Bagaimana menyelesaikan lebih banyak dan bekerja lebih sedikit

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Dalam 4, 5 jam, Anda dapat melakukan lebih dari sehari penuh di kantor. Hari ini kami menerbitkan enam tips menarik dari Elena Prokopets, seorang penulis dan penulis keliling, tentang temuan budaya.

Kemarin saya melintasi dua perbatasan, menyelesaikan tiga proyek yang sedang berjalan dengan klien, menutup kesepakatan dengan prospek yang bagus, dan di malam hari saya makan malam di rumah dengan belahan jiwa saya.

Saya bekerja 25 jam seminggu, tidur delapan jam sehari, tidak punya jadwal, dan masih bisa melakukan lebih banyak hal daripada ketika saya terpaku di meja kantor saya selama lebih dari 60+ jam seminggu.

Saya jauh dari manusia super. Semua yang dijelaskan di atas hanyalah contoh ilustrasi.

Anda tahu, menjadi independen dari tempat dan bekerja untuk diri saya sendiri selama lebih dari setahun, saya belajar beberapa pelajaran berharga dalam efisiensi dan mengatur waktu saya sendiri.

Di bawah ini adalah daftar peretasan kehidupan yang mungkin tampak sangat sederhana. Namun, begitu Anda benar-benar mencobanya, Anda akan melihat bahwa tugas Anda semakin lama semakin sedikit.

1. Manfaatkan efek Zeigarnik

Otak memiliki fungsi bawaan yang mengganggu untuk terus-menerus mengingatkan Anda tentang hal-hal yang belum selesai, sehingga mendorong Anda untuk menyelesaikan tugas. Ini adalah efek Zeigarnik, dan ini akan membantu Anda menyelesaikan tugas yang telah Anda mulai.

Tidak masalah apakah Anda ingin masalah itu dipecahkan atau tidak, ambillah setidaknya satu langkah kecil ke arah itu.

Menghadapi krisis kreatif dan tidak bisa menulis? Buka file kosong dan mulailah mengetik apa pun yang Anda suka. Perlu mulai merencanakan pernikahan Anda? Mulailah dengan mencari buket pengantin. Apakah Anda perlu mengembangkan strategi pemasaran untuk perusahaan Anda besok? Rekam beberapa ide di video untuk membantu Anda memulai.

Dalam 99% kasus, Anda akan mengerjakan tugas sampai akhir yang pahit.

2. Gunakan alat untuk manajemen proyek (bukan hanya untuk kasus kerja)

Otak kita tidak menyukai tugas yang menantang. Ketika dihadapkan dengan beberapa tugas abstrak, katakanlah, "buat kampanye pemasaran bulanan", dia segera menjadi putus asa dan lebih suka melakukan hal-hal mudah yang dia lakukan.

Inilah sebabnya mengapa perlu untuk membagi setiap bisnis besar menjadi beberapa langkah sederhana, kecil, dan dapat dicapai.

Di sinilah alat manajemen proyek ikut bermain. Anda tidak ingin melewatkan langkah penting, bukan?

Ada banyak sekali aplikasi manajemen proyek pribadi gratis dan berbayar. Saya paling suka pendekatan visual untuk manajemen.

Apa yang sangat hebat dari aplikasi ini adalah Anda dapat menyusun informasi seperti yang ada di benak Anda - dalam bentuk hubungan, bukan linier. Ini berarti bahwa alih-alih menggambar rencana langkah-demi-langkah linier, Anda dapat membuat gambaran rinci proyek dengan beberapa aliran tindakan yang terjadi secara bersamaan atau satu demi satu. (Baca lebih lanjut tentang pemetaan pikiran dan alat untuk itu di sini).

Dengan kata lain, Anda menggambar peta visual yang memungkinkan Anda melihat sekilas keseluruhan proyek, plus membantu Anda mengambil langkah-langkah kecil yang mengarah ke tujuan Anda.

Berikut adalah contoh proyek semacam itu:

Mengapa pendekatan visual ini sangat cocok untuk saya (dan mungkin juga cocok untuk Anda):

1. Anda selalu tahu langkah apa yang harus dilakukan selanjutnya, sehingga Anda bahkan tidak meninggalkan kesempatan untuk menunda-nunda.
2. Anda memiliki gambaran besar dan jelas tentang tujuan Anda dalam sekejap.
3. Merencanakan seluruh proyek semudah menggambarnya di atas kertas (yang telah saya lakukan sebelumnya), dan menggunakan rencana jauh lebih nyaman.
4. Jika Anda bekerja dalam tim, akan selalu jelas apa yang telah dilakukan dan apa yang sedang dilakukan sekarang. Ini berarti akan ada lebih sedikit kesalahan dan tenggat waktu yang terlewat.

Alat populer lainnya yang saya suka gunakan termasuk,, Trello, dan.

3. Ubah kebiasaan Anda

Saat ini mudah untuk menemukan informasi tentang cara mengikuti semua bisnis Anda, tetapi berapa banyak dari Anda yang menerapkan tips ini? Saya juga berada di kapal ini.

Kita semua memiliki kebiasaan dan sangat mengubahnya. Namun, satu solusi cerdas untuk masalah ini dapat ditemukan dalam The Power of Habit karya Charles Duhigg. Penulis menyebutnya sebagai siklus kebiasaan. Singkatnya, kebiasaan memiliki tiga komponen: stimulus (pemicu yang mendahului kebiasaan), perilaku kebiasaan (benar-benar mengulangi suatu tindakan), dan hadiah (hadiah eksternal dan internal yang Anda terima untuk melakukan tindakan kebiasaan).

