Cara memanfaatkan sistem GTD dengan lebih baik

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Penulis dan blogger Leo Babauta menjelaskan cara terus merencanakan dan menyingkirkan segala sesuatu yang membuat Anda tidak produktif.

Mengapa sistem ini dibutuhkan

Getting Things Done (GTD) adalah sistem yang terkenal untuk menyelesaikan sesuatu oleh David Allen. Saat menggunakannya, benar-benar semua informasi yang masuk dicatat dan dibagi ke dalam daftar. Tujuannya adalah untuk menyelesaikan sesuatu dengan menghabiskan lebih banyak waktu untuk hal-hal yang benar-benar penting.

Dengan sistem GTD, Anda dapat mencapai kesuksesan yang sangat besar. Berikut adalah beberapa di antaranya:

• Anda menangani banyak tugas.
• Anda menjadi lebih percaya diri pada diri sendiri.
• Anda kurang menunda-nunda dan kurang terganggu.
• Mereka lebih mempercayai Anda: orang lain tahu bahwa Anda selalu membawa segalanya sampai akhir.
• Anda lebih sering diundang untuk bekerja karena pendekatan bisnis yang solid sangat dibutuhkan.
• Anda berubah menjadi lebih baik - Anda menyadari apa yang benar-benar penting bagi Anda, Anda menjadi penasaran, Anda mulai belajar, membangun hubungan yang kuat dengan orang-orang dan menyingkirkan pola persepsi lama yang menghalangi Anda.
• Anda mendapatkan lebih banyak.
• Anda mampu menciptakan startup yang sukses atau membangun perusahaan yang hebat.
• Anda dapat membagikan ide Anda - dalam buku, blog, atau kuliah.

Tetapi untuk mendapatkan semua manfaat ini, Anda perlu memahami cara menggunakan sistem secara efektif dan mencari tahu apa yang mencegahnya. Leo Babauta, penulis dan penulis blog populer Zen Habits, menjelaskan apa yang perlu Anda lakukan untuk ini.

Cara menggunakan sistem GTD dengan lebih efisien

Cari tahu apa yang menghambat Anda untuk menjadi produktif

Kebiasaan menunda-nunda. Anda ragu-ragu untuk mendekati tugas karena kerumitannya: apakah Anda merasa tidak akan mampu mengatasinya, atau Anda tidak memahaminya sama sekali. Ini adalah penundaan.

Kebiasaan mengalihkan perhatian. Anda berhasil memulai, tetapi Anda segera beralih ke tugas lain. Semua keraguan dan ketidakpastian yang sama membuat Anda cenderung menundanya demi latihan yang lebih mudah atau hanya mulai menghabiskan waktu. Pergantian konstan ini menyebabkan hilangnya konsentrasi. Pada saat yang sama, sepertinya Anda akan sibuk tanpa henti.

Perfeksionis. Anda tidak bisa turun bekerja untuk waktu yang lama, karena sekarang bukan waktu yang tepat untuk itu. Atau Anda menunda menyelesaikannya karena tidak sempurna.

Misalnya, Anda ingin memulai sebuah blog, tetapi tidak jadi, karena sampai Anda menemukan platform dan tema yang sempurna untuknya, Anda tidak memiliki cukup waktu luang dan masih belum memiliki daftar ide-ide hebat. Atau Anda menulis artikel dan tidak mempublikasikannya karena materinya masih perlu diselesaikan - sebenarnya Anda tidak berani.

Lingkungan. Orang-orang menggagalkan rencana Anda, tidak melakukan apa pun tepat waktu, memperumit segalanya, merusaknya, mengeluh, dan mengganggu. Dan, mengandalkan orang lain, terkadang sulit untuk mencapai tujuan Anda. Lebih sering daripada tidak, ini hanya alasan untuk diri sendiri.

Gangguan. Ini adalah orang-orang, setiap peristiwa, masalah. Mereka mengganggu pekerjaan Anda. Ada yang bisa kamu kendalikan, ada yang tidak.

Kelelahan. Anda lelah, lapar, lelah, bingung, atau bosan. Masalah seperti ini mengganggu konsentrasi dan menyelesaikan sesuatu.

