20 teknik manajemen waktu yang efektif

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Atur hidup Anda sehingga Anda tidak menyia-nyiakan satu menit pun.

1. Aturan 1-3-5

Jam kerja Anda di siang hari terbatas, dan aturan 1-3-5 memungkinkan Anda untuk menghabiskannya dengan bijak. Esensinya adalah sebagai berikut: dalam sehari Anda hanya dapat melakukan satu tugas besar, tiga tugas sedang, dan lima tugas kecil. Total ada sembilan kasus, tidak lebih dan tidak kurang. Aturan akan membantu membersihkan puing-puing secara bertahap, tepat waktu dan tidak terlalu banyak bekerja.

2. Aturan tiga

Bagi mereka yang tidak selaras dengan angka atau tidak dapat melakukan sembilan hal sehari, Chris Bailey, penulis Tahun Produktif Saya, mengemukakan aturan tiga. Dikatakan bahwa melakukan tiga hal terpenting setiap hari sudah cukup untuk menjadi produktif.

Alih-alih menyebarkan energi dan perhatian Anda pada beberapa lusin item pada daftar periksa, pilih saja tiga tugas terpenting untuk hari itu dan fokuslah pada mereka. Pilih tiga lagi pada hari berikutnya, dan seterusnya. Ini akan membuat Anda tetap fokus. Aturan yang sama dapat diterapkan untuk menetapkan tujuan untuk minggu, bulan, atau tahun.

3. Metode 10 menit

Apakah Anda memiliki tugas yang tidak ingin Anda mulai? Katakan pada diri sendiri, "Saya hanya akan melakukan ini selama 10 menit dan kemudian saya akan beristirahat." Kemungkinan besar, selama waktu ini Anda akan ditarik ke dalam pekerjaan dan tidak akan bisa lagi berhenti.

4. Pomodoro

Sistem ini diciptakan oleh Francesco Cirillo untuk memudahkan dirinya dalam mempersiapkan diri menghadapi ujian. Ini membantu memfokuskan orang yang mudah terganggu. Ini juga merupakan cara yang baik untuk mengontrol berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk pekerjaan tertentu.

Beginilah cara kerja Pomodoro: Anda mengambil timer dan menyetelnya ke 25 menit. Setelah itu, fokuslah pada pekerjaan Anda. Ketika 25 menit sudah habis, Anda beristirahat selama 5 menit dan kemudian melakukannya lagi. Setelah empat siklus, Anda akan memiliki istirahat besar selama setengah jam.

5. Metode 90/30

Metode 90/30 digunakan oleh penulis dan blogger Tony Schwartz, salah satu pendiri Buffer Leo Widrich, kritikus sastra Benjamin Che Kai Wai, dan pengusaha Thomas Oppong.

Esensinya adalah sebagai berikut: Anda bekerja keras selama 90 menit, lalu istirahat selama setengah jam, dan kemudian ulangi siklusnya. Dalam hal ini, 90 menit pertama Anda curahkan untuk tugas terpenting yang harus Anda lakukan pada hari itu, dan segmen berikutnya Anda curahkan untuk hal-hal yang kurang penting.

Menurut penelitian oleh The Enchanted World of Sleep oleh spesialis Yale Peretz Lafee, 90 menit adalah waktu optimal bagi seseorang untuk fokus secara efektif pada satu tugas. Dan setengah jam sudah cukup untuk istirahat total, yang dikonfirmasi oleh penelitian Sleep and Wakefulness oleh ahli neurofisiologi Nathan Kleitman.

6. Metode 52/17

Ini adalah versi pribadi dari metode sebelumnya. Tidak ada bedanya kecuali dalam angka: Anda bekerja 52 menit, dan kemudian istirahat selama 17 menit. Menurut eksperimen The Rule of 52 and 17: It's Random, But it Ups Your Productivity, yang dilakukan oleh layanan ketenagakerjaan The Muse menggunakan aplikasi DeskTime, periode waktu ini membantu Anda tetap produktif dan menghindari kerja berlebihan. Oleh karena itu, gunakan metode 52/17 jika Anda merasa tidak memiliki tenaga untuk bekerja selama 90 menit berturut-turut.