Sekarang kabar buruknya adalah tidak mungkin Anda dapat mempengaruhi rangsangan. Kabar baiknya adalah Anda dapat mengubah perilaku yang Anda miliki.

Ada banyak hal tidak produktif yang telah saya lakukan dan lakukan, tetapi saya selalu merasa bersalah tentang kenyataan bahwa hal pertama di pagi hari saya mulai memposting ke jejaring sosial dan media. Gangguan berbagi posting baru di blog Anda tidak apa-apa. Tetapi saya tahu bahwa saya dapat dengan cepat terjebak dalam menjelajahi Web tanpa berpikir selama beberapa jam dan itu akan membuat hari saya berantakan.

Solusinya adalah menjadwalkan apa yang perlu dilakukan pada jaringan dan media pada malam sebelumnya. Tentukan sendiri waktu yang tepat untuk melakukannya, dan lakukan setiap hari.

Pendekatan ini berlaku untuk setiap stimulus yang mengarah pada perilaku negatif.

Setiap kali Anda melakukan tindakan kebiasaan baru, pastikan Anda menghargai diri sendiri untuk itu. Buat ritual untuk diri sendiri yang akan membantu Anda mengantisipasi perilaku negatif Anda, seperti menjelajahi web secara sembarangan, menghabiskan uang, atau makan permen, dan hadiahi diri Anda dengan sesuatu yang menyenangkan setiap kali Anda bisa menghindarinya.

Ulangi selama 21 hari sampai kebiasaan baru itu melekat.

4. Gunakan aturan 90 menit

Sekitar 50 tahun yang lalu, ahli saraf Nathaniel Kleitman menemukan bahwa tubuh kita bergerak dari puncak ke puncak setiap 90 menit sepanjang hari. Fenomena ini juga dikenal sebagai ritme ultradian. Sederhananya, kita hanya bisa produktif selama 90 menit.

Apa yang terjadi setelah 90 menit? Kita mulai mencari bahan bakar tambahan dalam bentuk kafein, permen, atau hormon stres kita sendiri: adrenalin, norepinefrin, dan kortisol. Pada saat ini, kita kehilangan fokus, kita berhenti berpikir jernih dan melihat keseluruhan gambar.

Kemarin saya berjalan seperti ini: Saya tiba di bandara dan bekerja di kedai kopi 90 menit sebelum naik (tidak ada Wi-Fi), menonton film selama penerbangan dan kembali bekerja di kereta dari Swiss ke Prancis. Ketika saya sampai di rumah, saya segera memeriksa kotak masuk saya, makan malam, dan bekerja selama 90 menit lagi.

Hasilnya, hanya dalam 4,5 jam saya melakukan sebagian besar pekerjaan yang seharusnya saya habiskan selama 8 jam sehari sebelumnya.

5. Prioritaskan yang terakhir

Seorang eksekutif Pentagon dengan brilian menyimpulkan inti dari nasihat ini:

Pertama, saya membuat daftar prioritas: pertama, kedua, ketiga, dan seterusnya. Dan kemudian saya mencoret semua yang ada di bawah yang ketiga.

Ini adalah aturan emas untuk daftar tugas harian apa pun. Pindahkan semua tugas setelah hari ketiga ke hari berikutnya.

Tidak dapat menentukan tugas mana yang lebih penting?

1. Pertimbangkan apakah ada ketergantungan antar tugas. Apakah mungkin untuk mengambil langkah A tanpa mengambil langkah B? Jika tidak, maka tugas B lebih penting. Pilih tugas-tugas yang mempengaruhi kesuksesan masa depan Anda.
2. Gunakan matriks keputusan.

Segala sesuatu di sudut kanan atas harus ditandai dengan label "Lakukan sekarang". Masalah dengan dampak tinggi, yang sulit diselesaikan, perlu dicampur dengan yang lain, lebih mudah. Tugas dengan dampak kecil yang mudah dilakukan layak untuk didelegasikan.

6. Atur "hari bandara"

Bagi saya, tempat kerja yang super produktif adalah bandara dan pesawat terbang. Bahkan, saya lebih suka menghubungkan penerbangan lebih sering daripada penerbangan langsung (mereka, antara lain, lebih murah setidaknya $ 100), dan saya mencoba untuk menyelesaikan tugas sebanyak mungkin pada hari-hari ketika saya di jalan, dan tidak ketika saya bekerja dari rumah.

Sekarang izinkan saya menjelaskan.

Anda memiliki waktu yang sangat terbatas (sebelum keberangkatan atau sebelum naik pesawat) dan Wi-Fi gratis terbatas. Ini berarti Anda dapat melakukan sprint selama 90 menit untuk tetap produktif.

Anda tidak perlu mengalihkan perhatian saat berada di pesawat: telepon Anda dimatikan, dan hanya ada pekerjaan murni dan efisien yang perlu dilakukan dalam waktu terbatas. Saya sering mencoba untuk menciptakan kembali suasana yang sama di rumah: Saya mematikan Internet dan melakukan pekerjaan saya selama 90 menit tanpa terganggu oleh hal lain.

Mari kita rangkum. Berikut adalah rencana untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan mengurangi pekerjaan:

1. Ambil langkah pertama dalam bisnis Anda dan biarkan efek Zeigarnik membantu Anda menyelesaikannya.
2. Gunakan alat manajemen proyek untuk memperjelas apa yang perlu dilakukan dan tetap fokus.
3. Lacak iritan Anda dan ubah menjadi kebiasaan positif.
4. Gunakan aturan 90 menit.
5. Prioritaskan dan kerjakan tugas yang paling penting.
6. Singkirkan apa pun yang mengalihkan perhatian Anda. Misalnya, beri diri Anda "hari bandara".