dihabiskan, dan di samping itu, itu akan memberikan sesuatu yang lebih berharga - rasa penyelesaian.
Luangkan lima menit kedua untuk mempersiapkan pertemuan yang akan datang. Jika Anda sudah mengenal anggotanya, ingatkan diri Anda:
- masalah apa yang perlu didiskusikan;
- apa tugas sebelumnya yang perlu diselesaikan;
- apa yang Anda ketahui tentang para peserta: minat profesional dan pribadi mereka.
Jika Anda tidak akrab dengan orang yang akan Anda temui, cari informasi tentang dia: tentukan nama dan posisinya, lihat profil di jejaring sosial. Dan pikirkan frasa mana yang akan Anda gunakan untuk memulai percakapan.
Direkomendasikan:
Cara mudah untuk selalu menemukan waktu untuk tugas-tugas penting
Menemukan waktu di antara kekhawatiran sehari-hari lebih mudah daripada yang terlihat pada pandangan pertama. Ini hanya membutuhkan kalender dan sedikit pengaturan diri
4 cara untuk menetapkan tenggat waktu dengan benar dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu
Kami gagal tenggat waktu, bahkan jika tugas tidak terlalu mendesak dan kami menentukan waktu eksekusi sendiri. Berikut adalah 4 cara untuk memperbaikinya dan mematikannya tepat waktu
6 cara untuk mengakhiri rapat sesegera mungkin dan mendapatkan hasil
Tidak yakin bagaimana menjalankan rapat dan menyelesaikannya dengan hasil maksimal lebih cepat? Pada artikel ini kami akan menjawab pertanyaan Anda
Cara menghitung waktu dan biaya rapat dengan tim jarak jauh
Semakin banyak, rekan-rekan kami mencari mitra dan kolega tidak di bawah hidung mereka, tetapi di seluruh dunia. Tidak perlu membayar desainer di Moskow jika desainer di Tallinn lebih cepat dan lebih murah. Layanan Teleport Fock membantu menemukan tempat pertemuan yang nyaman bagi semua anggota tim jarak jauh, serta menghitung semua pengeluaran dan memprediksi waktu pertemuan dengan sangat akurat.
Kenapa orang produktif selalu menyempatkan waktu untuk berolahraga
Ingin produktif? Pertajam gergaji - larilah. Ambil petunjuk dari orang-orang berkinerja tinggi yang tahu mengapa berolahraga di pagi hari