Cara mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis tanpa dokumen: pengalaman pribadi

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Kami memberi tahu Anda tentang masalah utama perjalanan bisnis dan menjelaskan bagaimana Anda dapat menyelesaikannya.

Masalah # 1. Sistem persetujuan yang lamban

Setiap perjalanan adalah sekelompok korespondensi di mana saya bertindak sebagai perantara. Butuh banyak waktu untuk mengirim pesan, selain itu ada peluang untuk bingung dan membuat kesalahan, terutama ketika beberapa orang terbang.

Suatu kali saya salah memahami seorang karyawan dan menyetujui tiket untuk penerbangan yang salah. Itu tidak dapat dikembalikan, jadi perusahaan harus mengeluarkan uang untuk tiket kedua, dengan tanggal yang benar, dan kehilangan sekitar 10 ribu rubel.

Bagaimana memecahkan masalah?

Pendek: mengotomatisasi proses.

Layanan untuk pemesanan perjalanan online mengatasi tugas ini - saya mengujinya. Ini dapat digunakan untuk merencanakan perjalanan bisnis, membeli tiket pesawat dan kereta api, dan memesan hotel. Anda tidak perlu membayar untuk menghubungkan dan menggunakan layanan ini.

Layanan ini dapat digunakan tidak hanya oleh kepala dan manajer kantor, tetapi juga oleh seluruh karyawan perusahaan. Tidak ada batasan jumlah pengguna, jadi saya langsung mengunggah data semua orang yang melakukan perjalanan bisnis ke profil Lifehacker di OneTwoTrip for Business. Anda dapat menambahkannya secara manual atau dari file XLS dan CSV. Untuk melakukan ini, di bagian "Karyawan" ada tombol "Impor".

Saat menambahkan pengguna, Anda dapat langsung memasukkan data paspor Rusia dan asing, agar tidak mengisinya lagi setiap saat.

Untuk setiap karyawan, Anda dapat mengatur batas perjalanan dan membatasi hak akses. Misalnya, tetapkan batas untuk satu pesanan dan pilih hotel hingga tiga bintang. Ketika seorang karyawan pergi, profil mereka diblokir. Dia tidak akan bisa masuk ke akun pribadinya, tetapi seluruh sejarah dan pelaporan tentang dia akan tetap ada.

Ini sangat menyederhanakan pekerjaan saya: seorang karyawan dapat masuk ke akun pribadinya dengan kata sandinya, memilih penerbangan dan hotel yang diinginkan dan memesannya tanpa membayar. Untuk menyetujui tiket, Anda tidak perlu mengirim tangkapan layar ke Telegram: direktur, sebagai administrator, melihat reservasi dan pesanan semua karyawan di bagian "Pesanan".

Masalah # 2. Biaya tinggi

Kami mencoba merencanakan perjalanan jauh-jauh hari agar bisa membeli tiket lebih murah. Benar, ini tidak selalu berhasil.

Bagaimana memecahkan masalah?

Pendek: hemat tiket dan hotel dengan membelinya melalui layanan perjalanan online.

OneTwoTrip for Business menjamin bahwa harga tiket pesawat sama atau lebih murah daripada untuk perorangan.

Penghematan dicapai melalui omset tinggi dan kontrak langsung dengan maskapai penerbangan dan hotel.

Situs ini menawarkan sekitar 2 juta pilihan akomodasi untuk berbagai anggaran: hotel, apartemen, hostel. Lebih dari 1.000 yang paling populer memiliki hubungan mereka sendiri dengan OneTwoTrip for Business. Jika objek yang dibutuhkan klien tidak ada dalam sistem, layanan dapat membuat kontrak dengannya berdasarkan permintaan.

Jika rencana dikonfirmasi dan perjalanan disetujui, tiket dapat dibeli dalam dua klik. Jika tidak, batalkan saja reservasi Anda. Semua kartu loyalitas maskapai penerbangan valid, sehingga Anda dapat terus mengumpulkan miles. Layanan mengatur promosi dengan bank: misalnya, dapat mengembalikan cashback dengan bonus untuk pembelian dengan kartu perusahaan.