7. Makan katak

Metode ini ditemukan oleh Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs pembicara motivasi dan penulis swadaya Brian Tracy. Dia menyebut "katak" tugas yang tidak menyenangkan dan sulit yang harus Anda selesaikan, meskipun Anda enggan. Lakukan satu hal sejak awal hari - makan katak. Dan kemudian akan lebih mudah bagi Anda: Anda akan membuang batu ini dari jiwa Anda dan memastikan diri Anda memiliki suasana hati yang baik sepanjang hari.

8. Blok waktu

Satu hal yang tidak menyenangkan tentang daftar tugas adalah mereka tidak memberi Anda gambaran tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan suatu tugas. "Beli roti" dan "Selesaikan laporan" menempati satu baris dalam daftar, tetapi tugas-tugas ini tidak ada bandingannya dalam kompleksitas dan kepentingan.

Kalender jauh lebih baik daripada daftar tugas: kalender memungkinkan Anda mengontrol waktu secara visual. Anda melihat balok besar dan menyadari bahwa tugas itu tidak mudah. Karena itu, cobalah teknik "blok waktu": letakkan di kalender dan alokasikan waktu untuk masing-masing sesuai dengan kerumitan tugas. Dan saat melakukan tugas ini atau itu, jangan terganggu oleh orang lain.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) adalah sistem produktivitas yang ditemukan oleh pelatih bisnis David Allen. Prinsip utamanya adalah sebagai berikut:

1. Tuliskan semua perbuatan dan ide Anda di satu tempat, yang disebut Kotak Masuk.
2. Urutkan konten Kotak Masuk Anda secara berkala dengan memprioritaskan dan mengatur waktu tugas. Tempatkan catatan di folder sesuai dengan isinya - "Kerja", "Rumah", "Belanja" dan seterusnya.
3. Lakukan revisi - buang catatan yang tidak perlu, coret kasus yang sudah selesai, pindahkan materi yang kehilangan relevansinya dengan arsip.
4. Ketika semuanya sudah direncanakan, lanjutkan dengan eksekusi. Tugas yang dapat diselesaikan dalam beberapa menit, segera selesaikan. Orang lain dapat didelegasikan atau ditempatkan di kalender.

Anda dapat menemukan semua seluk-beluk GTD di panduan kami.

10. ZTD

Leo Babauta, penulis blog produktivitas Zenhabits, percaya bahwa sistem GTD David Allen sangat kompleks dan membutuhkan terlalu banyak usaha. Dia menawarkan sistem Zen to Done miliknya. Untuk mengikutinya, Anda perlu mengembangkan 10 kebiasaan sederhana.

1. Kumpulkan semua informasi di Inbox.
2. Memproses semua catatan tanpa meninggalkannya di kompor belakang.
3. Rencanakan tujuan utama Anda untuk setiap hari dan tujuan terbesar Anda selama seminggu.
4. Fokus hanya pada satu hal pada satu waktu, tanpa menyebarkan perhatian Anda.
5. Buat daftar tugas yang sederhana dan singkat.
6. Atur catatan Anda ke dalam kategori berdasarkan kontennya, seperti di GTD asli.
7. Tinjau catatan Anda secara teratur dan singkirkan hal-hal yang tidak perlu.
8. Menyederhanakan. Kurangi daftar tugas dan tujuan Anda, tulislah dengan singkat dan jelas.
9. Untuk menyesuaikan diri dengan pekerjaan, pertahankan rutinitas harian tertentu setiap saat.
10. Lakukan apa yang benar-benar ingin Anda lakukan.

11. Kanban

Metode produktivitas Jepang yang membantu Anda melacak apa yang Anda lakukan, apa yang telah Anda lakukan, dan apa yang perlu dilakukan di masa depan. Kanban memvisualisasikan alur kerja secara visual.

Anda mengambil papan stiker (atau mendaftar ke manajer tugas seperti Trello) dan menggambar tiga kolom di atasnya: To do, Doing, Done. Kemudian tulis urusan Anda pada catatan tempel dan letakkan di kolom yang sesuai tergantung pada apa yang Anda lakukan dan apa yang telah Anda lakukan.

12. Aturan dua menit

Aturan ini merupakan bagian integral dari GTD, tetapi dapat digunakan bahkan jika Anda bukan penggemar teknik Allen. Jika tugas memakan waktu kurang dari dua menit, lakukan segera. Jadi Anda membongkar otak Anda, karena Anda tidak perlu mengingat kasus ini lagi.

