Sistem sederhana untuk mengatur kehidupan modern yang kompleks

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Hari ini kami ingin memberi tahu Anda tentang sistem yang akan membantu Anda menyusun semua proyek, tugas, dan urusan pekerjaan Anda. Dengan bantuan itu, Anda akan belajar bagaimana menetapkan tujuan dengan benar dan mengembangkan rencana untuk mencapainya.

Di dunia modern, seseorang harus melakukan banyak tugas. Proyek, rapat, urusan, tugas, tenggat waktu yang tak terhindarkan mendekat … Seringkali sulit bagi kita untuk mengatur hidup kita sedemikian rupa sehingga kita punya waktu untuk mengatasi masalah pekerjaan.

Hari ini kami ingin memperkenalkan Anda pada sistem yang akan membantu Anda mengatur semua tujuan, urusan, dan tugas Anda. Sistem ini dikembangkan oleh Chris Winfield, seorang pengusaha New York City.

Hidup itu sulit.

Kami menikmati bekerja 40+ jam seminggu, kami bangga akan hal itu dan senang memberi tahu semua orang dan semua orang betapa sibuknya kami, karena itu membuat kami merasa penting dan tak tergantikan. Yah, atau sebaliknya, kami hanya berpikir bahwa seharusnya begitu.

Jadi itu dengan saya. Sampai saya memutuskan untuk mengubah segalanya.

Itu tidak bisa terus seperti ini, saya harus memulai dari awal dan mengubah segalanya. Saya ingin menjalani hidup sepenuhnya dan tidak ingin melewatkan satu momen pun.

Tapi ada satu masalah. Aku tidak tahu bagaimana melakukan ini. Saya terlalu banyak membuang waktu dan bekerja dengan tidak efektif. Jadi saya mulai mencari cara yang bisa membantu saya memecahkan masalah.

Saya membaca banyak buku dan blog tentang produktivitas dan akhirnya menghasilkan sistem empat bagian.

Sistem sederhana ini, yang akan dibahas nanti, membantu saya meningkatkan produktivitas, dengan bantuannya saya dapat mengatur hari, minggu, bulan, dan bahkan hanya beberapa jam. Berkat dia, saya bisa melakukan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.

Saya benar-benar ingin mengatakan bahwa saya dengan mudah dan cepat datang ke sistem ini, tetapi tidak demikian: Saya menghabiskan ratusan jam bereksperimen, saya harus melalui banyak kegagalan, kesalahan, dan kekecewaan.

Hari ini saya dapat melakukan lebih banyak dalam 17 jam daripada di masa lalu dalam 40 jam. Bahkan tidak itu. Saya dapat mencapai lebih banyak dalam satu minggu daripada beberapa bulan terakhir.

Saya dapat secara bersamaan bekerja dengan beberapa proyek, klien, perusahaan dan pada saat yang sama menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.

Saya bekerja, saya menghabiskan waktu dengan keluarga saya, saya berjalan, saya berkomunikasi dengan orang-orang, saya mengajar orang lain apa yang saya tahu diri saya, dan saya melakukan lebih banyak lagi. Setiap hari. Dan semua ini hanya karena fakta bahwa saya telah mengembangkan sistem yang cocok untuk saya, yang selalu saya patuhi. Sistem ini cukup sederhana, tetapi Anda tidak boleh lupa bahwa:

Hanya tidak selalu berarti mudah.

Salah satu hal utama yang saya sadari adalah jika Anda meluangkan waktu untuk merencanakan hari Anda dan memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang ingin Anda capai (buat gambaran tertentu tentang hari-hari Anda), maka semuanya akan berjalan lebih mudah. Anda akan bekerja lebih sedikit dan lebih berhasil, karena Anda akan bekerja dengan semangat, Anda akan melihat tujuan di depan Anda.

Sistem saya memiliki empat elemen utama:

1. Bermimpilah dan tetapkan tujuan. Apa yang sebenarnya Anda inginkan dari hidup? Apa impian, tujuan, ambisi Anda? Jika Anda tidak tahu jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, maka sisa komponen dalam daftar ini tidak akan berguna bagi Anda.
2. Bongkar otak Anda. Pindahkan pikiran dari kepala Anda ke kertas. Anda tidak perlu memikirkan detail yang tidak penting jika Anda benar-benar ingin menjadi produktif.
3. Buat peta mental. Mereka akan membantu Anda menemukan celah untuk tujuan utama Anda. Dengan kata lain, Anda akan mengerti bagaimana cara cepat mendapatkan atau mendapatkan apa yang Anda inginkan.
4. Kelola waktu Anda dan uraikan tugas-tugas kompleks menjadi elemen-elemen penyusunnya. Ini akan membantu Anda mencapai tujuan utama Anda dalam waktu sesingkat mungkin.

