6 trik yang meningkatkan produktivitas lebih baik daripada daftar tugas

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Pernyataan misi pribadi, satu jam konsentrasi, dan audit perhatian akan membantu Anda.

Daftar tugas adalah cara yang baik untuk menjaga segala sesuatunya tetap pada jalurnya dan tidak melupakannya. Namun, dia sendiri dapat menjadi pengalih perhatian, karena Anda dapat terus-menerus mengisinya kembali dengan detail-detail kecil dan tidak pernah mencapai apa yang benar-benar penting.

”Jika Anda hanya hidup dalam daftar tugas, Anda hanya akan menghadapi krisis, bukan melakukan apa yang paling penting bagi Anda,” kata Stephen Covey, penulis buku terkenal The Seven Habits of Highly Effective People. Tidak perlu sepenuhnya menghilangkan daftar - lebih baik menggabungkannya dengan benar dengan salah satu teknik berikut (atau semuanya).

1. Misi pribadi

Misi pribadi adalah tujuan jangka panjang Anda. Ini adalah piagam yang Anda akan dapat menavigasi dalam hidup. Masukkan nilai dan aspirasi Anda ke dalam misi. “Tidak harus panjang atau penuh pertimbangan,” kata Covey. "Itu hanya beberapa kalimat yang mencerminkan esensi dan nilai-nilai Anda." Misalnya, misi Anda mungkin untuk membantu orang lain atau untuk mencapai tujuan tertentu di beberapa bidang.

Kapan pun Anda perlu membuat keputusan, misi pribadi Anda akan menjadi panduan Anda. Hal ini juga dapat digunakan dalam perencanaan. Cobalah untuk mengalokasikan waktu Anda bukan sehari ke depan, tetapi seminggu. Pilih prioritas Anda untuk periode ini berdasarkan misi pribadi Anda. Maka aktivitas harian Anda akan membawa Anda lebih dekat ke tujuan penting.

2. Audit perhatian

Kelemahan dari to-do list adalah ia menyatukan tugas-tugas yang sama sekali berbeda. Tampaknya bagi kita bahwa kita dapat berpindah dari satu ke yang lain secara berurutan tanpa masalah, tetapi menurut penulis buku "Manajemen Perhatian" Maura Thomas (Maura Thomas), perhatian kita tidak diatur seperti itu.

Dia menyarankan untuk membagi semua tugas menjadi dua kategori: perhatian rendah dan tinggi. Dan lakukan sepanjang hari, tergantung pada seberapa banyak energi yang Anda miliki. Misalnya, kategori pertama mungkin menguraikan surat, dan yang kedua mungkin menulis artikel atau membuat perkiraan anggaran. Dengan menyesuaikan tingkat fokus dan energi Anda, Anda akan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.

3. Seorang teman untuk melapor

Ini memberi Anda motivasi untuk menyelesaikan apa yang telah Anda rencanakan hari ini. Jika Anda tidak memiliki teman untuk membantu Anda, Hillary Rettig, pelatih bisnis dan penulis produktivitas, menyarankan Focusmate. Ini akan memilih mitra untuk bekerja dengan Anda, sehingga Anda pasti tidak terganggu.

“Focusmate membantu memecahkan salah satu masalah terbesar (dan paradoks) produktivitas,” kata Rettig. "Banyak tugas membutuhkan kesepian untuk berkonsentrasi dan berpikir, tetapi pada saat yang sama, kita adalah makhluk sosial yang luar biasa dan tidak cocok dengan kesepian." Program ini mengotomatiskan proses pencarian dan memberi Anda akses ke komunitas global orang-orang yang juga ingin melakukan pekerjaan dengan baik.

4. Sore pertanyaan

Jones Loflin, konsultan dan penulis manajemen waktu, menyarankan agar Anda tetap termotivasi dengan mengevaluasi diri sendiri. Munculkan beberapa pertanyaan untuk dijawab di akhir setiap hari untuk memastikan Anda fokus pada apa yang perlu dilakukan. Dan kemudian evaluasi seberapa baik Anda melakukannya. Misalnya, salah satu pertanyaan Loughlin adalah: "Apakah saya mencoba menghabiskan setidaknya 15 menit untuk membangun hubungan dengan seseorang?"

“Saya memiliki pertanyaan untuk tiga bidang utama kehidupan: pekerjaan, pengembangan diri, dan hubungan,” kata Jones. - Saya mengubahnya sesuai kebutuhan. Saya suka semua jenis kompetisi dan ingin mendapatkan skor tertinggi di malam hari, jadi pertanyaan saya selalu ada di pikiran saya sepanjang hari."

Buat daftar pertanyaan Anda berdasarkan area kehidupan Anda yang ingin Anda tingkatkan. Misalnya, "Apakah saya telah memperhatikan orang yang saya cintai hari ini?", "Apakah saya telah menghabiskan setidaknya satu jam untuk bergerak maju di jalan menuju impian saya?", "Apakah saya telah melakukan sesuatu untuk meningkatkan kesehatan saya?".

5. Satu jam konsentrasi

Tambahkan setidaknya satu jam sehari ke kalender Anda, dan selama waktu ini fokuslah pada pekerjaan yang paling penting. Tidak ada gangguan atau hiburan. Atur timer agar Anda tahu kapan waktunya habis dan mulai.

Satu jam seringkali cukup untuk menyelesaikan banyak hal. Dan menjadwalkan waktu ini tanpa gangguan lebih mudah daripada mencoba bekerja dengan produktivitas puncak sepanjang hari. Jika bisa, sisihkan dua atau tiga jam konsentrasi total.

6. Tujuan yang jelas

Menjadi produktif berarti menghabiskan sebagian besar waktu Anda untuk melakukan hal-hal yang berkaitan dengan tujuan terpenting Anda. Konsultan strategi bisnis Hamish Mackenzie merekomendasikan untuk memiliki tidak lebih dari tiga sasaran tahunan utama. Bagi masing-masing menjadi tiga sub-sasaran triwulanan dan tiga bulanan, lalu menjadi langkah-langkah yang membutuhkan waktu tidak lebih dari dua jam untuk diselesaikan.

“Di awal setiap minggu, prioritaskan langkah-langkah ini berdasarkan hari – tetapi tidak lebih dari tiga per hari,” kata Mackenzie. - Setiap malam, siapkan semua bahan yang Anda butuhkan untuk mengerjakan tugas penting untuk hari berikutnya. Lakukan tugas terpenting ini setiap pagi sebelum melakukan hal lain.”