Masalah # 3. Tiket panjang dan penagihan

Ketika tiket dan hotel sudah disepakati dengan pengelola, saya menghubungi pihak maskapai dan pihak hotel untuk menerima invoice pembayaran. Setiap organisasi memiliki aturan pembayaran sendiri untuk badan hukum: di suatu tempat Anda perlu menulis ke email, di suatu tempat Anda perlu mengisi file Excel dengan detail perusahaan, di suatu tempat - formulir di situs web. Kebetulan saya harus berulang kali menelepon hotline untuk mendapatkan dokumen. Dibutuhkan banyak waktu, dan penerbitan tiket terkadang memakan waktu beberapa hari. Beberapa perusahaan tidak mengeluarkan faktur kepada badan hukum sama sekali. Dalam kasus seperti itu, Anda harus menghentikan pembelian dan mencari penerbangan atau hotel lain.

Bagaimana memecahkan masalah?

Pendek:bayar tiket dan hotel dengan satu faktur di situs web layanan untuk mengatur perjalanan bisnis.

Di OneTwoTrip for Business, saya dan karyawan lain yang memiliki akses yang sesuai dapat memesan dan membayar tiket dan hotel semudah individu. Seluruh proses memakan waktu 2-3 menit: Anda memasukkan akun pribadi Anda, mengisi tanggal dan tujuan dan memilih penerbangan yang diinginkan. Anda tidak perlu memasukkan data paspor dan nomor kartu bonus, mereka akan dimuat secara otomatis ketika Anda memilih seorang karyawan dari daftar.

Selain itu, Anda dapat membuat rencana perjalanan yang rumit atau mengatur perjalanan Anda dengan lebih fleksibel. Misalnya, terbang suatu hari dengan maskapai yang berbeda: di pagi hari dari Ulyanovsk ke Moskow dengan Aeroflot, dan di malam hari kembali ke Pobeda. Hal ini diperbolehkan karena layanan online dapat "menempelkan" tiket dari maskapai yang berbeda dalam satu urutan. Jika Anda mengatur perjalanan Anda sendiri, dalam hal ini, akan memakan lebih banyak waktu: korespondensi dengan dua maskapai penerbangan, dua faktur pembayaran, dua kali lebih banyak dokumen penutup.

Anda dapat membayar tiket dan hotel dengan dua cara: dengan deposit dan menggunakan kartu bank perusahaan. Saya menggunakan setoran - Anda harus mengisinya terlebih dahulu untuk jumlah berapa pun dengan membuat faktur dari bagian "Akun". Pembelian terjadi segera, dan tidak hanya selama jam buka bank.

Untuk masalah apa pun, Anda dapat menghubungi tim dukungan layanan. Dia bekerja sepanjang waktu dan akan memberikan bantuan, bahkan jika force majeure terjadi di malam hari atau di akhir pekan.

Masalah No. 4. Menutup dokumen

Perjalanan bisnis tidak berakhir dengan pembelian tiket dan reservasi hotel. Lebih banyak upaya diperlukan untuk mempersiapkan dokumen penutup. Mereka harus diminta secara terpisah dari maskapai penerbangan dan hotel, yang mengirimkannya secara eksklusif dalam bentuk kertas. Seringkali, pengiriman tidak sampai melalui pos dan hilang. Ini terungkap selama periode pelaporan, jadi Anda harus segera mencari kontak seseorang yang dapat menggandakan dokumen penutup.

Bagaimana memecahkan masalah?

Pendek:mempercayakan pembentukan dokumen penutup OneTwoTrip for Business.

Di OneTwoTrip for Business dengan faktur dan laporan, semuanya jauh lebih sederhana. Setiap bulan kami menerima tindakan untuk semua layanan dan faktur untuk hotel dengan PPN, setiap kuartal - tindakan rekonsiliasi. Semua faktur dan laporan disimpan di bagian "Dokumen". Anda dapat mengonfigurasi karyawan mana yang memiliki akses ke mereka - sekretaris, akuntan, manajer. Dokumen tidak memiliki batasan pada periode penyimpanan di akun pribadi Anda dan tersedia setiap saat.

Apa intinya?

Mengatur perjalanan bisnis melalui menghemat uang dan waktu. Layanan ini memungkinkan Anda untuk:

• menolak korespondensi panjang dengan maskapai penerbangan dan hotel;
• mengkoordinasikan perjalanan langsung dengan kepala;
• pesan pilihan penerbangan dan akomodasi yang paling menguntungkan;
• mengeluarkan tiket dan hotel dalam 2-3 menit di satu tempat;
• membayar tiket tanpa menunggu faktur;
• menyederhanakan persiapan dan penyimpanan dokumen penutup.