Metode Inbox Zero adalah cara terbaik untuk menangani ribuan email yang belum dibaca

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Menjaga kotak masuk Anda tetap kosong itu mudah. Ini akan membantu Anda menjadi lebih produktif dan tidak pernah melewatkan pesan penting.

Sekelompok email yang belum dibaca terus-menerus menggantung di kotak masuk Anda akan membuat panik siapa pun. Jika Anda memiliki banyak mitra bisnis dan kolega yang berinteraksi dengan Anda melalui korespondensi, Anda hanya perlu menjaga kotak masuk email Anda tetap bersih dan rapi.

CEO JotForm Aytekin Tank adalah cara menarik untuk mengatur email yang disebut Inbox Zero. Seperti namanya, metodenya adalah dengan mengosongkan kotak masuk Anda.

Secara umum, Tank belum menemukan sesuatu yang baru. Inbox Zero dibuat sejak lama oleh penulis dan blogger Merlin Mann, dan ini adalah metode yang terbukti dan terkenal. Kira-kira teknik yang sama bekerja dengan dokumen dijelaskan oleh David Allen dalam bukunya "How to get things in order". Tank baru saja mengadaptasinya untuk antarmuka web Gmail.

Pengusaha Aytekin Tank, pendiri dan CEO JotForm

Saya menerima dan mengirim ratusan email setiap hari. Tetapi pada akhirnya, kotak surat saya selalu kosong. Saya tidak memiliki sekretaris untuk menangani korespondensi saya. Saya menganut prinsip yang disebut Inbox Zero. Ini tidak sulit.

Tank mencantumkan manfaat metode Inbox Zero:

• Anda tidak akan melewatkan pesan penting jika kotak masuk Anda kosong.
• Anda tidak akan membuat penerima Anda menunggu lama, karena Anda dapat langsung membalas surat mereka.
• Ratusan dan ribuan surat yang belum dibaca tidak akan menumpuk di kotak surat Anda.
• Anda akan menghemat lebih banyak waktu untuk tugas-tugas yang sangat penting dan tidak menghabiskan waktu berjam-jam mengutak-atik email.

Saya tahu banyak orang yang dengan hati-hati menyimpan semua surat mereka tanpa menghapus satu pun. Akibatnya, kotak masuk mereka mulai terlihat seperti umpan Twitter. Hal ini tidak nyaman. Anda akan terus-menerus tersesat dalam email.

Tangki Aytekin

Katakanlah Anda menggunakan Gmail - meskipun metode ini dapat disesuaikan dengan ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) atau klien email mana pun (Outlook, Thunderbird, atau Sylpheed). Mari kita lihat deposit pesan yang belum dibaca dan memulai.

1. Kosongkan kotak surat Anda

Jadi, dengan metode Inbox Zero, Anda harus bertindak tegas. Buka "Kotak Masuk", pilih semua surat yang terkumpul di sana dan arsipkan semuanya sekaligus. Bagi sebagian orang, ini akan tampak seperti kegilaan belaka, tetapi Tank merekomendasikan untuk melakukan hal itu.

Anda harus mulai dengan kotak surat kosong. Panduan ini tidak akan membantu Anda jika Anda memiliki puluhan ribu email di Kotak Masuk Anda. Jadi arsipkan semuanya dan mulailah dengan yang bersih.

Tangki Aytekin

2. Proses email Anda dalam urutan kronologis

Untuk mengembangkan kebiasaan sehat ini, Anda memerlukan sejumlah disiplin. Saat Anda memproses email, mulailah dengan pesan terlama dan lanjutkan ke yang terbaru. Dengan cara ini Anda akan menjaga urutan kronologis dan tidak akan bingung.

Ada dua fungsi untuk membantu Anda menangani email di Gmail:

Nyalakan Saklar Otomatis. Untuk melakukan ini, buka "Pengaturan" → "Umum", temukan item "Beralih otomatis" dan aktifkan. Nah, saat membalas atau mengarsipkan email, Gmail tidak akan mengembalikan Anda ke kotak masuk, tetapi akan menampilkan email berikutnya. Dengan cara ini Anda akan dapat memproses surat satu per satu sesuai urutan penerimaannya, tanpa gangguan.

Kemudian aktifkan tombol Kirim dan Arsipkan jika Anda tidak memilikinya. Buka "Pengaturan" → "Umum" dan cari item "Tampilkan tombol" Kirim dan arsipkan "sebagai tanggapan". Ini akan menghemat waktu Anda. Lagi pula, jika Anda sudah membalas surat itu, tidak ada gunanya menyimpannya di Kotak Masuk Anda, bukan? Klik tombol kirim dan email akan otomatis diarsipkan.

