Bagaimana tidak menjadi budak email: 7 tips dari kepala LinkedIn

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Sejumlah besar orang menghadapi masalah yang sama setiap hari: email, yang dirancang untuk merampingkan dan mengatur proses kerja dan komunikasi, sering kali berubah menjadi pengawas yang kejam, memaksa Anda untuk mengawasi orang yang masuk, seolah-olah Anda sedang mengerjakan ban berjalan. Segera setelah Anda terganggu, informasi yang terus terakumulasi dengan cepat mengubah kotak surat yang rapi dan bersih menjadi tempat sampah, yang akan menjadi lebih sulit untuk dibersihkan jika Anda tidak kembali lagi ke surat tersebut.

Hari ini kami memberikan beberapa tips sederhana untuk mengelola interaksi email Anda dari Jeff Weiner, CEO LinkedIn. Pria yang bertugas ini dipaksa untuk tetap berhubungan dengan ratusan orang setiap hari, dan dia memiliki beberapa trik yang memungkinkan dia untuk tidak tenggelam dalam longsoran informasi ini.

Kotak masuk saya pada dasarnya telah menjadi pusat alur kerja saya - saya secara teratur berkomunikasi dengan lebih dari 4.300 karyawan di 26 kota di seluruh dunia melalui surat. Ini bukan untuk mengatakan bahwa saya selalu menjadi penggemar email, atau bahwa saya tidak memiliki situasi di mana pekerjaan saya dengan surat menyerupai pekerjaan Sisyphean.

Bagaimanapun, selama bertahun-tahun saya telah mengembangkan beberapa panduan praktis yang memungkinkan saya untuk beralih dari konsep "surat mengontrol saya" ke konsep "Saya mengendalikan surat".

1. Ingin menerima lebih sedikit email - kirim lebih sedikit email

Saran ini tampaknya sangat sederhana, terutama dalam konteks masalah umum seperti itu, tetapi bagi saya sendiri, saya menganggapnya sebagai aturan emas untuk manajemen email yang sukses.

Kesimpulan ini datang kepada saya selama saya bekerja di perusahaan sebelumnya, di mana dua orang yang paling dekat hubungannya dengan saya meninggalkan perusahaan. Mereka berkomunikasi dengan sangat efektif dengan orang-orang, bekerja keras dan, ternyata, mengirim banyak surat. Ketika mereka bekerja untuk perusahaan, volume korespondensi yang datang melalui email tampak sangat normal, namun, setelah mereka pergi, saya menemukan bahwa lalu lintas di email saya menurun sekitar 20-30%.

Semua kegiatan dalam surat ini tidak hanya surat-surat mereka: ada jawaban saya untuk mereka, tetapi juga ada surat dan jawaban dari semua penerima yang dilampirkan pada korespondensi. Seringkali pesan-pesan ini tidak memerlukan partisipasi wajib saya dalam diskusi.

Sejak saat itu, saya menetapkan kondisi yang jelas bagi diri saya sendiri - untuk tidak menulis yang tidak perlu. Hasilnya: lebih sedikit surat dan lebih banyak pesanan kotak masuk tanpa mengorbankan aktivitas kerja. Sejak itu, saya berusaha untuk tidak menyimpang dari aturan ini.

2. Tandai email yang tertunda sebagai belum dibaca

Menandai email sebagai belum dibaca secara mendasar telah mengubah cara saya bekerja dengan email. Cukup bagi saya untuk dengan cepat memeriksa surat-surat yang masuk, segera menjawab yang paling mendesak, dan menghapus yang tidak perlu. Surat yang sama yang harus saya kembalikan nanti, jika ada waktu, saya tandai sebagai belum dibaca. Ini menghilangkan ketakutan bahwa surat penting, yang dibaca dan tidak dijawab, akan dilupakan dan dikubur di dalam kotak surat. Pendekatan yang sama memungkinkan kita untuk mengimplementasikan semacam daftar ToDo, yang harus saya kembalikan nanti.

Saya mencoba untuk menyelesaikan setiap hari kerja dengan minimum surat-surat yang tertunda seperti itu, dan idealnya seharusnya tidak sama sekali. Jika pada hari ini saya tidak punya waktu untuk kembali kepada mereka, maka saya akan mulai bekerja dengan mereka keesokan paginya.

