Cara yang tidak jelas tetapi berhasil untuk mengurangi waktu pengiriman surat Anda

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Untuk mengoptimalkan waktu yang Anda habiskan untuk bekerja dengan email Anda, jangan mencoba untuk menempatkan email Anda dalam urutan yang sempurna. Semuanya jauh lebih sederhana, kata seorang karyawan MailChimp. Beberapa langkah sederhana - dan Anda hanya perlu satu setengah jam sehari untuk menangani semua surat.

Jon Smith dari tim dukungan MailChimp telah menemukan formula email yang sempurna dengan coba-coba. Pertama, dia membuat banyak folder, lalu menghapus satu per satu, tetapi tidak ada satu pun dari pendekatan ini yang berhasil. Dan kemudian dia datang ke sistem yang sama sekali berbeda.

Terlepas dari kenyataan bahwa membalas surat hampir menjadi pusat pekerjaannya, ia mampu mengurangi waktu yang dihabiskan untuk berbagai tindakan dengan surat menjadi satu setengah jam sehari. Dia menemukan bahwa bahkan ketika kotak surat penuh dengan surat, beberapa tindakan sederhana dapat membalikkan keadaan.

Apa yang seharusnya tidak Anda buang waktu?

Seperti yang dikatakan John, pada awalnya dia mencoba mengklasifikasikan surat dan membuat semua jenis folder: untuk pesan dari bos, untuk informasi tentang berbagai proyek, pesan yang perlu diambil tindakan apa pun, dan sebagainya. Dia percaya bahwa ini akan membantunya menghemat waktu. Namun kenyataannya, ia mulai menghabiskan lebih banyak waktu untuk menghafal sistem klasifikasinya dan lebih sedikit waktu untuk pekerjaan itu sendiri.

Misalnya, saya menerima pesan dari bos saya tentang proyek yang sedang saya kerjakan, dan pesan ini juga mengharuskan saya untuk mengambil tindakan tertentu. Di folder mana harus ditempatkan? Dan seberapa besar kemungkinan saya ingat ke mana harus mencari surat ini nanti?

John Smith

Jadi John memutuskan untuk menyingkirkan semua folder, dan kekacauan total terjadi di suratnya. Kurangnya sistem tidak lebih baik dari sistem yang terlalu kompleks. Kemudian John memutuskan untuk sekali lagi mempertimbangkan pendekatannya untuk bekerja dengan surat. Dia memutuskan untuk menyortir surat-surat itu bukan berdasarkan subjek, tetapi berdasarkan jenis tindakan yang harus mereka ambil. Berikut cara melakukannya.

Jangan terlalu rumit

Tinggalkan saja di Kotak Masuk Anda hanya pesan yang perlu Anda balas. Yang paling penting, jika Anda tidak dapat langsung mengetahuinya, tandai sebagai belum dibaca.

Mungkin ini akan tampak tidak logis bagi Anda, karena hal-hal yang paling membakar harus dilakukan secepat mungkin. Memang, dan terkadang memang ada kebutuhan untuk segera menanggapi pesan semacam itu. Tetapi dengan menandai pesan penting yang belum dibaca, Anda pasti tidak akan kehilangannya di massa umum. Plus, dengan cara ini Anda tidak perlu memindahkan email-email ini: mereka tetap berada di Kotak Masuk Anda dan terus mendapatkan perhatian hingga Anda menjangkaunya.

Saya mencoba memastikan bahwa lebih dari 60–70 pesan tidak menumpuk di kotak surat saya sekaligus. Ini persis jumlah huruf yang bisa saya tangani dengan mudah dalam sekali duduk.

John Smith

Buat jadwal surat reguler untuk Anda sendiri

John menyisihkan satu jam setiap pagi untuk membersihkan kotak surat. Seperti yang telah disebutkan, dia sering meninggalkan pesan penting "belum dibaca". John dengan cepat membaca buletin dan komunikasi internal perusahaan dan menanggapi sebanyak mungkin pesan yang tidak mendesak yang dapat dia tangani dalam waktu itu.

