Sistem GTD, terbukti selama bertahun-tahun praktek

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Pembaca kami Oleg Bondarenko membagikan sistem GTD-nya yang telah terbukti untuk mengatur urusan dan semua kehidupan. Bukan rahasia lagi bahwa kita tahu hampir segalanya tentang GTD dan mekanik serupa, tetapi jarang yang bisa menggunakannya untuk waktu yang lama. Kami yakin bahwa kisah sukses di bidang ini akan menarik bagi Anda.

Berikut ini adalah ringkasan implementasi GTD pribadi dalam bentuk yang telah teruji selama bertahun-tahun. Mungkin itu akan membantu seseorang.

Saya membagi tugas, ide, pemikiran yang masuk sebagai berikut:

• Apa yang bisa langsung didorong ke pemain lain, saya langsung mendorongnya. Saya menambahkan tugas pengingat "Periksa eksekusi".
• Apa yang bisa dilakukan sekarang dalam 5-15 menit. Aku duduk dan melakukannya.
• Yang membutuhkan lebih banyak waktu atau tidak dapat dilakukan sekarang. Ini juga termasuk tugas pengingat dari jenis "Periksa status proyek XXX". Segera saya memasukkannya ke dalam daftar tugas di ponsel saya atau Google Tasks - semuanya disinkronkan.
• Apa yang menarik dan mungkin menjanjikan. Saya memasukkannya ke dalam sekelompok Evernote. Saya meninjaunya seminggu sekali, mengurutkannya berdasarkan buku catatan. Sesuatu tumbuh menjadi tugas.

Lebih detail pada poin ke-3.

Untuk berhasil mempertahankan daftar tugas, formalisasi yang ketat diperlukan, meminimalkan biaya pengelolaan dan memperoleh data. Ini dicapai dengan cara berikut.

Setiap tugas memiliki nama terstruktur seperti: Proyek | Objek | Tindakan

Proyek - ini adalah pengelompokan tugas yang besar, kode yang disingkat seperti RUMAH, KANTOR, KLIEN1, … Untuk setiap Proyek, harus ada rata-rata 1-10 tugas. Jika ada lebih banyak tugas secara konsisten untuk Proyek, saya mengalokasikan sebagian ke Proyek tambahan. Dengan demikian, pengelompokan tugas selalu satu tingkat. Seperti yang telah ditunjukkan oleh praktik, pengelompokan tugas yang lebih visual dalam bentuk pohon multi-level sebenarnya tidak perlu memakan waktu dan mengurangi motivasi untuk penggunaan sistem yang efektif.

Mencari tugas dalam Proyek dilakukan dengan fungsi dasar: mencari atau menyortir adalah cara favorit saya.

Sebuah Objek - ini adalah objek atau orang di mana Anda perlu melakukan suatu tindakan. Semuanya sederhana di sini.

Tindakan - tindakan dasar yang harus dilakukan pada Object.

Poin utama lainnya: setiap tugas mengandung tenggat waktu … Jika Anda tidak yakin tentang tanggal jatuh tempo tugas, atur yang sekarang. Jika Anda menetapkan tanggal saat ini dan tidak melakukan hal lain, besok tugas akan ada dalam daftar lewat waktu dan Anda harus membuat keputusan tentangnya. Misalnya, hapus dari catatan kehidupan.

Terkadang, untuk Proyek tertentu, daftar tugas muncul, waktu dan urutan pelaksanaannya tidak jelas saat ini. Dalam hal ini, saya mencari tugas umum dalam bentuk: Tugas Proyek. Di komentar saya mencantumkan daftar tugas. Seiring waktu, situasi menjadi lebih jelas, ada yang dihapus, ada yang dipenuhi, ada yang tumbuh menjadi tugas yang terpisah. Bagaimanapun, bahkan dari entri grup seperti itu, saya menentukan tanggal - ketika perlu untuk merujuknya dan melakukan audit.

Dan hal terakhir. Dalam latihan saya, kira-kira 50% tugas tidak dieksekusi (atau tidak dapat dieksekusi) pada tanggal yang dipilih. Banyak yang tidak tergantung pada saya. Tugas jenis "Pemeriksaan status proyek" umumnya panjang dan memerlukan perhatian berkala. Sesuatu sedang ditentukan dan ditambah. Tugas-tugas seperti itu terus-menerus ditunda ke tanggal-tanggal berikutnya. Ini normal (omong-omong, ini adalah nilai tambah yang besar dari penyelenggara elektronik). Pekerjaan manual menunda tenggat waktu juga berguna dalam arti bahwa kadang-kadang mengarah ke pemikiran penting.