13. Kotak Masuk Nol

Zero Inbox diciptakan oleh penulis dan pakar kinerja Merlin Mann, dan bekerja dengan baik dengan GTD. Mann menerapkannya ke email, tetapi Anda dapat menangani kasus, dokumen, catatan, dan informasi lainnya dengan cara yang sama. Seperti namanya, tujuan dari teknik ini adalah untuk menjaga Kotak Masuk Anda tetap kosong.

Dalam sistem GTD asli, Kotak Masuk terus menumpuk banyak entri. Anda perlu meluangkan waktu untuk memilahnya, dan mudah untuk mengabaikan sesuatu yang penting dalam Kotak Masuk yang dikemas. Mann merekomendasikan pembongkaran konten segera setelah tiba. Anda membuka Kotak Masuk dan memutuskan apa yang harus dilakukan dengan setiap item: hapus, delegasikan, balas, tunda, atau selesaikan. Jangan tutup sampai Anda melakukan salah satu tindakan yang ditentukan dengan semua elemen.

Selain itu, filter otomatis dalam surat, folder pintar, dan program untuk menyortir dokumen akan membantu Anda menghemat waktu.

14. Segar atau Goreng

Segar atau Goreng diterjemahkan menjadi "Segar atau Goreng." Filosofi ini diciptakan oleh Dominasi Hari Anda Dengan Sistem Prioritas “Segar atau Goreng” oleh blogger Stephanie Lee. Menurutnya, ketika bangun di pagi hari, otak Anda "segar", tetapi seiring berjalannya hari, otak Anda "menggoreng". Ini berarti Anda harus menentukan waktu puncak produktivitas Anda dan memiliki waktu untuk melakukan semua hal terpenting dalam sehari selama periode ini. Begini Cara kerjanya.

1. Di penghujung hari, ketika Anda sudah lelah, luangkan waktu 15 menit untuk membuat daftar tugas untuk besok.
2. Pindahkan tugas terpenting ke awal hari, ke bagian Segar. Hal-hal yang tidak Anda sukai dikirim ke sana - "katak" itu sendiri. Mereka perlu dilakukan saat Anda masih memiliki kekuatan.
3. Hal-hal yang kurang mendesak, kurang sulit, dan lebih menyenangkan pergi ke bagian Goreng - yaitu, di sore hari, tergantung pada jadwal Anda. Mereka akan memuat otak Anda lebih sedikit.
4. Ikuti daftar Anda keesokan paginya. Kemudian buat yang baru di malam hari.

Stephanie merekomendasikan FoF kepada orang-orang yang mengetahui setiap malam bahwa mereka benar-benar kelelahan, tetapi tidak punya waktu, meskipun mereka bekerja sepanjang hari.

15. Metode gunung es

Ramita Sethi, penulis I Will Teach You to Be Rich, menggunakan metode ini untuk menyimpan informasi untuk nanti. Cara kerjanya seperti ini: Anda menyimpan semua email, catatan, artikel, daftar di satu tempat - misalnya, dalam layanan pencatatan seperti Evernote atau Notion, atau sebagai dokumen. Kemudian distribusikan materi ini menggunakan tag, folder, dan kategori - sesuka Anda.

Tinjau informasi ini setiap 4-6 minggu dan pertimbangkan apakah itu dapat diterapkan dalam praktik. Jika ada yang tidak berguna, buang atau arsipkan. Ini memungkinkan Anda untuk membuat basis pengetahuan Anda sendiri.

16. Fokus otomatis

Autofocus ditemukan oleh The Autofocus Time Management System oleh pakar kinerja Mark Forster. Sistem perencanaan ini cocok untuk orang-orang kreatif yang kesulitan mengikuti GTD.

Tulis semua aktivitas Anda di buku catatan tanpa urutan apa pun. Kemudian telusuri daftar, pilih yang perlu dilakukan sesegera mungkin, dan urutkan. Ketika tugas-tugas mendesak diselesaikan, lanjutkan dengan yang paling Anda sukai sekarang. Jika Anda belum menyelesaikan sesuatu - pindahkan ke akhir daftar, Anda akan kembali lagi nanti. Dan ulangi langkah-langkah ini hari demi hari.

