6 cara untuk mengakhiri rapat sesegera mungkin dan mendapatkan hasil

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Anda perlu tahu bagaimana mengatur pertemuan dengan baik dan efisien. Ini tidak semudah kelihatannya pada pandangan pertama. Namun jika Anda mempelajari cara mengatur waktu yang tepat, memanfaatkan lingkungan, dan menetapkan tujuan dengan jelas, maka Anda dapat melakukan rapat dengan cepat dan efisien.

Pastikan tujuannya jelas

Alih-alih mengatakan, "Mari kita kumpulkan seluruh kantor pada jam 11 pagi," tanyakan pada diri sendiri, "Apa yang ingin kita capai?"

Anda benar-benar perlu tahu mengapa Anda mengadakan pertemuan ini:

• untuk menghasilkan ide;
• untuk membuat keputusan;
• untuk menyelesaikan kesepakatan;
• untuk menjawab pertanyaan tentang perubahan yang akan datang.

Mungkin Anda cocok:

• mendengarkan keluhan dari karyawan (haruskah ini dilakukan dalam format pertemuan kelompok?);
• untuk membahas kembali apa yang telah diputuskan;
• untuk melakukan sesuatu yang dapat didiskusikan atau diselesaikan melalui telepon atau email.

Jangan mengadakan pertemuan besar

Gunakan "aturan dua pizza" yang hebat dan jangan mengundang terlalu banyak orang ke rapat. Anda perlu membuat tim, setiap orang di tempatnya. Oleh karena itu, rapat harus dihadiri oleh sebanyak mungkin orang yang dapat memberi makan dua pizza.

Intinya bukan hanya untuk memberi makan semua orang yang datang ke pertemuan. Kelompok besar orang tidak dapat membuat keputusan secara efektif. Bahkan ada konsepnya. Itu terjadi dalam kelompok besar orang, ketika individu tidak dapat mengungkapkan pendapat mereka sendiri karena takut akan kutukan dari rekan kerja dan pemimpin. Kelompok kecil lebih nyaman dari sudut pandang ini. Karena itu, mereka lebih efektif.

Waktu dulu, lalu pengatur waktu

Orang yang datang terlambat sangat mengganggu dan mengganggu. Ajari mereka untuk datang tepat waktu.

Jika mereka tidak menghargai waktu mereka, mereka juga tidak akan menghargai waktu orang lain.

Lakukan ini sebagai berikut.

Atur waktu rapat untuk, katakanlah, 08:48. Anehnya, langkah ini akan berhasil, dan orang-orang akan mulai berdatangan tepat waktu. Adapun mereka yang terlambat, Anda perlu mengajari mereka untuk membayarnya. Dan bukan uang. Mari, misalnya, bernyanyi. Hukuman seperti ini bekerja jauh lebih baik daripada hukuman uang. Dalam sebulan Anda akan lupa bagaimana nyanyian bawahan Anda terdengar.

Dan, tentu saja, latih diri Anda untuk mengatur timer. Untuk setiap pembicara, jika ada, dan untuk seluruh pertemuan pada umumnya. Dengan cara ini rapat tidak akan berlarut-larut, dan Anda akan tahu apa yang telah Anda habiskan setiap menitnya.

Kursi harus benar

Cara orang duduk di aula juga sangat penting:

• duduk melingkar berguna untuk kerja sama, diskusi, pengambilan keputusan umum;
• duduk berjajar berguna jika perlu memacu persaingan dan keinginan bersaing dengan rekan kerja.

Jika Anda perlu mengadakan rapat yang cepat dan sangat produktif, pindahkan semua kursi dari ruangan. Sejumlah penelitian menunjukkan bahwa semakin lama kita berdiri, semakin banyak kedutan yang kita dapatkan. Saya ingin mengambilnya segera dan membuat keputusan sesegera mungkin. Plus, berdiri sebentar bisa baik untuk kesehatan Anda.

Lepaskan laptop dan ponsel

Jika tidak, Anda akan terus-menerus terganggu. Baik Anda dan rekan kerja Anda perlu melakukan apa pun yang telah Anda rencanakan dan mengakhiri rapat sesegera mungkin. Jadi berhentilah menatap layar smartphone Anda. Sebagai gantinya, ambil pena dan selembar kertas. Informasi jauh lebih mudah diingat.

Agenda tidak dibuat "untuk pertunjukan"

Anda benar-benar harus mengerjakannya. Kebanyakan rapat tidak produktif karena agenda dibicarakan tanpa henti. Cobalah untuk merumuskan agenda dalam bentuk pertanyaan daripada menyatakan masalah.

Bukan "membahas konten video", tetapi "kapan konten video siap?"

Ketika sebuah pertanyaan diajukan, mereka secara otomatis mulai mencari jawaban. Begini Cara kerjanya.