Tidak ada yang akan membantah fakta nyata bahwa semua orang memiliki 24 jam sehari. Orang sukses memiliki dua kualitas:

• Mereka tahu persis apa yang mereka inginkan.
• Mereka berusaha untuk mendapatkan apa yang mereka inginkan.

Apakah Anda siap untuk mengambil risiko dan berusaha untuk menjadi sukses? Kemudian baca terus.

1. Mimpi. Menentukan tujuan. Mengambil tindakan

Mulailah dengan membayangkan tujuan akhir.

Stephen Covey

Langkah pertama adalah membentuk gambaran besar hidup Anda. Anda harus memahami apa yang ingin Anda capai, ingin menjadi orang seperti apa, dengan kata lain, pikirkan seperti apa kehidupan ideal Anda.

Ketika saya pertama kali melakukan ini, saya ingin banyak berubah dalam hidup saya. Mungkin, seperti saya saat itu, bagi Anda tampaknya banyak hal tidak dapat diubah, tetapi jangan putus asa dan jangan menyerah, karena perasaan ini sepenuhnya normal.

Mengikuti saran Mark Allen, saya menyisihkan satu halaman untuk setiap tujuan saya. Pembatasan ruang seperti itu diperlukan agar Anda memiliki kesempatan untuk melukis setiap tujuan secara rinci, memecahnya menjadi elemen dasar, membuat rencana terperinci untuk mencapai tujuan ini, tetapi spesifikasi tujuan harus tanpa air.

Ada sesuatu yang penting untuk diingat: Anda tidak memegang rencana Anda dengan darah, tujuan Anda dapat berubah kapan saja. Kita tidak bisa mengatakan dengan pasti apa yang akan terjadi pada kita dalam satu jam, dan terlebih lagi tidak ada yang bisa mengatakan bahwa tujuan dan rencana hidupnya tidak akan berubah di bulan depan atau tahun depan.

Tetapi perencanaan seperti itu menguntungkan karena Anda memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang ingin Anda capai, menjadi orang seperti apa yang Anda impikan.

Juga, jangan khawatir jika Anda belum berhasil menyusun rencana pencapaian untuk setiap tujuan. Tidak apa-apa, yang utama adalah Anda memiliki tujuan, dan ketika saatnya tiba, Anda akan menemukan cara untuk membantu Anda mencapainya.

2. Bongkar otak Anda

Semoga pikiran Anda selalu cerah dan jernih, seperti langit yang luas, lautan yang luas, dan puncak gunung yang tertinggi.

Morihei Ueshiba

Ingatan kita dalam banyak hal merupakan alat bertahan hidup. Kita paling mudah mengingat hal-hal yang penting dan perlu bagi kita. Memori adalah hal yang luar biasa: dalam situasi force majeure, misalnya, kita dapat mengingat pelajaran sekolah tentang keselamatan hidup dan memberikan pertolongan pertama kepada seseorang.

Anda memiliki ratusan pemikiran dalam pikiran Anda, detail kecil, detail yang tidak perlu. Misalnya, Anda mencoba mengingat semua nuansa, bahkan detail terkecil dari proyek yang Anda lakukan. Sementara kesadaran seperti itu terhormat, itu juga sering kali menimbulkan kecemasan dan stres. Kesimpulan: singkirkan sampah ini, bongkar otak Anda.

Jangan menyimpan semua detail ini di kepala Anda - tuliskan di buku harian Anda, biarkan semuanya tersimpan di hard drive komputer Anda, atau di tempat lain. Ini akan memungkinkan Anda untuk lebih fokus pada apa yang penting saat ini, sambil tidak melupakan urusan saat ini.

Atur, Bagi, dan Taklukkan

Sekarang setelah Anda menyelamatkan diri dari sejumlah besar pikiran yang tidak perlu atau tidak terlalu penting, inilah saatnya untuk mulai mengatur urusan Anda. Lihatlah rencana Anda sendiri. Mungkin Anda tidak malas dan membuat rencana tidak hanya untuk minggu-minggu dan bulan-bulan mendatang, tetapi juga untuk tahun-tahun penuh.