17. Matriks Eisenhower

Skema ini diciptakan oleh Presiden Amerika Dwight D. Eisenhower. Matriks ini memiliki empat bagian untuk tugas: Tidak Mendesak dan Tidak Penting, Mendesak Tapi Tidak Penting, Penting dan Tidak Mendesak, dan Mendesak dan Penting. Bagilah tugas Anda menjadi beberapa bagian dan Anda dapat mengetahui untuk apa Anda menghabiskan waktu paling banyak dan tugas mana yang harus diberi perhatian lebih.

18. Metode 4D

4D ditemukan oleh Edward Ray, seorang penulis dan konsultan motivasi. Metode ini dimaksudkan untuk membantu orang-orang yang ngeri melihat daftar tugas mereka dan tidak tahu bagaimana mendekati semua barang yang terkumpul.

Ray berpendapat bahwa Anda hanya perlu menghafal empat kata untuk huruf D, dan kemudian Anda tidak akan berkecil hati di depan gunung pekerjaan. Di sini mereka:

• Lakukan - Jika Anda telah diberi tugas, sebaiknya lakukan sekarang dan coret dari daftar.
• Delegasikan - ketika Anda tidak dapat atau tidak punya waktu untuk melakukan sesuatu, tetapi Anda memiliki asisten yang relatif bebas, transfer tugas kepadanya.
• Hapus - Beberapa hal tidak begitu penting. Buang dengan menghapusnya secara permanen dari daftar tugas. Jika mereka mencoba memaksakan tanggung jawab yang tidak perlu pada Anda, belajarlah untuk mengatakan "tidak" dengan sopan.
• Penundaan - Ketika tugas terlalu besar atau tidak memerlukan eksekusi segera, itu dapat ditunda. Tetapi Anda pasti harus menetapkan tenggat waktu yang jelas untuknya, jika tidak, dia akan tetap menjadi bobot mati.

Pilih tugas, lakukan satu tindakan 4D dengannya, lalu lanjutkan ke tugas berikutnya.

19. Waktu

Biasanya, orang-orang yang berusaha menjadi produktif melacak waktu yang mereka habiskan untuk hal-hal penting, dan sama sekali lupa untuk mempertimbangkan periode di mana mereka melakukan hal-hal yang tidak masuk akal. Masalah ini diselesaikan dengan teknik "Waktu", yang ditemukan oleh ahli di bidang manajemen waktu Gleb Arkhangelsky. Ini memungkinkan Anda untuk memahami di mana waktu Anda dihabiskan, mengajarkan Anda untuk lebih memperhatikan apa yang Anda lakukan, dan mengurangi gangguan.

Ambil buku catatan dan tuliskan semua tindakan Anda dan seberapa banyak Anda melakukannya, dengan akurasi 5-10 menit. Rekam momen kerja, negosiasi, rapat, dan bahkan waktu yang dihabiskan di YouTube dan dalam game. Ambil beberapa minggu untuk ini. Kemudian buka buku catatan, kenali "chronophages" Anda dengan melihat dan buat kesimpulan. Mungkin Anda perlu menonton video yang tidak terlalu lucu, atau menghabiskan lebih sedikit waktu untuk minum kopi, atau musuh Anda adalah panggilan telepon.

20. Metode Tim Ferriss

Timothy Ferriss adalah seorang guru produktivitas yang menemukan metode dua aturannya sendiri dalam mengatur pekerjaan. Yang pertama adalah Aturan 80/20, atau Prinsip Pareto, yang menyatakan bahwa 80% pekerjaan kita dapat diselesaikan dalam 20% waktu. 20% sisanya akan memakan waktu 80%. Yang kedua adalah hukum Parkinson: pekerjaan mengisi semua waktu yang diberikan untuk itu.

Implikasinya, kata Ferriss, adalah Anda tidak perlu bekerja lebih keras untuk melakukan segalanya - Anda perlu fokus lebih baik. Biarkan Anda bekerja dengan dedikasi penuh hanya 20% dari waktu kerja, tetapi Anda dapat mengulang semua hal yang sangat penting. Dan 80% sisanya dapat dikhususkan untuk rutinitas sederhana sehingga Anda dapat fokus pada tugas-tugas prioritas dan menghindari pekerjaan yang berlebihan.