Bagaimana melakukan apa yang Anda pikir tidak mungkin

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Rahasia Produktivitas Scott Hanselman, salah satu programmer Microsoft yang paling terkenal.

Scott Hanselman bukan hanya salah satu pakar web Microsoft yang paling dihormati di dunia. Dia adalah pembicara yang hebat. Di blog, podcast, dan videonya, dia berbicara tentang gadget, IT, dan efektivitas pribadi. Inilah yang dipikirkan Scott Hanselman tentang produktivitas.

Jangan takut untuk membuat kesalahan

“Terkadang membuat kesalahan itu berguna. Jangan takut untuk memecahkan hutan,”bahkan aneh mendengar nasihat ini dari orang yang sangat efektif seperti Hanselman. Di puncak karirnya, ia tampaknya tepat waktu untuk segalanya: blogging dan Twitter, merekam podcast, berbicara secara teratur di konferensi. Dalam beberapa tahun terakhir, ia telah ikut menulis lebih dari setengah lusin buku. Padahal ia sudah memiliki seorang istri dan dua orang anak.

Bagaimana dia melakukannya? Jawabannya tidak hanya menarik bagi Anda. Banyak yang bingung: “Scott, mengapa aktivitasnya begitu sibuk? Apakah kamu tidur sama sekali?" Hanselman menjawab: “Karena saya harus menari! Setiap kali saya mulai berpikir bahwa saya harus berhenti, saya ingat meme ini dan anak laki-laki yang menginspirasi ini."

“Semakin sedikit yang Anda lakukan, semakin banyak yang dapat Anda lakukan. Ini adalah hukum penskalaan yang khas,”kata Hanselman. Penskalaan mengubah batas Anda dengan mengubah pendekatan Anda terhadap produktivitas.

Hanselman mengungkapkan rahasia produktivitasnya dalam pembicaraan selama 42 menit. Semua nasihatnya, mulai dari aturan satu huruf hingga menemukan Robert Scoble Anda sendiri, dapat dilakukan.

Menurutnya, ia hanya mengadaptasi teknik produktivitas David Allen (Getting Things Done), Stephen Covey (""), JD Meier (Getting Results the Agile Way), Francesco Cirillo (teknik Pomodoro) dan Katie Sierra.

Berikut ringkasan pidato GOTO 2012 Hanselman dan ringkasan presentasinya di Webstock 2014.

Cari tanda peringatan bahaya

Tidak selalu sulit untuk tetap fokus. Internet tidak selalu penuh dengan ratusan halaman konten baru yang belum dibaca. Aliran informasi yang mengganggu Anda tidak selalu berkelanjutan. Hanselman mengenang saat baru belajar memprogram, semua ilmu yang dibutuhkannya tertuang dalam dua buku.

Scott Hanselman

Exabytes informasi dibuat di Internet, setengahnya adalah sampah. Gangguan memakan sepertiga hari. Kami kewalahan, tetapi kami mengatakan pada diri sendiri bahwa kami dapat menangani semuanya, kami hanya perlu bekerja lembur.

Berhenti! Ini adalah tanda peringatan bahaya. Jika Anda mendapati diri Anda berpikir bahwa Anda harus begadang untuk mengejar jadwal Anda, Anda memiliki masalah. Masalah besar, dan solusinya tidak sesederhana "Saya harap saya membersihkan semua tugas di daftar tugas saya."

“Harapan bukanlah sebuah rencana,” kata Hanselman. "Harapan sedang menunggu ketika Anda hanya mengikuti arus."

Pahami perbedaan antara produktivitas dan efisiensi

Jadi apa yang Anda lakukan ketika melihat tanda peringatan bahaya? Hanselman punya solusinya. Namun sebelum mengungkapkannya, Scott mendefinisikan dan membedakan produktivitas dan efisiensi.

• Produktivitas adalah tentang mencapai tujuan. Penting untuk memutuskan apa yang harus dilakukan. Produktivitas adalah tentang memilih tujuan dan sasaran yang tepat, dan kemudian mencapainya.
• Efisiensi adalah tentang menyelesaikan tugas dengan cara yang paling ergonomis dan berorientasi pada proses.

