Kontrol "hidran", atau Bagaimana tidak tenggelam dalam arus informasi dan tugas

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Mitch Kapor, pendiri Lotus Corporation, pernah berkata bahwa mendapatkan informasi dari Internet seperti minum dari hidran kebakaran. Matthew Lowry, seorang ahli dalam komunikasi online, mengambil topik ini lebih jauh dan menyebut aliran informasi yang terus-menerus yang masuk ke PC dan telepon 24 jam sehari, 7 hari seminggu, dan tidak pernah berakhir, "penyemprotan". Bagaimana tidak tenggelam dalam arus dan menggunakan waktu Anda secara rasional - baca dalam terjemahan yang diadaptasi yang disiapkan oleh Lifehacker.

Dengan hidran, daftar tugas Anda tidak pernah kosong. Karena "hidran" bukan hanya informasi, itu adalah pabrik tugas baru. Beberapa item dalam daftar tugas bersifat eksplisit, seperti email dari atasan atau klien Anda yang memerlukan perhatian. Tetapi banyak yang tidak diungkapkan dengan jelas.

Ini adalah artikel yang layak dibaca dan dipikirkan. Postingan untuk dikomentari. Bagikan apa yang Anda suka dengan teman dan kolega.

Tidak peduli berapa jam sehari Anda terlibat dalam bisnis kecil. Yang utama adalah mereka tidak melihat ujung dan ujungnya. Ini adalah "hidran".

Dan konsep ini jauh lebih luas dari sekedar daftar tugas. Dan sayangnya, masih ada 24 jam dalam sehari.

Lark

Jika Anda seperti saya, semua pekerjaan kreatif dan menantang berkembang dengan baik di pagi hari. Ada banyak alasan - psikologis dan fisiologis - mengapa demikian. Tetapi "hidran" sangat acuh tak acuh terhadap ritme batin Anda. Karena saat Anda tidur, jumlah informasi terus meningkat.

Setelah sarapan, Anda membuka kotak masuk Anda, dan aliran dari "hidran" menghancurkan layar, yang berada di bawah tekanan surat-surat dalam surat, akun di Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello dan sejenisnya. Kalender Anda berisi rapat, permintaan, dan instruksi dari atasan, mitra, klien, subkontraktor, kolega Anda. Dan apa yang tidak ada dalam daftar tugas kemarin terbakar hari ini dan membutuhkan eksekusi segera.

Hydrant tidak akan menunggumu. Ini dengan keras menuntut waktu dan perhatian Anda.

Tiba-tiba, jam 11 pagi dan Anda sudah kehilangan bagian terbaik dari hari Anda.

Bagaimana menanggapi keadaan ini? Biasanya dua opsi ditawarkan: mengubah perilaku atau menggunakan teknologi. Tetapi mengapa tidak menggunakan teknologi untuk menciptakan dasar bagi perubahan perilaku?

Bagaimana Anda mengelola informasi, tugas, dan ide secara efektif? Anda perlu memahami bahwa arus informasi itu berkesinambungan, dan secara umum ada beberapa arus: informasi berasal dari email, jejaring sosial dan media, situs web, surat kabar, saat rapat, dari teman dan bahkan dari kepala Anda. Tidak mungkin untuk menutupi semuanya.

Apakah Anda harus memproses pesan, memutuskan apa yang harus dilakukan dengannya: bereaksi, menggunakan, membagikan, menyimpan untuk digunakan nanti, atau menghapus? Kapan melakukannya? Dan bagaimana Anda menemukan waktu untuk menangani semua ini?

Sayangnya, mode multitasking, ketika Anda mencoba melakukan semuanya sekaligus, tidak berfungsi. Anda tidak mengontrol jadwal Anda, sulit bagi Anda untuk menemukan waktu luang, mengalihkan perhatian dari surat dan fokus pada sesuatu selama lebih dari 5 menit. Jika demikian, lihat metode saya mengatur waktu agar paling produktif sepanjang hari - ini mungkin cara yang harus dilakukan.

Tiga teknik dan alat tambahan

Ritual harian. Saat ini, kami sedang mengatur dan merencanakan, dengan fokus pada tugas-tugas penting dan kecil.