Dan inilah hal penting lainnya:

Jangan gunakan email sebagai obrolan. Tidak ada yang lebih buruk daripada menelurkan rantai balasan panjang dari surat-surat yang terus-menerus dikutip. Jika Anda perlu berbicara, gunakan messenger, obrolan Slack, atau kontak melalui telepon. Email tidak cocok untuk ini.

Tangki Aytekin

3. Dijawab - arsip

Aturan utama dari metode Inbox Zero adalah bahwa kotak masuk Anda bukanlah tempat untuk menyimpan surat Anda. Semua email di inbox harus segera diproses. Baca satu per satu dan balas serta arsipkan jika pesan memerlukan tanggapan, atau cukup arsipkan jika pesan tidak memerlukan tanggapan.

Jika Anda tidak dapat segera membalas email, ada dua opsi:

• Simpan ke aplikasi agenda Anda. Itu bisa berupa Evernote, OneNote, atau semacam pengelola tugas. Tetapkan tanggal sehingga program akan mengingatkan Anda untuk menulis jawaban Anda pada waktu yang tepat.
• Jika Anda dapat langsung menulis tanggapan, tetapi penerima akan menerimanya setelah beberapa saat, gunakan fitur pengiriman tertunda di Gmail. Outlook, Thunderbird, dan klien lain dapat melakukan hal yang sama.

4. Lakukan saja

Semuanya sesuai dengan ajaran David Allen yang agung dan perkasa. Jika email memerlukan tindakan yang akan memakan waktu beberapa menit, lakukan saja sekarang. Jangan menyalin surat itu ke daftar tugas Anda. Jangan tinggalkan di kotak masuk Anda.

Jika Anda perlu melakukan pembayaran, lakukan saja sekarang. Jika Anda perlu mengirim umpan balik ke rekan kerja, kirimkan segera. Jika kasusnya memakan waktu beberapa menit, tidak ada gunanya menundanya.

Tangki Aytekin

5. Gunakan pintasan keyboard

Pintasan keyboard secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk memproses email. Dengan mereka, Anda tidak perlu menggerakkan kursor mouse maju mundur. Tank merekomendasikan untuk mengingat dan menggunakan tiga tombol pintas:

• Tombol E memungkinkan Anda mengarsipkan pesan dengan cepat. Kami membacanya, menekan E, mengarsipkannya. Itu mudah.
• Tombol R digunakan untuk menulis tanggapan dengan cepat. Jika Anda perlu menjawab surat, tekan, masukkan jawabannya, tekan Enter.
• Tombol F meneruskan surat yang diterima ke penerima lain.

Saya tidak berpikir Anda memerlukan hotkey lainnya. Di Gmail, saya hanya menggunakan tiga pintasan keyboard. Untuk yang lainnya, ada mouse. Tetapi hotkey ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat melakukan tiga tindakan email yang paling umum, sehingga dapat menghemat banyak waktu.

Tangki Aytekin

6. Siapkan filter

Filter Email adalah alat yang sangat berguna yang melakukan banyak pekerjaan untuk Anda. Anda hanya perlu mengonfigurasinya sekali, dan mereka akan menghemat banyak waktu.

Jika di Kotak Masuk Anda secara teratur menemukan surat-surat yang tidak penting (pemberitahuan layanan Internet, surat otomatis, dan sebagainya), maka berhentilah berlangganan surat-surat itu, atau atur filter sehingga surat-surat tersebut diarsipkan secara otomatis.

7. Kotak masuk kosong - tutup surat

Saat Anda mencoba untuk fokus pada pekerjaan Anda, Anda tidak boleh terus-menerus terganggu oleh email. Jadi, tetap berpegang pada aturan: Saat kotak masuk Anda kosong, tutup tab Gmail atau klien email Anda dan lupakan email selama beberapa jam ke depan. Sibuk saja.

Matikan semua notifikasi email yang masuk. Mereka sangat mengganggu.

Anda dapat membuka email lagi setelah beberapa jam, memproses pesan yang terkumpul di sana, lalu kembali bekerja. Tujuan dari metode Inbox Zero adalah memaksa diri Anda untuk tidak terganggu oleh email yang masuk. Anda harus mengelola kotak surat Anda, bukan Anda.

Tangki Aytekin

Jika Anda telah mencoba teknik Inbox Zero dan siap memberi tahu Anda apa yang Anda dapatkan, atau ingin menyarankan metode yang lebih baik, tulis di komentar.