Scott Hanselman

Produktivitas adalah tentang melakukan hal yang benar. Efisiensi adalah melakukan sesuatu dengan benar. Dengan kata lain, produktivitas berarti memilih arah, dan efisiensi berarti berlari cepat ke arah itu.

Ketika Anda memahami bahwa mereka adalah dua hal yang berbeda, Anda akan memahami betapa kuatnya alat tersebut.

Jelaskan apa yang dimaksud dengan pekerjaan

Hanselman juga berfokus pada konsep trinitas "pekerjaan" yang dijelaskan.

1. Pekerjaan yang telah ditentukan adalah pekerjaan yang direncanakan sebelumnya.
2. Pekerjaan yang muncul adalah pekerjaan yang mengalihkan Anda dari rencana.
3. Pekerjaan yang ditentukan adalah ketika Anda duduk dan memikirkan apa yang perlu Anda lakukan.

Menurut Hanselman, perlu mencurahkan lebih banyak waktu untuk poin ketiga. Seberapa sering Anda menyisihkan satu jam dalam jadwal Anda untuk berpikir hati-hati tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya? Alih-alih, melihat daftar tugas, kami panik, membentuk kembali daftar tugas, berharap untuk memperbaiki lubang. Namun pada kenyataannya, daftar hanya tumbuh dari ini.

Luangkan waktu untuk memikirkan pekerjaan Anda selanjutnya. Untuk para profesional, ini rata-rata memakan waktu tidak lebih dari satu jam sehari.

Lakukan, Lempar, Delegasikan, Tunda

Hanselman menyoroti teknik Allen lainnya dari Getting Things Done: Do, Drop, Delegate, or Procrastinate yang terkenal.

Ini adalah solusi email yang bagus. Lakukan tugas dari email jika membutuhkan waktu satu menit dan telah dijadwalkan. Jika tidak, jatuhkan, delegasikan, atau tunda - lakukan nanti atau delegasikan kepada orang lain.

"Jangan takut untuk memecahkan hutan" terdengar tidak wajar. Faktanya, pendekatan ini memungkinkan Anda untuk lebih fokus pada pekerjaan daripada situasi di mana beban tanggung jawab secara permanen memberi tekanan pada jiwa.

Mengatakan tidak itu sulit. Tetapi perasaan bersalah yang terkait dengan kata "ya" jauh lebih buruk daripada ketidaknyamanan karena menyerah. Di mana saja, termasuk Internet, Anda dapat mengontrol dan mengurutkan aliran data Anda.

Untuk menyaring informasi dan merencanakan hal-hal yang harus dilakukan, Hanselman merekomendasikan matriks manajemen waktu.

	Mendesak	Tidak mendesak
Penting	Saya Situasi kritis. Masalah mendesak. Proyek dan tugas dengan tenggat waktu.	II Membangun koneksi. Cari peluang baru. Perencanaan. Pemulihan kekuatan.
Tidak penting	AKU AKU AKU Percakapan asing dan panggilan telepon. Beberapa jenis korespondensi. Beberapa pertemuan. Urusan rutin.	IV Hal-hal kecil yang membuang waktu. Korespondensi. Panggilan telepon. Sebuah hobi yang menganggur.

Ketika sesuatu secara bersamaan mendesak dan penting, misalnya, seorang istri melahirkan atau serangan radang usus buntu terjadi, Anda harus bertindak secepat kilat. Jika hal tersebut tidak mendesak dan tidak penting, lebih baik tidak dilakukan sama sekali. Dan, sayangnya, kita sering membuang waktu untuk hal-hal yang mendesak tetapi tidak penting. Bertindak mendesak adalah kebiasaan buruk bagi banyak dari kita.

Pahami email

Scott Hanselman menerima ratusan email setiap hari dan membagikan pendekatannya terhadap Inbox.

Terapkan aturan satu huruf

Mengubah pengaturan untuk surat masuk secara radikal mengubah pendekatan untuk bekerja dengan email. Buat folder untuk surat di mana Anda berada dalam salinan, dan folder terpisah untuk pesan, di mana Anda adalah satu-satunya penerima. Huruf-huruf yang masuk ke folder pertama secara apriori tidak penting.

Tetapi bagaimana jika bos mengirimi Anda salinan tugas dan kemudian bertanya, "Mengapa Anda tidak menyelesaikan tugas saya?" Jawabannya sederhana: "Saya ada di salinan, saya pikir Anda baru saja memberi tahu saya." Bos tidak akan pernah melakukannya lagi.

