5 kesalahan utama dalam manajemen waktu yang menghalangi kita untuk bisa melakukan segalanya

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Kami membuat daftar tugas dan mencoba untuk tetap pada jadwal apa pun yang terjadi. Tetapi tidak peduli seberapa keras kita mencoba, tugas-tugas baru dan mendesak akan tetap muncul. Daftarnya semakin panjang, dan kita tidak bisa menghilangkan perasaan bahwa waktu benar-benar terlepas dari tangan kita. Jadi mari kita cari tahu kesalahan apa yang paling sering kita buat dan bagaimana mengatur waktu kita dengan benar.

1. Kami tidak memprioritaskan

Tentu saja, daftar tugas adalah cara yang efektif untuk mengatur pemikiran Anda tentang apa yang perlu dilakukan. Tetapi jika Anda tidak memprioritaskan, maka hal yang paling penting bisa hilang begitu saja. Anda perlu memahami arah, tujuan aktivitas Anda, dan tidak melompat dari satu tugas ke tugas lainnya. Prioritas yang tidak tepat dapat memberi tahu banyak tentang lingkungan kerja saat ini.

Banyak orang yang bekerja dalam tim merasa tidak nyaman ketika atasan atau kolega mereka meminta mereka untuk melakukan sesuatu: mereka menunda tugas mereka saat ini, tidak memprioritaskan, dan kemudian tidak mengikuti jadwal mereka. Karena itu, jika Anda merencanakan hari, minggu, atau bulan Anda, tanyakan pada diri Anda apa tugas terpenting bagi Anda selama periode ini.

Sering terjadi bahwa mengerjakan tugas penting membutuhkan semua pemikiran dan secara bertahap mengalir ke penundaan. Karena biasanya membutuhkan usaha mental yang serius dan fokus yang penuh. Jauh lebih menggoda untuk melakukan tugas kecil lima menit sepanjang hari daripada satu tugas besar yang tidak mudah, meskipun pada akhirnya membawa banyak keuntungan.

2. Kami melebih-lebihkan kekuatan kami

Melebih-lebihkan kemampuan Anda adalah dosa yang terkenal dalam manajemen waktu. Ketika Anda berpikir bahwa suatu tugas akan memakan waktu paling lama beberapa menit, tetapi itu memakan setidaknya setengah jam. Untuk menghindari situasi ini, sebelum mulai bekerja, tuliskan di suatu tempat berapa banyak waktu yang akan Anda habiskan untuk itu.

Jika tugas memakan waktu 25-30 menit, pastikan untuk memasukkannya ke dalam jadwal.

Kiat lain: pikirkan dua kali berapa lama tugas itu sebenarnya berlangsung.

Jika Anda yakin bahwa pekerjaan itu berdurasi 30 menit, sisihkan satu jam dalam jadwal Anda untuk alasan keamanan. Jika tidak, Anda mungkin menjadi salah satu pecandu kerja malang yang bekerja sepanjang malam.

Di awal hari Anda, luangkan waktu 10 menit untuk memeriksa jadwal Anda. Fakta: 10 menit perencanaan di pagi hari akan menghemat satu jam selama hari kerja Anda. Tetapi jangan mengunggah seluruh jadwal Anda, ingatlah untuk menyisakan waktu luang untuk tugas-tugas baru dan / atau tidak terduga.

3. Terganggu

Perhatian yang terganggu adalah penyebab utama penundaan. Dan yang terpenting, jejaring sosial dan surat mengalihkan perhatian kita dari pekerjaan. Untuk menghindarinya, kami menyarankan Anda untuk menonaktifkan pemberitahuan kotak masuk saat Anda mencoba untuk fokus pada nuansa tugas, atau menentukan interval pemberitahuan, misalnya, setiap tiga jam. Ini akan membantu Anda untuk tidak terganggu oleh huruf setiap dua menit.

Cara hebat lainnya untuk melakukan ini adalah dengan menyisihkan waktu khusus dalam jadwal Anda yang akan Anda habiskan untuk bekerja dengan kotak masuk Anda. Terus-menerus memeriksa surat Anda berarti tidak terlalu memperhatikannya: Anda dengan cepat memindai surat itu dan dengan cepat mengirim tanggapan, seringkali tidak akurat dan dengan kesalahan ketik. Meminta maaf dan menjelaskan kembali apa yang Anda maksud sebenarnya adalah buang-buang waktu yang sebenarnya bisa dihindari.

Kekacauan juga bisa sangat mengganggu. Folder berserakan dengan kertas di atas meja, kekacauan dalam perlengkapan kantor, catatan yang tidak dapat ditemukan dalam kekacauan ini … Buatlah aturan untuk membersihkan meja Anda setiap kali di akhir minggu dan dengan kejam membuang kertas yang tidak berguna untuk Anda dan tidak mungkin dibutuhkan.

4. Kami berpikir bahwa menghitung waktu yang dihabiskan tidak perlu

Ada dua cara untuk membebaskan waktu: mengabaikan tugas baru, atau merasionalisasi penggunaannya. Tetapi sampai Anda mulai melacak berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk aktivitas tertentu, Anda tidak akan tahu metode mana yang tepat untuk Anda.

Selama satu atau dua minggu, cobalah untuk melacak waktu yang Anda habiskan untuk tugas kerja. Ini akan membantu Anda untuk melihat dan menganalisis bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda, dan di masa depan - untuk menghindari kesalahan Anda sendiri.

Apakah Anda terus-menerus terganggu oleh panggilan telepon atau mengetuk pintu Anda? Apakah Anda menghabiskan terlalu banyak waktu di Internet atau terlalu sering memeriksa email? Lihat berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk melakukan tugas-tugas yang tidak produktif ini, dan kembangkan strategi untuk mengabaikannya atau mengurangi jumlahnya.

5. Kami percaya pada multitasking

Pakar manajemen waktu mengatakan dengan satu suara: tidak ada yang namanya multitasking. Apa yang biasa disebut sebagai "multitasking" sebenarnya melempar dari satu tugas ke tugas lainnya, dan tidak ada yang baik tentang itu.

Untuk hasil terbaik, Anda perlu berkonsentrasi pada satu tugas, mengatur timer dan bekerja pada waktu yang ditentukan hanya untuk itu.

Ulangi untuk diri sendiri seperti mantra: "Sekarang saya akan menyelesaikan tugas ini" - dan Anda tidak akan melompat dari satu tugas ke tugas lainnya.