Dalam hal ini, Anda hanya perlu mengisi ulang: tidur siang, berjalan-jalan, bermeditasi.

Atau lakukan tugas yang tidak membutuhkan banyak energi: menyortir surat Anda, melakukan rutinitas administrasi. Jika kelelahan telah diamati untuk waktu yang lama, tinjau diet dan tidur Anda.

Ketakutan, keraguan, perasaan tidak berdaya dan keraguan diri. Mereka adalah inti dari sebagian besar hambatan yang disebutkan di atas.

Tentukan apa yang Anda lewatkan untuk bekerja lebih efisien

Poin-poin yang dipilih akan menjadi solusi dari permasalahan yang disebutkan di atas.

Kemampuan untuk memprioritaskan. Anda dapat mencapai kesuksesan jika Anda mencurahkan sebagian besar waktu Anda untuk tugas-tugas penting. Ketika Anda sibuk dengan aktivitas yang tidak penting atau terus-menerus berpindah antar aktivitas, Anda menjadi kurang efektif. Anda harus memilih satu masalah penting dan fokus hanya pada itu.

Secara bertahap, Anda akan belajar mengidentifikasi tugas dan proyek mana yang sangat berharga bagi Anda. Apakah lebih penting membalas pesan daripada menulis artikel? Apa yang lebih bermanfaat untuk karir, kebahagiaan, kesehatan Anda?

Kemampuan untuk memulai bisnis dengan benar. Kecenderungan untuk menunda-nunda adalah salah satu masalah paling umum dan menyakitkan yang menghalangi pencapaian tujuan. Oleh karena itu, hal terpenting dalam menyelesaikan tugas adalah memulai.

Fokus pada langkah pertama, terkecil. Sekecil mungkin. Ciptakan lingkungan yang memudahkan untuk memulai. Misalnya, ketika Leo sendiri ingin mengembangkan kebiasaan berlari, dia hanya fokus memakai sepatu kets dan keluar rumah.

Pekerjaan lari cepat. Pendekatan ini membantu Anda mengatasi multitasking dan gangguan. Teknik ini disebut juga Pomodoro. Ini didasarkan pada pembagian kerja menjadi interval pendek 15-25 menit (sprint), di mana Anda hanya perlu berkonsentrasi pada satu tugas, tanpa terganggu oleh hal lain.

Ini diikuti dengan istirahat sejenak, setelah itu Anda memulai sprint baru. Jika Anda belum pernah menggunakan metode ini, Anda dapat mengatur beberapa segmen kerja seperti itu sehari, dan setelah seminggu, mulailah meningkatkan jumlahnya secara bertahap.

Manajemen daftar tugas. Membantu berkonsentrasi dan mengatasi segala sesuatu yang direncanakan. Tapi cobalah untuk tidak terlalu rumit. Temukan program perencana sederhana, tulis semua yang perlu Anda lakukan dalam waktu dekat, dan setiap hari pilih tugas mana yang akan Anda fokuskan hari ini.

Jadwalkan tiga tugas penting dan tiga tugas kecil untuk hari itu - jumlah ini dapat berubah tergantung pada lamanya hari kerja Anda, kerumitan tugas, dan kecepatan penyelesaiannya.

Kemampuan untuk menerima kesalahan. Perfeksionisme menghalangi Anda menyelesaikan sesuatu. Karena itu, jangan terlalu khawatir tentang kesempurnaan pekerjaan Anda, tetapi tentang penyelesaiannya. Tetap berpegang pada aturan "draf pertama yang buruk" oleh penulis Ann Lamotte.

Dia yakin bahwa satu-satunya cara untuk mulai menulis dengan baik (dan mulai melakukannya sama sekali) adalah dengan membuat sketsa draf yang lemah dan tidak berguna. Setelah beberapa saat, Anda akan kembali ke hasilnya dan memolesnya.

Bekerja dalam mode ketidakpastian. Ketakutan dan kesulitan akan sering menghantui Anda. Oleh karena itu, sangat berguna untuk belajar bagaimana bekerja dalam keadaan ketidakpastian ini: untuk menjaga diri tetap terkendali, tidak bersembunyi dari tugas dan pengalaman batin, dan tidak mengeluh.