Pembelajaran - Enqueuing - Informasi Stok - Distribusi. Kami mentransfer aliran dari "hidran" ke bahan yang dapat Anda gunakan. Kami membentuk daftar tugas, perpustakaan pribadi sumber daya yang berguna, umpan informasi yang stabil dari jejaring sosial dan media.

Menyelesaikan sesuatu sampai akhir. Kami mengelola daftar tugas dan waktu kami sendiri.

Bekerja sesuai dengan ritme batin Anda

Hanya Anda yang dapat mengetahui perangkat peningkatan produktivitas Anda sendiri - yang dapat saya lakukan hanyalah membagikannya sendiri.

Saya mengalokasikan waktu terbaik untuk menyelesaikan tugas yang paling penting

Di pagi hari, ketika otak saya dalam kondisi terbaik, saya menyisihkan 2-3 jam untuk mengerjakan Tugas Terpenting, dan saya tidak terganggu oleh hal lain. Penelitian menunjukkan bahwa pekerja yang terganggu - atau terganggu oleh diri mereka sendiri - setidaknya sekali setiap 3 menit, membutuhkan waktu minimal 20 menit untuk kembali ke tugas yang ada.

Ada baiknya memulai hari dengan tugas yang sulit, meskipun sudah menjadi sifat manusia untuk memulai dengan sesuatu yang lebih mudah. Pada siang hari, keadaan yang tidak terduga pasti akan muncul, pertemuan tambahan - dan tugas-tugas yang sangat penting tidak akan selesai.

Saya menunjukkan jeda

Namun, biasanya setelah 60-90 menit konsentrasi berkurang, jadi saya membagi waktu kerja pagi menjadi dua bagian, istirahat sejenak, di mana saya harus meninggalkan tempat kerja.

Para ilmuwan mengklaim bahwa gaya hidup yang tidak banyak bergerak menyebabkan masalah jantung, postur tubuh yang buruk, dan beberapa jenis kanker.

Bahkan jika Anda duduk di satu tempat hanya selama 30 menit, metabolisme Anda akan melambat hingga 90%.

Pada malam hari

Tingkat energi turun drastis setelah makan siang, itulah sebabnya banyak orang lebih memilih untuk tidur selama waktu ini. Setelah makan siang, saya mencoba:

• bertemu orang: Saya yakin bahwa saya hampir tidak dapat melakukan pekerjaan saya dengan baik pada saat seperti itu, dan komunikasi memberikan dorongan energi tambahan;
• menangani tugas-tugas kecil, sederhana dan organisasi.

Ritual pagi dan sore

Anda perlu memutuskan apa yang harus dilakukan selama jam-jam ini. Ini berarti Anda perlu membuka email, menerjemahkan beberapa pesan ke dalam daftar tugas dan menemukan waktu untuk itu di antara proyek-proyek lainnya.

Masalahnya adalah pesan yang membanjiri email Anda adalah vampir sungguhan yang memakan waktu Anda. Memisahkan mereka membutuhkan lebih banyak waktu dan usaha daripada yang Anda pikirkan. Dan yang terburuk adalah, tidak peduli betapa menjengkelkannya itu, sebagian dari Anda selalu ingin memeriksa kotak masuk Anda.

Solusinya adalah mereka yang masuk harus diperlakukan sebagai hewan berbahaya, yang seringkali harus dikurung di kandang, tetapi tetap saja, dari waktu ke waktu, agar tidak melarikan diri sendiri.

Saya menangani pekerjaan masuk dua kali sehari - selama ritual pagi dan malam. Saya menjadi begitu terbiasa dengan perintah sedemikian rupa sehingga bekerja dengan yang masuk menjadi tugas otomatis yang sama bagi pikiran seperti kebutuhan tubuh untuk makan dan minum.

Di antara dua periode ini, saya tidak khawatir tentang apakah sesuatu telah tiba melalui pos dan apakah saya telah melupakan sesuatu yang penting - saya memercayai sistem saya. Karena itu, setelah menutup kotak surat, saya pergi bekerja dengan kepala segar.

Dan karena ritual pagi biasanya berumur pendek (sebagian besar masalah organisasi ditinggalkan untuk ritual malam), saya lebih memperhatikan Tugas Terpenting.