Sebagai arsitek komunitas di Microsoft, Hanselman menggunakan folder lain di kotak suratnya, Eksternal. “Ini adalah orang-orang yang tidak bekerja untuk perusahaan, tetapi penting bagi saya. Saya menjawab semua email mereka,”jelas Scott.

Jangan memeriksa surat Anda di pagi atau malam hari

Sederhana saja: Anda menjawab surat di pagi hari, menerima tanggapan segera, menjawab lagi … Akibatnya, korespondensi yang Anda rencanakan untuk menghabiskan waktu kurang dari satu jam mungkin memakan waktu setengah hari.

Scott Hanselman

Memeriksa surat Anda di pagi hari seperti bepergian dalam waktu. 9:00 - bangun, periksa surat Anda. Kami bangun - ini sudah makan malam, saatnya untuk camilan. Dan sekarang jam sudah menunjukkan pukul 14.30, saatnya bekerja… Bagaimana ini bisa terjadi? Anda baru saja membuka klien email Anda di pagi hari.

Selain itu, membalas email di pagi hari (atau di malam hari), Anda membiasakan orang untuk saat ini. Dengan membalas email pada jam 2 pagi sekali, Anda telah membangun reputasi untuk menulis email pada jam 2 pagi dan menandakan kebiasaan mendesak Anda.

Periksa surat Anda di siang hari sesuai dengan rutinitas harian Anda dan kagumi betapa banyak yang dapat Anda selesaikan dalam sehari.

Temukan Robert Scoble Anda

Anda tidak boleh memeriksa email Anda sesekali karena takut kehilangan sesuatu. “Biasanya inbox saya kosong, tapi kalau sedang liburan, mungkin ada 500 email,” Hanselman menjelaskan.

Seringkali di konferensi Anda dapat melihat pembicara yang, setelah hampir menyelesaikan pidato mereka, lebih cenderung berlari ke laptop mereka untuk melihat ke akun email mereka. Seseorang mendapat kesan bahwa tugas mereka adalah menghapus surat tepat waktu.

Untuk menghilangkan kebiasaan ini, Hanselman menyarankan menggunakan apa yang disebut agregator tepercaya. Ini adalah rekan-rekan yang selalu mengetahui keadaan saat ini. Di Microsoft, itu adalah Robert Scoble.

Scott Hanselman

Saya telah berlangganan ribuan blog. Tapi kenapa? Siapa pembaca blog terbaik di dunia? Robert Scobel! Untuk diri saya sendiri, saya memutuskan: Saya bukan Scoble, membaca begitu banyak blog tidak wajar. Dan apakah Anda tahu apa yang saya lakukan? Saya mulai membaca blognya. Dari ribuan blog yang saya ikuti, saya telah meninggalkan lima, yang berfungsi sebagai agregator berita bagi saya. Ini sama saja dengan menonton semua siaran berita di siang hari atau hanya menonton acara terakhir di malam hari.

Temukan "agregator tepercaya" Anda di perusahaan. Untuk melakukan ini, cukup tanyakan pada diri sendiri, siapa orang yang selalu sadar akan apa yang terjadi dan bersedia berbagi dengan Anda?

Tetap dalam arus

Apa pun penting yang terjadi di dunia dan dalam hidup Anda, Anda pasti akan mengetahuinya. Jika 11 September berikutnya terjadi, Anda akan diberitahu.

Karena itu, cobalah seperti dalam kepompong. Jangan biarkan perhatian Anda mengembara dengan menekan Alt + Tab di Gmail setiap saat.

Simpan penekanan tombol

Mengikuti contoh jurnalis dan penginjil Microsoft John Adella, Hanselman menyerukan "menyelamatkan pukulan keyboard." Contoh berikut akan menjelaskan apa artinya ini.