Ketika jam untuk mengirim surat berakhir, John Smith tidak menutup kotak surat, tetapi tidak terlalu memperhatikannya. Saat pesan baru tiba, dia dengan cepat memindai konten dan nama pengirimnya untuk memprioritaskannya. Jika sebuah pesan dapat dijawab tanpa mengganggu aktivitas lain untuk waktu yang lama, John melakukannya. Tapi dia tidak mulai mengirim surat lagi.

Menjelang akhir hari kerja, John menyisihkan 30 menit lagi untuk mengabdikan mereka secara eksklusif untuk bekerja dengan surat. Pada saat ini, ia terlibat dalam surat-surat yang mengharuskannya untuk mengambil tindakan apa pun: memberikan persetujuan, menulis jawaban terperinci, atau membuat keputusan apa pun. Saat itulah dia memperhatikan pesan yang dia tandai belum dibaca.

Saya dapat menghabiskan lebih banyak waktu bekerja dengan surat, tetapi kendala waktu seperti itu membantu saya untuk berkonsentrasi lebih baik dan menjadi lebih produktif.

John Smith

Klasifikasikan email berdasarkan jenis tanggapan

Untuk beberapa pesan, John masih membuat folder terpisah. Surat-surat tertentu yang tidak dia tandai belum dibaca, dia bagikan hanya dalam dua arah. Pesan yang memerlukan tindakan atau tanggapan apa pun dari kolega (tidak harus mendesak), John menempatkan di folder "To Do". Ini untuk email yang dapat ditangani pada hari berikutnya atau lebih lambat dalam seminggu.

Bahkan surat yang kurang mendesak John pindah ke folder "Baca". Selain itu, ia menggunakan filter khusus yang secara otomatis menempatkan buletin di folder ini. Hanya perlu beberapa menit untuk memasang filter, tetapi langkah sederhana ini akan menghemat banyak waktu dan tenaga Anda di kemudian hari.

Jika Anda menggunakan metode ini, Anda akan mendapatkan tiga folder aktif, berbeda dalam urgensi menanggapi pesan: Kotak masuk dengan pesan yang belum dibaca, To do dan Read.

Arsipkan pesan

Untuk yang lainnya, John Smith menggunakan fitur pengarsipan pesan. Ini membantunya membersihkan kotak surat dan kepala tugas yang tidak perlu.

Segera setelah saya membaca pesan dan mengambil tindakan yang diperlukan, baik itu berita perusahaan atau buletin yang saya langgani, saya mengarsipkannya.

John Smith

Jika pesan berisi informasi penting yang ingin disimpan John untuk referensi di masa mendatang, ia menandai pesan yang diarsipkan dengan tanda bintang agar dapat ditemukan lebih cepat.

Berhati-hatilah saat memutuskan untuk menghapus postingan

John jarang menggunakan fitur hapus pesan. Ini adalah pelajaran yang dia pelajari dari latihan nyata. Suatu hari, John menghapus pesan dari seorang rekan yang berisi informasi yang dia anggap tidak penting saat itu. Setelah karyawan ini meninggalkan perusahaan, John membutuhkan informasi dari surat itu. Kemudian dia menyadari bahwa dia dalam masalah.

Setelah itu, saya mulai menghapus hanya surat-surat yang pasti tidak akan berguna bagi saya di masa depan. Jangan tersinggung, rekan-rekan terkasih, yang mengirimi saya-g.webp

John Smith

Untuk sampai pada sistem ini, John Smith mencoba banyak pendekatan berbeda yang tidak cukup efektif baginya. Dia menguji metode yang digunakan orang lain, tetapi segera dia menyadari bahwa dia perlu mencoba sesuatu yang berbeda. John sampai pada kesimpulan bahwa sistem apa pun hanya berfungsi jika cocok dengan kondisi pekerjaan Anda.

Coba metode ini atau temukan cara Anda sendiri. Anda mungkin dapat menemukan cara untuk menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengirim surat.