Daftar tugas

Untuk mengatur hari Anda dan menghentikan aliran kotak masuk yang menyedot semua jus dari hidup Anda, Anda perlu menggunakan teknik dan alat.

Salah satu teknik yang efektif adalah "Learning - Queuing - Stock of Information - Distribution", yang menerjemahkan aliran serampangan menjadi:

• daftar tugas yang mudah digunakan,
• perpustakaan pribadi berisi materi bermanfaat yang disimpan untuk digunakan nanti,
• kumpulan materi untuk dibagikan kepada rekan kerja.

Idealnya, ini harus dilakukan selama ritual pagi dan sore hari. Mari kita lihat lebih dekat proses ini.

Studi masuk

Kotak masuk Anda adalah segalanya mulai dari email dan pesan Twitter hingga rekaman Anda.

Pertama, ingat, tidak ada panggilan masuk yang memerlukan respons segera. Kita semua telah belajar untuk mengirim dan menerima tanggapan cepat ke email, tetapi ini salah: siapa pun yang mengharapkan ini menempatkan kewajiban tambahan pada Anda.

Kedua, sama sekali tidak efektif untuk membuka setiap email dan membalasnya. Anda akan lebih produktif jika melakukan satu hal. Misalnya, lihat saja kotak masuk Anda. Otak kita tidak pandai mengikat banyak tugas bersama-sama. Ketika orang berpikir bahwa mereka dapat melakukan banyak tugas dengan mudah, mereka sebenarnya dengan cepat beralih dari satu tugas ke tugas lainnya. Tapi ini secara negatif mempengaruhi persepsi dan konsentrasi.

Jadi ketika Anda membuka kotak masuk Anda, lihat saja. Ini adalah model "Selesaikan" tugas tunggal klasik:

• jika Anda dapat melihat kotak masuk Anda dalam waktu kurang dari dua menit, lakukanlah;
• jika tidak bisa, tambahkan ke daftar tugas yang perlu Anda kembalikan nanti;
• Anda bisa mengabaikan file tersebut.

Bahkan jika Anda membuka kotak masuk antrean Anda tepat setelah Anda melihat pesan Anda, Anda masih punya waktu untuk membangun kembali.

Lihat kotak masuk Anda di pagi hari hanya jika benar-benar diperlukan.

Ketika Anda melihat pesan di pagi hari, tanyakan pada diri Anda pertanyaan: apakah itu mendesak? Pesan mendesak yang nyata adalah musuh nomor satu Anda, karena mereka menghabiskan waktu berharga yang ingin Anda habiskan untuk Tugas Paling Penting.

Jika tidak, Anda hanya perlu memasukkan item "Periksa pesan di malam hari" dalam daftar tugas.

mengantri

Tempatkan tugas tidak mendesak yang membutuhkan waktu lebih dari 2 menit untuk diselesaikan di salah satu dari dua bagian antrean:

1. Hal untuk Dibaca: Sumber daya online untuk dibaca dan dipikirkan dapat ditambahkan. Anda dapat kembali ke materi ini nanti dan dari perangkat apa pun.
2. Apa yang perlu dilakukan: pesan masuk diarahkan langsung ke daftar tugas menggunakan bantuan.

Tentu saja, Anda juga dapat membuat daftar tugas secara manual, tetapi menurut saya aplikasi lebih nyaman.

Membaca dan mendistribusikan materi di perpustakaan pribadi

Selama ritual malam, saya kembali ke daftar tugas dan memeriksa materi dalam antrian untuk dibaca. Karena saya menggunakan Pocket, saya dapat melihatnya saat bepergian di kereta bawah tanah, sambil menunggu rapat, atau di waktu luang lainnya. Oleh karena itu, saya biasanya cepat menangani daftar ini.

Jika materinya benar-benar bermanfaat, tambahkan ke - perpustakaan online saya yang berisi materi bermanfaat. Itu dapat ditandai, sehingga catatan mudah ditemukan pada hari berikutnya, sebulan, atau bahkan setahun kemudian. Dan terima kasih khusus kepada Diiogo atas kesempatannya.