Scott Hanselman

Jika Brian mengirimi saya surat dengan pertanyaan yang sangat menarik tentang ASP. NET, dan saya menjawab panjang dan menginspirasi (lima paragraf dengan contoh kode, dan seterusnya), maka saya tidak hanya memberinya jawaban tertulis terperinci yang menyelesaikan masalahnya, saya memberinya 10 ribu penekanan tombol mereka. Tetapi hidup ini singkat, jumlah klik seperti itu terbatas - saya tidak akan pernah mendapatkannya kembali, saya hanya memberikannya kepada Brian. Pada saat yang sama, saya bahkan tidak tahu apakah dia akan membaca pesan saya. Lalu bagaimana menjadi? Bagaimana tidak menghabiskan, tetapi melipatgandakan penekanan tombol Anda? Saya menulis posting blog dan mengirimkan tautan ke Brian. Kemudian klik saya akan berlipat ganda bahkan setelah saya mati - setiap kali seseorang melihat halaman blog saya.

Menulis surat pendek: tiga sampai empat kalimat. Apa pun yang lebih panjang harus ada di blog, Wikipedia, FAQ, basis pengetahuan, atau dokumen lainnya. Email bukanlah tempat untuk menyimpan pengetahuan; penekanan tombol Anda sedang sekarat di sana.

Pahami kotak masuk dalam hidup Anda

Sortasi berarti memisahkan, menyaring, atau memilah sesuatu.

Aliran informasi yang berkelanjutan tidak hanya masuk ke email Anda, tetapi juga ke kotak masuk bersyarat dalam hidup Anda. Pemberitahuan tentang pesan di media sosial, tentang rilis episode baru serial TV favorit Anda, dan sejenisnya - kami mencurahkan waktu untuk semua acara kecil ini. Ini berarti mereka juga perlu disortir.

Hanselman menawarkan analogi yang agak menakutkan: ada keadaan darurat di tempat parkir, banyak orang terluka. Kita perlu bertindak! Tugas Anda adalah memberi label pada jari setiap orang: hidup atau mati dan bagaimana mereka harus diperlakukan. Dengan Kotak Masuk, kami selalu manusiawi dalam hidup kami: kami membalut pasien kanker, sementara orang lain akan kehilangan lengan. Kami melakukan hal-hal yang membuang-buang waktu tetapi tidak memiliki nilai.

Urutkan aliran kebisingan informasi (Twitter, Facebook, email, SMS, instant messenger, dll.) tergantung pada nilainya. Jika sesuatu dapat dibuang dengan aman, lakukanlah.

Singkirkan tekanan mental yang tidak perlu

Bayangkan berlangganan Netflix, senang bisa menonton House of Cards musim kedua kapan pun Anda mau. Misalnya, malam ini, setelah menidurkan anak-anak.

Yang benar adalah, ketika Anda mendaftar, Anda melepaskan perilaku proaktif. Anda tidak lagi memutuskan apa dan kapan harus melakukannya. Dorongan dan berbagai langganan membuat Anda tunduk pada keadaan eksternal dan memaksa Anda untuk melakukan tugas dari luar. Apakah ada episode baru? Anda perlu menonton - jangan hilangkan langganan yang sama!

Semua ini memberi tekanan pada jiwa. Anda membawa beban mental yang tidak perlu yang menyumbat pikiran Anda dan mengganggu produktivitas.

Tinggalkan hari Jumat untuk berpikir

Ketika Anda memikirkan hal-hal yang akan datang, selalu tanyakan pada diri Anda pertanyaan: Apa tiga hal yang dapat saya lakukan hari ini, yang mana minggu ini, dan yang mana tahun ini? Inilah yang disebut aturan tiga. Hanselman mendapatkannya dari sesama manajer program Microsoft Jay Dee Meier.

Tulis tiga tugas untuk hari ini, untuk minggu ini, dan untuk tahun ini.

Pada hari Senin, di awal minggu baru, Anda akan memiliki gagasan yang jelas tentang hari-hari mendatang. Pada hari Jumat, Anda harus berhenti, melihat kembali pekerjaan seminggu yang lalu, dan berpikir. Tanyakan pada diri sendiri, “Apakah ini minggu yang sukses? Bisakah saya melakukan sesuatu yang berbeda? Apa yang bisa saya ubah? Sangat penting untuk mengakhiri setiap hari tanpa merasa bersalah tentang waktu yang terbuang.

Coba Teknik Pomodoro

Teknik manajemen waktu ini diusulkan oleh Francesco Cirillo pada akhir 1980-an. Intinya fokus pada tugas selama 25 menit lalu istirahat sejenak.

