Cara cepat dan mudah membersihkan kotak masuk Gmail Anda

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Masalah jumlah pesan yang belum dibaca yang terus meningkat di kotak masuk meresahkan sejumlah besar pengguna. Untuk mengatasinya, puluhan ekstensi telah dibuat dan banyak artikel telah ditulis tentang metodologi penggunaan Gmail. Namun, sama sekali tidak perlu menemukan sesuatu yang baru jika ada alat kerja yang terbukti. Pada artikel ini, saya akan menunjukkan cara menangani lalu lintas email menggunakan sistem pintasan Gmail.

Label Gmail adalah label khusus yang dapat Anda gunakan untuk mengkategorikan email. Pada saat yang sama, tidak seperti folder, sebuah surat dapat memiliki beberapa label, yaitu, sebuah surat dapat secara bersamaan berada dalam beberapa kategori.

Salah satu alasan melimpahnya kotak masuk secara bertahap adalah karena banyak pengguna menggunakannya untuk menyimpan semua email yang masuk ke kotak masuk mereka. Pada saat yang sama, penguraian surat dimulai dengan huruf-huruf terbaru, sehingga pesan-pesan yang terletak di bagian bawah kotak surat Anda mungkin tidak akan pernah sampai ke mata Anda.

Sistem label yang saya gunakan memungkinkan saya untuk memproses surat tidak sesuai dengan waktu kedatangannya, tetapi menurut kepentingannya. Anda dapat dengan mudah mengurutkan semua email ke dalam kategori tindakan yang dimaksudkan dan mencurahkan waktu Anda untuk hal-hal yang sangat penting, dan bukan untuk mengiklankan sampah. Untuk melakukan ini, Anda hanya perlu membuat lima label baru.

• "!Sangat!". Surat-surat yang membutuhkan tindakan segera termasuk dalam kategori ini. Label ini membutuhkan perhatian sejak awal, karena email yang ditandai dengan itu harus segera diproses.
• "Berencana." Tandai dengan label ini surat-surat yang mengharuskan Anda untuk bertindak di masa mendatang dan memiliki tanggal tertentu. Misalnya, pengingat untuk membayar hosting segera atau pemberitahuan pertemuan mendatang.
• "Untuk menjawab". Kategori ini akan mengumpulkan semua email yang ingin Anda balas, tetapi tidak ada batasan waktu untuk balasan Anda. Jelas, surat ini akan diproses seiring waktu.
• "Menunggu". Terkadang ada situasi ketika bisnis atau proyek yang Anda diskusikan dalam korespondensi surat Anda, seperti yang mereka katakan, membeku. Artinya, Anda telah melakukan segala sesuatu yang bergantung pada Anda di pihak Anda, dan sekarang Anda tinggal menunggu tanggapan atau perintah berikutnya. Surat-surat yang tidak memerlukan partisipasi aktif dari Anda saat ini, tetapi tetap penting, kami tandai dengan label ini.
• "Dibuat". Ini adalah label untuk kasus yang diselesaikan dan masalah yang diselesaikan. Pada prinsipnya, adalah mungkin untuk segera mengarsipkan korespondensi seperti itu, tetapi masih lebih baik untuk sementara menyimpannya di ayah yang terpisah. Ini akan memungkinkan Anda untuk memanjakan harga diri Anda di akhir minggu kerja, dan juga akan berfungsi sebagai bahan untuk menganalisis produktivitas Anda.

Dengan demikian, penguraian awal korespondensi di Gmail turun ke tampilan cepat pada header atau konten dan mengkategorikan semua email. Ini akan membawa Anda urutan besarnya lebih sedikit waktu daripada pemrosesan berurutan dari setiap huruf, jadi segera kotak masuk Anda akan benar-benar kosong.

Setelah ini terjadi, Anda dapat menavigasi ke "! Mendesak!" dan menangani surat-surat yang benar-benar penting. Ketika kita telah berurusan dengan kategori prioritas ini, maka kita pergi ke kategori tugas-tugas yang direncanakan sebelumnya dan melaksanakan tugas-tugas yang akan kedaluwarsa. Jika setelah itu Anda masih punya waktu tersisa, maka buka folder dengan huruf sekunder menunggu jawaban. Proses ini, sebagai suatu peraturan, tidak memerlukan banyak usaha dan perhatian khusus, oleh karena itu dapat dilakukan pada akhir hari kerja. Nah, huruf berlabel "Selesai" bisa dikagumi seminggu sekali saat menyimpulkan hasilnya.

Jadi, dengan bantuan langkah-langkah sederhana ini, Anda selalu dapat cukup memperhatikan hal-hal penting dan tidak menyia-nyiakannya untuk korespondensi kosong. Kotak surat Anda akan selalu kosong, dan Anda tidak akan pernah lagi kehilangan satu huruf pun dalam kekacauan dan kebingungan ribuan surat yang tak terlihat.

Apakah Anda menggunakan tag Gmail untuk menyortir email?