7 kesalahan daftar tugas yang menghambat produktivitas Anda

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Menurut para ahli, kegiatan ini harus dihindari untuk mendapatkan hasil maksimal dari daftar yang harus dilakukan.

1. Buat daftar di pagi hari

Tampaknya wajar untuk menuliskan rencana untuk hari pertama di pagi hari. Namun, sudah terlambat. Demikian kata Eileen Roth, penulis Organization for Dummies. “Jika Anda membuat daftar tugas di pagi hari, dan pada pukul 8:00 Anda memiliki janji di sisi lain kota, maka Anda tidak akan punya waktu untuk itu,” katanya.

Buat daftar di penghujung hari. Ini akan memungkinkan Anda untuk meninggalkan urusan pekerjaan Anda dan beristirahat dengan tenang. “Anda pulang kerja dan tidak lagi memikirkan daftar tugas, karena Anda sudah menyusunnya dan tahu apa yang harus Anda capai besok. Pikiranmu akhirnya bisa beristirahat,”kata Eileen.

2. Terlalu banyak tugas untuk dicantumkan

Jika daftar tugas Anda bisa memakan waktu berminggu-minggu atau berbulan-bulan untuk diselesaikan, Anda menyiapkan diri Anda untuk kegagalan sebelumnya. Ini akan membuat Anda merasa terbebani.

Menurut Kyra Bobinet, penulis Living Well Organized: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking for a Conscious, Healthy, and Meaningful Life, tiga tugas adalah angka ideal untuk sebuah daftar. "Otak kita merasakan informasi yang dikelompokkan dalam tiga bagian," katanya. "Jadi mulailah dengan membuat daftar tiga hal teratas yang harus dilakukan."

Kebanyakan orang bahkan tidak menyadari betapa sedikitnya jam yang benar-benar produktif dalam satu hari.

“Kekuatan mental kita adalah sumber daya yang jauh lebih terbatas daripada waktu. Kami hanya memiliki 3-6 jam setiap hari ketika kami dapat bekerja keras,”kata Christina Willner, pencipta daftar tugas Amazing Marvin, aplikasi produktivitas.

Selain itu, banyak yang tidak menyadari berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu. Inilah sebabnya mengapa daftar tugas yang terlalu panjang tidak efektif. Vilner menyarankan untuk menuliskan perkiraan waktu untuk menyelesaikannya di samping setiap tugas. Lacak waktu ini untuk membuat perhitungan yang lebih akurat di masa mendatang.

3. Sertakan impian atau tujuan yang sangat besar dalam daftar tugas Anda

Tujuan ambisius seperti menulis buku atau mendaki Gunung Everest seharusnya tidak ada dalam daftar tugas Anda. Sebagai gantinya, letakkan mereka di daftar keinginan terpisah.

Daftar tugas harus berisi rencana yang jelas.

Jika Anda perlu menyelesaikan proyek besar, Anda perlu membaginya menjadi beberapa tugas kecil dan dapat dicapai dan baru kemudian menuliskannya di daftar. Hal ini disarankan oleh Paula Rizzo, penulis Daftar Berpikir: Cara Menggunakan Daftar agar Lebih Produktif, Sukses, dan Kurang Cemas.

Melihat daftar lengkap semua tujuan Anda akan membuat Anda merasa kewalahan. Selain itu, Anda akan tidak puas dengan kenyataan bahwa Anda tidak dapat menyelesaikan semua rencana tertulis. Memang, beberapa di antaranya membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak.

4. Evaluasi setiap tugas secara setara

Pelatih produktivitas Nancy Gaines berpendapat bahwa daftar tugas harus menjadi daftar prioritas. “Hanya bawa hal-hal yang memajukan karier atau bisnis Anda,” kata Gaines. - Jika ini bukan prioritas, maka tidak boleh ada dalam daftar. Itu hanya akan mengalihkan perhatianmu."

Dia merekomendasikan untuk mengikuti sistem "3-3-3" saat membuat daftar: Coret tiga tugas yang paling tidak penting dari daftar, delegasikan tiga tugas yang tidak sepadan dengan waktu Anda, dan selesaikan tiga tugas teratas.

5. Tetapkan tujuan yang tidak jelas

Jika tugas-tugas dalam daftar dirumuskan secara samar-samar, maka di masa depan Anda harus memikirkan bagaimana melakukannya, dan bahkan mengingat apa artinya. Jadi membuat daftar harus diberikan perhatian.

“Luangkan sedikit lebih banyak waktu perencanaan dan buat daftar tugas Anda sespesifik mungkin,” saran Maura Thomas, penulis Rahasia Produktivitas Pribadi. Misalnya, alih-alih menulis "laporan pengeluaran", tulis "masukkan data ke dalam spreadsheet".

Hindari kata-kata yang tidak jelas seperti “rencana”, “implementasikan”, atau “kembangkan”. "Jika Anda kekurangan waktu, melihat kata" berkembang "dalam daftar, Anda mungkin ingin melewatkan poin ini," kata Mora. "Simpan kata-kata itu untuk daftar proyek besar Anda."

6. Gunakan daftar yang sama sampai semua tugas selesai

“Masalahnya adalah setiap hari membawa sesuatu yang baru. Oleh karena itu, apa yang telah Anda lakukan hari ini belum tentu perlu dilakukan besok. Dan rencana Anda untuk hari esok dapat berubah bahkan sebelum yang ini berakhir,”kata Eileen Roth. Jadi, Anda perlu membuat daftar tugas baru setiap hari.

7. Jangan mengikat daftar ke kalender Anda

Jika daftar dan kalender tidak terikat satu sama lain dan berisi tugas yang berbeda, maka Anda tidak akan dapat menyelesaikan semuanya. “Dalam hal ini, Anda tidak akan punya waktu untuk menyelesaikan tugas dari daftar. Kecuali jika Anda harus mengorbankan tidur, akhir pekan, liburan, atau waktu yang ingin Anda habiskan bersama keluarga,”kata Katie Mazzocco, penulis Revolutionary Productivity: How To Maximize Time, Impact And Income When Running A Small Business.

Cobalah untuk selalu menyisihkan waktu di kalender Anda untuk menyelesaikan tugas dari daftar.