Bagaimana kami membiarkan email mengontrol kami dan apa yang harus dilakukan untuk itu

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Ini adalah kutipan dari sebuah buku oleh jurnalis dan pembicara Amerika Phil Simon. Ini tentang bagaimana orang menyerang kehidupan satu sama lain melalui email dan bagaimana melawannya.

Jika, ketika bekerja dengan email, bagi Anda tampaknya Anda sedang memainkan permainan di mana Anda perlu "mengejar" dengan palu tahi lalat yang tiba-tiba merangkak keluar di satu atau liang lainnya, Anda tidak sendirian. Email secara default adalah saluran utama untuk komunikasi bisnis. Menurut Radicati Group, pegawai kantor rata-rata menerima sekitar 100 email sehari. Jumlah ini meningkat setiap tahun sebesar 15%. Pada Juli 2012, konsultan McKinsey Global Institute menerbitkan laporan berjudul The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies. Dikatakan bahwa karyawan garis depan menghabiskan 28% dari waktu mereka untuk mengelola email.

Pikirkan tentang itu. Jika Anda memiliki minggu kerja 50 jam, maka 14 jam minggu itu akan dihabiskan untuk membaca dan menulis email. Anda hampir tidak menghabiskan banyak waktu di Word, Excel, atau program kerja lainnya.

Angka-angka ini mungkin tidak menjadi masalah jika email benar-benar saluran komunikasi yang efektif. Sebaliknya, itu seperti untuk beberapa perusahaan. Tetapi dalam kebanyakan kasus, ini tidak terjadi. Tentu saja, email memiliki hak untuk eksis, tetapi jangan terbawa suasana. Penelitian telah menunjukkan bahwa memeriksa kotak masuk Anda secara terus-menerus menurunkan tingkat IQ Anda.

Dalam beberapa tahun terakhir, email telah menjadi momok nyata dalam komunikasi bisnis. Namun, Anda tidak harus menyalahkan dia untuk semua masalah. Menyalahkan teknologi itu mudah: itu adalah alasan yang baik untuk tidak melihat ke cermin. Lagi pula, jika kita melihat ke dalam, kita akan mengerti bahwa masalahnya bukan pada email itu sendiri, tetapi pada bagaimana kita menggunakannya.

Intinya adalah untuk tidak memilih keluar dari email (walaupun beberapa melakukannya). Intinya adalah menggunakannya secara rasional.

Di mana untuk memulai?

Memahami email percakapan

Anda tidak dapat melakukan dialog melalui email dengan cara yang sama seperti di kehidupan nyata. Selalu ada jeda waktu di antara surat-surat, dan pesan teks tidak menyiratkan manifestasi ramah yang dekat dengan lawan bicara. Justin Kruger dari New York University dan Nicholas Epley dari University of Chicago bahwa kurangnya isyarat non-verbal orang salah mengartikan email.

Psikolog telah menemukan bahwa hanya mungkin untuk menafsirkan suasana hati dengan benar dalam pesan teks dalam setengah kasus. Senyum, sayangnya, tidak akan membantu, misalnya, membedakan humor dari sarkasme. Hal ini sering menimbulkan kesalahpahaman. Apakah Anda siap untuk melempar koin setiap kali mencoba menebak apakah lawan bicara Anda memahami pesan Anda?

Ikuti aturan tiga huruf

Setelah Anda menerima kenyataan bahwa email bukanlah tempat terbaik untuk percakapan dari hati ke hati, lanjutkan ke tindakan.

Gunakan aturan tiga huruf: jika masalah tidak diselesaikan dalam tiga email, diperlukan pertemuan pribadi.

Ini berlaku untuk tugas administratif (seperti menjadwalkan rapat) dan pribadi. Ini akan menghemat banyak waktu dan banyak frustrasi. Namun, tidak semua orang menyukainya, bersiaplah untuk ketidaksenangan beberapa kawan. Dengan asumsi yang masuk akal, tetapi inilah saatnya untuk menyingkirkan sikap "surat untuk semua pertanyaan".

Jangan menyelesaikan masalah mendesak melalui email

Jika masalahnya benar-benar penting dan membutuhkan tindakan segera, jangan sampaikan melalui email. Ada telepon untuk ini. Jadikan ini aturan di perusahaan Anda.

Jangan gunakan email untuk mengelola tugas

Email bukan pengelola tugas. Tetapi banyak orang menggunakan email seperti itu. Tidak mengherankan, mereka terus-menerus terganggu. Saya membuka kotak masuk saya untuk memeriksa tugas saya, dan aliran pekerjaan dan pesan pribadi jatuh pada Anda. Sangat mudah untuk beralih ke mereka, lupa mengapa Anda membuka klien email.

Ada aplikasi mandiri untuk manajemen tugas: DropTask, dan lainnya. Mereka bukan pengganti email, mereka diarahkan untuk tujuan yang ingin Anda capai.

Sama halnya dengan manajemen proyek., atau Basecamp - alat yang nyaman dan terjangkau yang akan menyelamatkan Anda dari rantai pesan yang berkilo-kilometer.

Jangan perlakukan komunikasi seperti menambang batu bara di tambang

Hanya sedikit yang bebas dalam hubungan kerja mereka. Banyak, termasuk karena tidak bisa memilih kolega, klien, dan mitra mereka. Beberapa dari mereka terlalu "sibuk" untuk berbicara di telepon - mereka lebih suka menulis selusin pesan daripada mendiskusikan semuanya secara verbal dalam dua menit.

Dalam hal ini, Anda perlu memperhatikan cara komunikasi mereka (kata, frasa, dan sebagainya). Tanyakan pada diri sendiri apakah Anda benar-benar ingin berinteraksi dengan orang-orang yang menjauh dari telepon dan berbicara. Lihatlah lebih dekat pencari kerja untuk posisi kosong di perusahaan Anda, klien potensial atau pemasok potensial di masa depan. Jika mereka awalnya berkomunikasi seolah-olah mereka menambang bijih di tambang, lalu apa kemungkinan mereka akan berubah?

Ingat kehidupan di luar email

Dia adalah! Jangan takut untuk menutup kotak surat Anda. Dunia tidak akan runtuh. Ini jelas, tetapi bagi banyak orang itu bisa menjadi wahyu. Misalnya, di Klick Health, karyawan menggunakan email. Menurut CEO-nya, email adalah alat yang memberikan kendali atas dirinya sendiri kepada orang lain.

Bagaimana menurutmu: apakah email benar-benar mengatur orang?dengan memaksakan tugas dan urutan pelaksanaannya?