Bagaimana berhenti membuang-buang waktu dalam surat: aturan tiga huruf

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Phil Simon, penulis Message Not Received, menawarkan cara baru untuk memerangi kemacetan email. Dia menyebutnya aturan tiga huruf dan percaya bahwa dengan itu Anda dapat mengurangi waktu pengiriman Anda.

Berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk surat? Sebuah studi McKinsey Global Institute 2012 menemukan bahwa pekerja kantoran di kantor mencurahkan 28% waktu mereka untuk mengirim surat. Tampaknya dengan munculnya utusan instan, surat harus memudar ke latar belakang. Namun, pengaruhnya pada kehidupan kita hanya meningkat. Jika tidak ada perubahan, dalam beberapa tahun jumlah pesan masuk akan berlipat ganda. Tapi saya ulangi sekali lagi: jika tidak ada yang berubah.

Ada orang yang mencoba mengubah ini sekarang. Phil Simon, penulis buku tersebut, telah menangani masalah komunikasi selama beberapa tahun terakhir dan mencoba memperbaikinya dengan cara yang tidak memakan banyak waktu.

Dalam salah satu bab buku itu, Simon membandingkan dua jenis komunikasi: pribadi, seperti percakapan di rapat, dan teks (surat). Membuktikan ketidakefektifan komunikasi teks, ia mencontohkan dua psikolog dari New York University.

Psikolog Justin Krueger dan Nicholas Epley ingin memahami seberapa baik orang dapat menafsirkan pesan teks versus ucapan biasa. Membagi responden menjadi dua kelompok, Kruger dan Epley meminta kelompok pertama untuk berkomunikasi dan yang kedua untuk berkorespondensi melalui surat.

Hasilnya menarik.

Peserta dalam kelompok pertama mampu menangkap suasana hati dan emosi lawan bicara mereka dengan benar dalam empat dari lima kasus. Di kelompok kedua, itu mungkin hanya dalam dua kasus dari lima.

Responden kelompok kedua mengeluh bahwa mereka tidak dapat memahami apakah lawan bicara mereka menggunakan sarkasme atau humor dalam surat itu. Itu sampai pada titik konyol: pengirim surat tidak dapat mengatakan dengan pasti apakah penerima memahami ide mereka.

Terkait hal ini, Simon menawarkan solusi.

Aturan tiga huruf

Phil telah menggunakan aturan ini selama beberapa tahun dan percaya bahwa itu telah membebaskannya dari kemacetan suratnya. Tambahkan baris ke tanda tangan email Anda:

Saya berpegang pada aturan tiga huruf. Mari kita bertemu atau menelepon setelah tiga surat.

Patuhi aturan ini, karena hanya akan berhasil jika Anda mengikutinya secara konsisten. Jika korespondensi tertunda, temui atau hubungi lawan bicara Anda. Dengan cara ini Anda akan lebih cepat memahaminya.