Bagaimana mencegah surat membuat Anda kewalahan

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Ada dua kategori orang. Beberapa memiliki urutan lengkap dalam segala hal: huruf diurutkan, ikon di desktop diatur. Orang lain tidak dapat membuka kotak surat mereka tanpa rasa takut, karena ada gelombang surat yang belum dibaca, yang semakin hari semakin banyak. Namun, mereka mudah ditangani.

Penguraian surat yang sederhana tidak akan memperbaiki situasi jika kotak surat terlihat seperti lemari yang meluap, pintu yang Anda buka dengan mata tertutup sehingga tidak ada yang jatuh. Anda perlu mengubah pendekatan Anda untuk bekerja dengan surat. Kemudian Anda dapat menghabiskan lebih efisien waktu yang biasanya dihabiskan untuk aliran pesan baru yang tak ada habisnya - untuk tugas yang lebih penting.

Untuk memulai, pertama tanyakan pada diri sendiri dua pertanyaan:

1. Mengapa Anda menerima banyak email?
2. Apa yang mencegah Anda membongkarnya dengan cepat?

Berdasarkan jawaban Anda, mulailah memecahkan masalah dan gunakan beberapa tip bermanfaat di sepanjang jalan.

Mengambil keputusan

Penyumbatan di kotak surat Anda dapat menunjukkan masalah dengan pengambilan keputusan. Banyak orang tidak mau bertanggung jawab. Mereka menunda pertanyaan yang perlu dijawab sampai nanti agar bisa menyelesaikan semuanya dalam suasana yang lebih santai. Atau mereka mencari alasan lain untuk diri mereka sendiri, hanya untuk tidak mengirim surat tanggapan sekarang.

Agar tidak memulai setiap email dengan permintaan maaf karena terlambat menjawab, bahwa surat itu hilang antara lain atau masuk ke spam (dan sebenarnya itu tetap menjadi celaan diam di kotak masuk, dengan sabar menunggu saat Anda akan membukanya itu lagi), kerjakan sendiri: buat keputusan.

Buatlah aturan untuk membuka surat, segera lakukan apa yang diminta dari Anda, dan segera tulis tanggapan. Dan jangan klik tanda silang sampai surat terkirim.

Singkirkan kelebihan

Anda dapat dengan mudah menyelamatkan diri dari menerima beberapa surat:

1. Berhenti berlangganan dari surat yang tidak perlu yang sudah lama tidak Anda perhatikan. Ini adalah hitungan beberapa detik dan beberapa klik: surat yang belum dibaca dengan materi iklan tidak akan lagi menumpuk di kotak surat.
2. Nonaktifkan notifikasi dari jejaring sosial dan berbagai layanan web.
3. Arahkan ulang surat yang Anda terima ke surat pribadi dari klien ke kotak surat lain, yang menunjukkan alamat di situs web perusahaan Anda. Jalan keluar lainnya adalah membuat formulir umpan balik terpisah.

Singkatnya, lakukan segala yang mungkin agar surat tidak menjadi lubang hitam yang tanpa pandang bulu menyedot segala sesuatu: baik yang perlu maupun yang tidak perlu.

Sesuaikan filter

Jika Anda membutuhkan buletin untuk mengetahui materi terbaik dari media favorit Anda atau diskon di toko online, Anda dapat meninggalkannya. Tetapi hapus dari folder dengan kotak masuk langsung menggunakan filter. Layanan surat, menggunakannya, akan mengirim surat ke folder yang diperlukan dengan sendirinya.

Dasar pemfilteran dapat berupa alamat pengirim atau, misalnya, kata kunci yang terdapat di badan pesan. Itu semua tergantung pada jenis surat yang ingin Anda hapus dari folder surat utama.

Temukan pengelola tugas lain

Kotak surat tidak boleh menggantikan daftar tugas buku catatan klasik atau aplikasi penjadwal Anda. Segera setelah Anda menerima surat, dan bersama dengan itu kasus baru, transfer dari surat ke daftar tugas Anda.

Mendiktekan jawabannya

Jika jawabannya sulit bagi Anda karena Anda tidak menyukai proses menulis surat, lakukan sebaliknya. Coba gunakan fungsi dikte: teknik ini akan merekam apa yang ingin Anda katakan dengan sendirinya. Dan untuk orang yang paling tidak konservatif di daftar kontak Anda, Anda bahkan dapat merespons dengan bantuan video yang dilampirkan pada surat itu.

Buka email sesuai jadwal

Nasihatnya tidak relevan untuk semua orang, karena seringkali Anda harus berhubungan 24/7. Namun, mungkin masih berguna bagi sebagian orang.

Sisihkan kerangka waktu untuk mengirim surat di siang hari. Kemudian jawab semua surat yang datang selama ketidakhadiran Anda sekaligus.

Jangan ubah email menjadi buku catatan

Nomor telepon, kata sandi, alamat - semua ini tidak boleh disimpan di perut kotak surat, tetapi ada di tangan: di buku catatan, di daftar kontak di smartphone, di stiker yang ditempel di tempat kerja. Transfer informasi yang diperlukan dari surat ke tempat yang lebih mudah bagi Anda untuk menemukannya: masih tidak nyaman untuk menggunakan pencarian dengan surat sepanjang waktu.

Juga, jangan mengirim surat catatan untuk diri sendiri. Banyak orang melakukan ini dengan menuliskan informasi dalam surat yang perlu diingat. Tambahkan gambar ke lampiran yang ingin Anda simpan. Mereka mengumpulkan surat melalui pos dengan tautan ke artikel yang ingin Anda baca nanti, ketika saatnya tiba.

Akibatnya, ada begitu banyak huruf sehingga kehilangan artinya. Mereka tidak pernah kembali kepada mereka, karena mereka bergerak ke bawah daftar - dan segera dilupakan.

Gunakan Tumblr atau Pinterest untuk menyimpan foto-foto indah, dan tulis catatan dalam aplikasi khusus.

Dengan mengikuti aturan ini, Anda akan dapat menjaga ketertiban di kotak surat Anda dan mengoptimalkan waktu yang dihabiskan untuk bekerja dengan surat.