Untuk melakukan ini, setiap kali Anda melihat sesuatu seperti ini di belakang Anda, kesampingkan semuanya dan coba rasakan keadaan Anda. Terima itu. Perhatikan sensasi fisik Anda. Pastikan bahwa rasa tidak aman dan ketidaknyamanan baik-baik saja. Belajar menghargai momen apa adanya.

Kemampuan untuk melihat gambaran besar. Adalah satu hal untuk benar-benar fokus pada satu tugas, dan hal lain untuk dapat melihat situasi secara keseluruhan. Analisis umum situasi harus dilakukan di pagi dan sore hari, serta beberapa kali di siang hari - jika Anda perlu menyesuaikan rencana aksi.

Kita semua kadang-kadang terganggu, terganggu, dan menghadapi kesulitan yang tidak terduga. Agar tetap produktif, Anda perlu belajar mengubah fokus saat dibutuhkan.

Kemampuan untuk bertanggung jawab. Pertama-tama, itu berarti tidak menyalahkan orang lain atas semua kesulitan yang Anda hadapi dalam perjalanan mencapai tujuan Anda. Bertanggung jawab penuh atas bagian pekerjaan Anda.

Jadilah pemimpin - tunjukkan inisiatif, ikuti kesuksesan seluruh tim, bahkan jika Anda adalah bawahan sederhana di dalamnya.

Komunikasi terbuka. Sehingga setiap orang dengan jelas memahami tanggung jawab dan batasan mereka, serta konsekuensi dari ketidakpatuhan. Ini akan membantu menciptakan struktur di mana setiap orang yang terlibat dapat bekerja lebih mudah dan lebih efisien. Cobalah untuk memperlakukan orang dengan tulus dan positif, terlepas dari semua kekurangan mereka.

Kemampuan untuk merencanakan. Banyaknya tugas dalam buku harian tidak berkontribusi pada pencapaian tujuan dengan cara apa pun. Sebaliknya, yang terbaik adalah membuat daftar minimal dengan menjawab pertanyaan sederhana. Bagaimana memulai hari untuk menyelesaikan tugas-tugas penting? Bagaimana menjalankan sprint sehingga tidak ada yang mengganggu Anda? Apa yang perlu Anda pertanggungjawabkan? Kapan layak untuk mengambil surat Anda? Jam berapa saya harus menjadwalkan rapat? Bagaimana Anda menilai hari Anda?

Jawabannya akan membantu Anda merencanakan hari Anda. Jangan berusaha untuk menjadi sempurna. Dengan menganalisis apa yang terjadi, seiring waktu Anda akan menemukan opsi terbaik.

Di mana untuk memulai perbaikan?

Buatlah rencana sederhana. Sama sekali tidak perlu mencoba menguasai semua keterampilan yang hilang sekaligus. Sebagai permulaan, yang terbaik adalah fokus pada empat yang pertama yang akan Anda latih setiap hari:

• Memprioritaskan dan menentukan tugas untuk hari itu.
• Pekerjaan lari cepat.
• Meditasi - ketika Anda merasa takut, tidak pasti atau tidak aman.
• Analisis di akhir hari dan revisi rencana.

Catat apa yang akan Anda lakukan dan bagaimana caranya. Tunjukkan hasil rencana kepada seseorang yang Anda kenal dan laporkan kembali kepadanya setiap hari selama seminggu. Berjanjilah setiap minggu untuk membagikan kesuksesan, tantangan, dan bagaimana Anda akan mempersiapkan awal periode tujuh hari yang baru.

Luangkan waktu 10 menit setiap malam untuk meninjau bagaimana hari Anda berjalan dan apakah Anda menyelesaikan semua poin dalam rencana Anda. Tuliskan apa yang terjadi, apa yang dicegah, bagaimana Anda dapat mempercepat gerakan maju.

Seiring waktu, sprint, meditasi, dan keterampilan lainnya akan menjadi lebih mudah bagi Anda. Kemudian mulailah mempelajari pendekatan baru dan efektif saat Anda secara bertahap meningkatkan sistem Anda. Yang utama adalah ingat untuk berlatih.