Tag l8r (yaitu, nanti - dari bahasa Inggris. "Nanti") menempatkan sumber daya dalam antrian lain, yang saya panggil selama pemeriksaan daftar tugas setiap malam.

Plus, Diigo secara otomatis menyimpan salinan teks apa pun yang saya tambahkan ke kotak catatan. Saya dapat mengedit catatan ini, menyisipkan komentar, ide-ide yang berguna ketika saya ingin berbagi materi dengan seseorang.

Bagikan ini

Beberapa tag di Diigo memungkinkan Anda untuk mempublikasikan aset Anda di mana saja. Untuk itu berkat keajaiban:

• dengan tag Suka, materi dikirimkan ke Tumblr saya sebagai posting yang dikutip,
• jika Anda memilih tag judul Tweet dan tautan posting dikirim ke Twitter,
• Anda dapat menyesuaikan tag untuk akun lain: LinkedIn, Facebook …

Berkat metode ini, seluruh aliran dari "hidran" dikirim ke daftar tugas dan perpustakaan pribadi, dan sumber daya yang dipilih, pada gilirannya, dapat dibagikan. Dan semua ini tanpa kehilangan perhatian.

Ritual malam

Karena saya ingin fokus pada pekerjaan kreatif saya di pagi hari, ritual malam adalah landasan perencanaan untuk hari itu.

Bagaimana saya memulai ritual malam

Pada waktu setelah makan siang:

• Saya telah menyelesaikan Tugas Terpenting saya di pagi hari;
• pesan yang belum dibaca terkumpul di kotak masuk saya, yang saya terima ketika saya sedang sibuk mengerjakan Tugas Paling Penting;
• antrian di daftar tugas berisi tugas-tugas yang saya taruh di sana di pagi hari, dan tugas-tugas standar yang saya lakukan selama ritual malam setiap hari.

Tugas harian saat ini

Seperti disebutkan sebelumnya, ritual malam mencakup tugas-tugas seperti:

1. Melihat. Ini adalah pemeriksaan lengkap dari segalanya: Saya menangani segala kemungkinan, bahkan dengan bahan-bahan yang akan memakan waktu lebih dari 2 menit untuk dikerjakan.
2. Baca, sebarkan, bagikan. Bekerja dengan semua hal keren yang telah saya tambahkan dalam 24 jam terakhir.
3. Memantau daftar tugas. Saya membuka giliran tugas dan, berdasarkan kemajuan yang dicapai dalam mengerjakan Tugas Terpenting, saya:

• Saya memutuskan apa yang akan saya lakukan malam ini dan apa yang akan saya tunda hingga besok,
• memutuskan tugas mana yang akan menjadi Tugas Terpenting besok pagi, dan menentukan berapa banyak waktu yang perlu dicurahkan untuk itu,
• Saya memasukkan waktu untuk istirahat dalam jadwal (atau menundanya nanti atau kapan-kapan).

Ada beberapa hal lagi yang harus dilakukan, seperti menjawab email yang diterima kemarin, atau melacak keuangan, dan lainnya. Beberapa di antaranya hanya muncul di hari spesial. Misalnya, saya memeriksa Diigo tersebut setiap hari Rabu dan Sabtu.

Cek mingguan

Setiap hari Senin Anda harus memasukkan item "Buat daftar tujuan untuk minggu ini" dalam daftar tugas. Oleh karena itu, setiap malam selama seminggu, saya mengingat tujuan-tujuan ini: ini akan berguna ketika saya harus memutuskan apa yang harus dilakukan hari ini dan apa yang harus ditinggalkan nanti.

Setiap Jumat malam, saya secara mental meninjau kembali tujuan-tujuan ini dan menilainya secara kritis.

Dan baru kemudian tiba waktu istirahat

Karena lebih mudah untuk mengatur jadwal saya di malam hari dan lebih sulit untuk mengerjakan tugas-tugas yang sulit, maka pada siang hari saya mungkin akan terlibat dalam meninjau dan menambahkan tugas dan materi ke antrian. Meski begitu, kotak masuk Anda akan ditutup setidaknya selama setengah hari.

Hari saya diakhiri dengan tugas "Belajar - Mengantri - Stok Informasi - Distribusi", agar saya bisa memulai hari baru tanpa beban urusan yang belum selesai.