Aturan sederhana untuk menguraikan email akan membantu Anda menghemat waktu dan menjadi lebih produktif

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Penulis sistem Getting Things Done (GTD) membagikan peretasan kehidupan yang membantunya menangani tugas-tugas kecil dengan cepat.

Pesan yang belum dibaca langsung terakumulasi dalam surat. Ini adalah gangguan konstan dan membuat sulit untuk mengatur waktu Anda secara efisien.

Guru produktivitas David Allen menggunakan apa yang disebut aturan dua menit untuk membantu Anda menangani kotak masuk yang penuh sesak. Begitu surat baru tiba, Allen membuat keputusan. Jika dapat dijawab dalam dua menit atau kurang, ia akan segera merespons. Jika jawabannya perlu dipertimbangkan dengan serius, dia melewatkan surat itu.

Jangan menunda sampai nanti apa yang dapat Anda lakukan dalam dua menit.

Surat-surat yang perlu diperhatikan, ia tunda ke lain waktu. “Membuat keputusan secara mental melelahkan kita,” jelas Allen. "Memilih sepatu mana yang akan dipakai di pagi hari menguras energi mental, sama seperti saat memutuskan siapa yang akan disewa."

Bahkan keputusan kecil menyebabkan kelelahan. Oleh karena itu, Allen kembali ke surat individu ketika dia memiliki waktu dan energi untuk mereka. Paling sering, dia berurusan dengan mereka di pagi hari.

Cobalah untuk memperlakukan surat dengan cara yang sama. Jika Anda tidak ingin terganggu oleh setiap surat baru, urutkan kotak masuk Anda ketika Anda memiliki waktu luang atau ketika Anda tidak memiliki energi untuk tugas-tugas besar.

Aturan dua menit akan membantu membersihkan kotak masuk dan pikiran Anda. Hanya saja, jangan menerapkannya pada semua tugas: Anda tidak dapat melakukan tugas dua menit sepanjang hari.

Aturannya tepat ketika Anda perlu menyingkirkan kasus kecil dan bekerja secara produktif pada proyek besar.