3. Tetapkan jadwal pengiriman yang jelas

Selama beberapa tahun terakhir, kehidupan saya di hari kerja berjalan sesuai dengan jadwal yang cukup jelas. Bangun jam 5:00-5:30 pagi, satu jam ke kantor pos, membaca berita, sarapan, bermain dengan anak-anak, pelatihan, kantor, pulang, menidurkan anak-anak, makan malam bersama istri, istirahat (biasanya ini menonton TV dengan disertai pembersihan folder kotak masuk selama iklan dan saat-saat membosankan).

Ternyata mengikuti jadwal seperti itu, saya dapat dengan mudah mengelola surat, namun, segera setelah jadwal diubah sedikit, kekacauan dimulai di kotak surat.

Dalam hal ini, Anda tidak akan merasakan tekanan yang meningkat dari kesadaran bahwa kotak Anda tiba-tiba akan ditinggalkan tanpa pengawasan. Menjaga jadwal tetap pada jalurnya akan membantu menjaga segala sesuatunya tetap terkendali. Itu membantu Benjamin Franklin, itu juga membantu Anda.

4. Ekspresikan diri Anda lebih jelas

Ingat permainan telepon yang rusak? Itu cukup lucu saat itu, tetapi sekarang semuanya dipertimbangkan dalam konsep kerja dan bisnis, dan tidak ada waktu untuk permainan.

Kata-kata sangat penting dan harus dipilih dengan sangat hati-hati untuk menghindari ambiguitas dan kesalahpahaman. Semakin tidak ambigu dan jelas untuk memahami teks Anda, semakin kecil kemungkinan Anda akan menerima surat kedua yang meminta untuk mengklarifikasi yang pertama.

5. Pikirkan tentang penerimanya

Sering kali bidang To dan Cc dianggap sama oleh banyak orang. Bahkan, dengan bantuan mereka, Anda dapat dengan jelas menjelaskan dari penerima mana Anda mengharapkan tanggapan, dan kepada siapa salinan surat itu dikirim agar dia tetap mendapat informasi.

Bahkan, tidak menyoroti penerima dari siapa tanggapan diperlukan adalah cara tercepat untuk menciptakan kepanikan dan kebingungan dalam korespondensi. 6 penerima bukannya 1 penerima dan 5 salinan adalah 5 kemungkinan tanggapan tambahan, yang masing-masing dapat tumbuh menjadi rangkaian surat yang terpisah.

6. Konfirmasi penerimaan

Jika Anda ditunjuk sebagai penerima, dan surat itu benar-benar ditujukan kepada Anda, maka jangan malas untuk memberi tahu pengirim bahwa Anda menerima surat itu. Anda tidak perlu banyak kata, "diterima" atau "diterima" yang sederhana sudah cukup. Ini akan menjadi tanda bahwa Anda telah menerima informasi secara penuh dan dalam jumlah yang tepat dan bahwa pengirim tidak lagi diharuskan untuk mengirimi Anda sesuatu yang lain tentang topik yang sama.

Jika Anda belum mengkonfirmasi penerimaan, pengirim sama sekali tidak mengetahui surat tersebut. Mungkin itu hilang di kedalaman kotak Anda? Jika ini adalah informasi penting, maka keraguan dan kecemasan akan memaksa pengirim untuk menulis surat lain kepada Anda dengan permintaan untuk mengkonfirmasi penerimaan surat pertama, atau untuk menanyakan orang lain tentang kehadiran Anda di tempat kerja. Orang ekstra terlibat, surat tambahan dikirim dan diterima.

7. Jauhkan emosi dari surat

Email dapat menjadi alat yang berguna jika digunakan dengan benar. Itu juga bisa menjadi kekuatan destruktif jika digunakan secara tidak benar. Contoh paling umum adalah penggunaan surat untuk membahas isu-isu kontroversial, konflik dan sensitif.

Tidak pernah berhenti membuat saya takjub bagaimana orang menggunakan kata-kata dan ekspresi dalam korespondensi yang tidak akan pernah mereka katakan di depan audiens yang sama.

Jika tiba-tiba Anda menemukan diri Anda dalam korespondensi seperti itu, maka lakukan satu hal sederhana - berhenti. Anda dapat menyelesaikan perselisihan atau konflik dengan mengangkat telepon dan menelepon penerima, atau dengan bertemu secara pribadi dengannya. Hal-hal rumit seperti itu tidak boleh dibahas dalam korespondensi tekstual. Teks tidak menyampaikan komponen emosional, intonasi, dan hal-hal penting lainnya yang dapat menentukan solusi konstruktif untuk masalah tersebut.

(melalui Jeff Weiner)