Anda harus menyusun semua yang harus Anda lakukan. Cobalah untuk merencanakan semua proyek, tugas, dan urusan Anda lainnya sedemikian rupa sehingga tidak saling mengganggu: luangkan waktu terpisah untuk setiap tugas, jangan mengejar dua burung dengan satu batu, tetapi bagi dan taklukkan.

Jangan khawatir jika Anda tidak memiliki rencana konkret untuk mencapai semua yang telah Anda rencanakan. Hal utama adalah Anda memiliki tujuan, dan pikiran bawah sadar Anda akan membantu Anda dalam sisanya.

Dalam hal ini, pikiran bawah sadar Anda dapat dibandingkan dengan navigator GPS. Anda menetapkan tujuan Anda dan mencari tahu bagaimana menuju ke sana.

3. Buat peta pikiran

Yang Anda butuhkan hanyalah rencana, peta jalan, dan keberanian untuk mencapai tujuan Anda.

Earl Nightingale

Peta pikiran adalah diagram yang membantu Anda memvisualisasikan dan mengatur informasi. Peta pikiran dapat digunakan untuk hampir semua hal, mulai dari mencatat hingga mengembangkan strategi yang serius. Mereka akan membantu Anda menguraikan objek kompleks menjadi bagian-bagian komponennya.

Dengan bantuan peta pikiran, Anda dapat membangun hierarki proyek, hasil, dan tugas. Gunakan ukuran dan warna font untuk menyorot apa yang penting atau mendesak. Anda juga dapat menyertakan tautan ke sumber daya atau dokumen Internet penting di komputer Anda.

Peta ini akan membantu Anda melihat sekilas proyek mana yang paling banyak menyita waktu Anda atau yang paling membutuhkan perhatian (tugas dan tenggat waktu yang disorot dengan warna merah akan menunjukkan urgensi dan kepentingannya).

Dengan meninjau peta pikiran Anda setiap minggu, Anda akan melihat proyek mana yang hampir selesai, dan ini akan memotivasi Anda untuk melanjutkan. Hapus proyek yang sudah selesai dan isi dengan yang baru.

4. Kelola waktu Anda dan uraikan tugas-tugas sulit menjadi elemen dasar

Putuskan hari ini bahwa Anda akan menjadi ahli dalam mengatur waktu dan kinerja Anda sendiri.

Brian Tracy

Sekarang setelah Anda memiliki rencana, Anda harus yakin bahwa Anda dapat menangani semua tugas di depan tepat waktu. Ada berbagai teknik dan sistem yang dirancang untuk membantu Anda dalam hal ini. Sebagai contoh:

• Kanban adalah sistem yang akan membantu Anda menangani tugas secara efisien. Ada alat online yang berguna, KanbanFlow, yang dirancang tidak hanya untuk solo tetapi juga untuk kerja tim.
• Teknik efektivitas pribadi GTD yang familier yang akan membantu Anda menyelesaikan sesuatu sampai akhir.

Jangan lupa hari ini

Peta pikiran, GTD, Kanban semuanya hebat dan tidak dapat disangkal diperlukan agar Anda dapat mencapai tujuan Anda. Tapi jangan lupa bahwa ini adalah perencanaan strategis. Terkadang Anda membutuhkan rencana yang sederhana dan praktis untuk hari itu. Tidak untuk besok. Bukan untuk sebulan atau setahun. Untuk hari ini.

Sebuah mimpi menjadi tujuan ketika tindakan diambil untuk mencapainya.

Bo bennet

Ada teknik Pomodoro yang dapat membantu Anda merencanakan waktu secara efisien. Anda dapat mengetahuinya lebih lanjut di sini.

Selalu mencapai tujuan Anda, menyelesaikan tugas tepat waktu, mencapai kesuksesan - inilah yang harus diperjuangkan setiap orang. Tapi jangan pernah melupakan keterampilan ketujuh Stephen Covey - mengasah gergaji.

Bayangkan seorang pria yang telah menggergaji pohon selama lima jam, tetapi ketika Anda menyuruhnya berhenti selama beberapa menit untuk mengasah gergaji, dia menjawab: “Saya tidak punya waktu untuk mengasah gergaji! Aku harus memotong!"

Ingatlah untuk meluangkan waktu untuk kesehatan Anda, keluarga dan teman-teman Anda, dan selalu berusaha untuk beristirahat ketika Anda merasa membutuhkannya.