6 tips untuk manajemen email yang efektif

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Email adalah salah satu alat komunikasi terbaik dan, mungkin, satu-satunya yang digunakan oleh semua pengguna tanpa kecuali. Anda mungkin atau mungkin tidak menyukai pesan instan, menggunakan obrolan Skype atau Facebook, tetapi Anda mungkin memiliki alamat email.

Setiap hari kami menerima di kotak masuk kami tidak hanya pesan dari teman dan kolega, tetapi juga puluhan surat iklan, pemberitahuan, hanya spam. Untuk menghindari tenggelam dalam volume pesan yang masuk, sangat penting untuk mengembangkan dan menerapkan keterampilan email yang efektif.

hak cipta

Jadwalkan waktu pemeriksaan email

Jika Anda merasa menghabiskan terlalu banyak waktu untuk memproses surat, dan jumlah surat di kotak masuk Anda masih belum berkurang, cobalah untuk merencanakan waktu yang lebih ketat untuk memeriksa kotak surat Anda. Biasanya kami mulai memeriksa surat, menemukan tautan menarik dalam surat itu, pergi ke situs, dari sana ke yang lain … dan setelah setengah jam kami mengingat dan kembali ke penguraian surat. Akibatnya, waktu telah berlalu, tetapi masalahnya belum beranjak.

Oleh karena itu, cobalah untuk menyisihkan waktu terbatas tertentu bagi diri Anda sendiri untuk bekerja dengan surat. Setiap orang dapat mengatur frekuensi dan durasi interval ini sendiri secara mandiri, tergantung pada volume korespondensi mereka. Mungkin itu akan menjadi satu jam di pagi hari dan satu jam di akhir hari kerja, atau mungkin lebih nyaman bagi Anda untuk masuk ke akun email Anda setiap jam selama lima menit. Yang terpenting, cobalah untuk benar-benar mematuhi jadwal yang ditetapkan untuk diri sendiri dan tidak terganggu oleh apa pun dari luar. Kesadaran itu waktumu terbatas, pasti akan menyebabkan peningkatan efisiensi pemrosesan penerimaan pos.

Setiap huruf berarti tindakan

Aturan utama yang harus Anda terapkan saat mengurai surat adalah bahwa setiap surat terbuka mengharuskan Anda melakukan sesuatu. Jika Anda telah membuka surat, maka Anda tidak boleh meninggalkannya di Kotak Masuk lagi. Anda harus segera menanggapi surat tersebut, atau meneruskannya kepada seseorang yang lebih baik dalam menangani masalah ini, atau menjadwalkan tugas untuk Anda sendiri di Google Task atau kalender - dalam hal apa pun, sebagai akibat dari tindakan Anda, surat tersebut harus dihapus atau dipindahkan ke arsip, yaitu tinggalkan kotak masuk … Jika Anda mengikuti aturan sederhana ini, kotak masuk Anda akan dibersihkan cepat atau lambat.

hak cipta

Filter dan pintasan

Jika Anda menerima banyak email setiap hari, maka menguraikannya membutuhkan banyak waktu dan usaha di pihak Anda. Mengapa Anda tidak menggunakan sumber daya layanan pos untuk ini, terutama karena sebagian besar layanan memiliki fitur ini dan diimplementasikan dengan sempurna?

Ini tentang menyiapkan filter untuk pemrosesan email otomatis. Alih-alih mengklik secara manual pada setiap posting, dan setiap klik Anda adalah waktu dan usaha yang sama, cukup atur filter yang Anda inginkan sekali. Misalnya, semua pesan dari alamat kerabat Anda akan secara otomatis masuk ke folder Keluarga dan ditandai dengan penanda sebagai penting. Semua siaran pers masuk ke folder terpisah melewati folder Kotak Masuk, dan pemberitahuan dari jejaring sosial segera dikirim ke Sampah.

Dengan cara ini, Anda dapat mengkategorikan pesan sesuai dengan topik utama dan mempersiapkannya untuk pemrosesannya. Anda tidak akan lagi memiliki situasi di mana otak Anda, ketika mengurai surat, beralih dari pekerjaan rumah tangga ke masalah bisnis, dan kemudian segera ke surat hiburan, dan kemudian kembali.

Ada banyak sekali opsi untuk membuat berbagai filter, dan saya yakin begitu Anda membangun sistem penyaringan otomatis, Anda akan menghemat waktu berhari-hari dan berbulan-bulan. Selain itu, dengan menggunakan label atau distribusi yang ditetapkan berdasarkan folder, Anda dapat dengan mudah menemukan huruf yang Anda butuhkan di arsip (ingatkah Anda bahwa folder Kotak Masuk kami benar-benar kosong?).

Gunakan pencarian

Banyak pengguna, terutama pemula, menyimpan semua email mereka di Kotak Masuk karena mereka merasa tidak akan pernah menemukannya lagi saat pengarsipan. Jika Anda mengatur sistem filter dan pintasan, seperti yang dijelaskan di paragraf sebelumnya, maka arsip Anda sudah diatur dan lebih mudah dinavigasi di dalamnya. Tapi jangan lupa tentang bilah pencarian juga. Sebagai contoh, di Gmail, sistem pencarian huruf sangat sempurna (siapa yang meragukannya!) Sehingga tidak akan sulit menemukan huruf apapun.

Gunakan tanda

Banyak layanan email memiliki fitur untuk menandai pesan dengan penanda khusus (di Gmail, ini adalah bintang). Dengan bantuan mereka, mudah untuk menyorot pesan yang diperlukan yang memerlukan perhatian Anda dan menempatkannya di folder terpisah. Di Gmail, Anda dapat memilih kumpulan bendera Anda sendiri dan menggunakannya dengan cukup fleksibel. Dengan demikian, melihat sekilas isi kotak masuk Anda sudah cukup untuk membedakan email menurut kepentingannya.

Gunakan pintasan keyboard

Menggunakan hotkey dapat mempercepat pemrosesan korespondensi sehingga perlu menghabiskan beberapa jam untuk mempelajarinya. Tetapi sebelum itu, lihat pengaturannya (di Gmail itu Pengaturan - Umum - Pintasan) dan pastikan sudah diaktifkan. Setelah itu, cukup tekan tanda tanya pada keyboard dan Anda akan melihat prompt dengan semua hotkey Gmail.

Email adalah alat komunikasi yang hebat, tetapi itu tidak berarti Anda harus mencurahkan separuh hidup Anda untuk proses ini. Otomatisasi maksimum dari semua proses, balasan cepat atau penerusan pesan, perencanaan waktu Anda, bersama dengan tips lain dari artikel ini, akan memungkinkan Anda menangani sejumlah surat dengan lebih cepat dan menghemat lebih banyak waktu untuk aktivitas yang lebih menyenangkan.