Cara menghabiskan lebih sedikit waktu di email

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Memeriksa email telah menjadi kecanduan bagi banyak orang. Tapi Anda bisa menyingkirkannya dan meningkatkan produktivitas Anda.

Pemeriksaan email sangat mirip dengan ketergantungan. Ada beberapa alasan untuk ini.

• Sama seperti saat berhubungan seks, berjudi atau minum obat, hormon kesenangan dopamin dilepaskan di otak selama pengecekan email.
• Kami terus memeriksa kotak masuk kami karena kami ingin tetap mendapatkan informasi terbaru dan kami takut akan melewatkan sesuatu.
• Kami mengurai email sehingga kami dapat bersantai dan tidak melakukan hal-hal yang lebih sulit.

Tapi kali ini bisa jauh lebih baik dihabiskan. Kevin Cruz, penulis 15 Rahasia Manajemen Waktu: Bagaimana Orang-Orang Sukses Melakukan Segalanya, menawarkan lima tip untuk membantu Anda memotong waktu email Anda menjadi dua.

1. Tambahkan penguraian ke jadwal Anda

Jangan periksa email Anda, tetapi proseslah. Perlakukan pesan penguraian seperti yang Anda lakukan pada pekerjaan lain. Rencanakan, tambahkan ke kalender Anda, lalu mulai. Cruz menyarankan untuk menyortir surat Anda tiga kali sehari: pagi, siang dan malam.

Bukan jumlah waktu yang dihabiskan untuk bekerja dengan surat yang penting. Seseorang akan membutuhkan waktu tiga jam sehari untuk mengurai pesan, sementara yang lain membutuhkan waktu 30 menit. Hal utama adalah mendekati bisnis ini secara sadar, seperti pekerjaan biasa.

Kevin Cruz

2. Jangan mengirimkan salinan surat kepada semua orang

Semakin sedikit email yang Anda kirim, semakin sedikit yang Anda terima sebagai balasannya. Jadi cobalah untuk tidak memasukkan begitu banyak orang ke dalam salinan surat itu. Termasuk, jangan centang kotak "Reply to all".

Beberapa mampu memotong lalu lintas email hingga 50% ketika mereka melatih diri untuk berpikir dua kali sebelum mengirim email baru.

3. Filter pesan

Siapkan filter untuk meletakkan berbagai jenis huruf di folder yang berbeda. Dengan cara ini, Anda hanya dapat membuang waktu Anda untuk pesan yang sangat penting dan tidak kewalahan oleh yang lainnya.

4. Berhenti menggunakan kotak masuk Anda sebagai daftar tugas

Banyak orang mengirim sendiri pesan dengan tugas berbeda untuk nanti, mengubah kotak surat menjadi daftar tugas lain. Tapi ini hanya merusak produktivitas.

Cruz menyarankan pendekatan ini. Saat Anda membuka email baru, pertama-tama tanyakan pada diri Anda apakah Anda dapat menghapusnya. Jika tidak, pertimbangkan apakah Anda dapat mendelegasikannya kepada seseorang. Jika itu tidak mungkin, cari tahu apakah Anda dapat mengatasinya dalam waktu kurang dari lima menit. Jika demikian, bagus. Jika tidak, sisihkan surat itu untuk nanti. Tapi jangan tinggalkan di kotak masuk Anda, tetapi transfer ke kalender Anda dan pilih tanggal dan waktu tertentu ketika Anda bisa melakukannya.

5. Komunikasikan niat Anda kepada orang lain

Diskusikan hal ini dengan rekan kerja Anda, sehingga akan lebih mudah bagi Anda untuk tetap pada rencana tersebut. Beri tahu atasan Anda bahwa untuk meningkatkan produktivitas Anda, Anda akan menonaktifkan peringatan email baru dan hanya mem-parsing email pada waktu-waktu tertentu.

Juga setujui bagaimana Anda dapat dihubungi jika ada hal-hal yang mendesak.

Mencoba untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk bekerja dengan email, Anda harus mengubah kebiasaan Anda, dan ini selalu sulit untuk dicapai segera. Harap bersabar dan bersiaplah untuk menyadari bahwa tidak perlu menghabiskan begitu banyak waktu untuk mengirim surat.