Hanselman merekomendasikan teknik ini. Pada saat yang sama, ia menyarankan untuk melacak semua gangguan yang muncul untuk Anda dalam 25 menit. Tandai di buku catatan Anda ketika Anda memikirkan orang luar (pengalih perhatian internal) atau seseorang, seperti rekan kerja, yang mengganggu Anda (faktor eksternal).

Pertama Anda akan memiliki sekitar enam gangguan, lalu satu, dan kemudian menghilang. Akibatnya, Anda akan mengukur produktivitas Anda dengan jumlah "tomat" yang dilakukan per hari.

Sadarilah bahwa kesibukan adalah salah satu bentuk kemalasan

Timothy Ferriss

Sibuk adalah bentuk kemalasan, kemalasan berpikir, dan tindakan sembrono.

Sibuk, produktif. Beberapa orang sibuk yang gila akan terkejut, tetapi menjadi kreatif dan menciptakan sesuatu adalah kebalikan dari sekadar nongkrong.

Hanselman memberikan contoh berikut: seseorang yang aktif "tweet" - tampaknya sangat sibuk, dan kemudian menghilang selama sebulan ketika proyek yang sangat penting muncul. Ketika Anda sibuk, tidak ada waktu untuk Twitter dan omong kosong lainnya.

Terima begitu saja: multitasking adalah mitos

Menurut Hanselman, jumlah tugas yang optimal dalam satu waktu adalah satu. Jika Anda berpikir Anda dapat menangani banyak tugas pada saat yang sama, Anda salah.

- itu hanya beralih di antara tugas-tugas, membutuhkan perubahan konteks. Mari kita jelaskan dengan sebuah contoh. Pernahkah Anda mengalami ini: Anda sedang mengerjakan sesuatu dan tiba-tiba telepon berdering? Anda marah. Ini ayahmu, tetapi kamu masih marah, karena dia memanggilmu di tempat kerja pada jam tiga sore, ketika kamu sepenuhnya fokus. Anda mengangkat telepon dan mengatakan sesuatu seperti "Maaf, tapi sepertinya saya bekerja di sini …" Kemudian Anda sedih selama 10-15 menit lagi. Kemudian Anda perlu kembali bekerja: "Jadi, apa yang saya pikirkan di sana?"

Peralihan konteks tidak berfungsi. Namun, ada multitasking yang dapat diterima. Hal-hal yang dapat Anda lakukan secara bersamaan:

1. Berjalan dan mengunyah permen karet.
2. Latih dan dengarkan podcast.
3. Mengemudi dan mendengarkan pesan suara.
4. Berkendara ke tempat kerja dan membaca (di transportasi umum).
5. Berkendara untuk bekerja dan berpikir.
6. Manfaatkan waktu istirahat dengan baik.

Singkirkan kebisingan mental

Christopher Hawkins

Jika sesuatu tidak membantu saya menghasilkan uang, tidak memperbaiki hidup saya dalam beberapa cara, itu adalah gangguan mental yang perlu dihilangkan.

Hanselman menyarankan untuk mengubah bagian pertama dari kutipan ini oleh Christopher Hawkins."Jika itu tidak membantu saya mengembangkan bisnis saya (melunasi hipotek saya, menghabiskan waktu bersama keluarga saya - menggantikan apa tujuan utama Anda), itu gangguan mental."

Bagi Scott, prioritas ini adalah keluarga: "Semua yang saya lakukan, setiap keputusan yang saya buat, adalah untuk segera kembali ke rumah untuk anak-anak."

Pekerjaan rumah

Pidato Hanselman diakhiri dengan pekerjaan rumah sebagai berikut:

1. Urutkan aliran informasi Anda.
2. Rencanakan sprint kerja.
3. Hilangkan gangguan.
4. Pertimbangkan: bekerja dengan kotak masuk hidup Anda, apakah Anda efisien atau produktif?
5. Pertimbangkan daftar alat pribadi Anda.

Perhatikan bahwa Hanselman tidak mengatakan sepatah kata pun tentang Evernote atau sistem lain. "Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu membaca buku produktivitas dan membangun sistem, meskipun mungkin yang Anda butuhkan hanyalah daftar tugas." Mungkin Anda hanya perlu memahami perbedaan antara saat Anda “sibuk” dan saat Anda melakukan pekerjaan yang diinginkan.