7 kiat Gmail dari mantan karyawan Google

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Jika ratusan email masuk dan gangguan konstan untuk memeriksa email Anda tidak memungkinkan Anda untuk fokus pada aktivitas utama Anda, maka artikel ini cocok untuk Anda. Rudolphe Duel, mantan karyawan Google, menjelaskan cara bekerja dengan Gmail dengan benar tanpa pusing.

Pada tahun 2011, Rudolf Duel bekerja di Google. "Hari pertama saya di kantor Google seperti kedatangan Harry Potter di Hogwarts: Anda sangat khawatir, seperti anak sekolah pada kencan pertama, dan tidak jelas apa yang harus dilakukan," kenang Rudolph. “Oleh karena itu, saya senang dengan pekerjaan apa pun yang dipercayakan kepada saya dan kesempatan untuk mempelajari sesuatu yang baru dalam prosesnya.”

Dua tahun berikutnya ia ditakdirkan untuk terlibat erat dalam pelatihan karyawan perusahaan untuk bekerja dengan layanan email Gmail, serta penjualan korporatnya.

Dütel bukan lagi anggota Google; dia sekarang menjadi karyawan Buffer dan pendiri proyek Remotive, majalah mingguan elektronik untuk pekerja jarak jauh. Namun, dia masih menggunakan beberapa trik yang dia ajarkan kepada mantan rekan-rekannya.

Cara Melatih Email Anda: 7 Kiat Pembunuh untuk Bekerja dengan Gmail

Terkadang membuka Kotak Masuk Anda pada Senin pagi adalah sebuah wahyu. Tampaknya secara fisik tidak mungkin untuk memilah-milah aliran surat yang tak ada habisnya.

E-mail saat ini tidak digunakan kecuali di desa-desa terpencil, di mana tidak ada listrik atau menara seluler. Menurut penelitian dari McKinsey Global Institute, kita menghabiskan rata-rata sepertiga dari hari kerja kita untuk menjawab email.

Rata-rata pekerja terampil menghabiskan hingga 28% dari waktu mereka yang berguna untuk menguraikan email. Itu sekitar 13 jam seminggu.

Tentu saja, saya tidak ingin setuju dengan statistik menyedihkan seperti itu. Selain itu, semua orang ingin menghabiskan waktu mereka untuk sesuatu yang lebih berguna. Untuk tujuan ini, Duel menghabiskan banyak waktu untuk menguji kemampuan Gmail, utilitas dan layanan, menyoroti tujuh yang paling berguna, menurutnya, untuk penggunaan sehari-hari. Mungkin, bekerja korespondensi bukanlah bisnis yang panjang.

1. Gunakan tombol "Batalkan pengiriman"

Pernahkah Anda memperhatikan beberapa kesalahan ketik yang mengganggu dalam surat Anda setelah mengklik "Kirim"? Saya yakin ya.

Mulai sekarang, tidak ada lagi yang perlu ditakuti: Anda memiliki fungsi untuk membatalkan pengiriman, yang merupakan prasyarat ketat bagi mereka yang memutuskan untuk secara serius mengelola waktu kerja yang berharga.

Anda dapat mengaktifkan fungsi dengan masuk ke menu dan memberi tanda centang di depan fungsi yang sesuai: "Pengaturan" → "Umum" → "Batalkan pengiriman". Opsional, periode pembatalan dapat diatur ke 10, 20 atau 30 detik.

Cobalah sendiri, saya pribadi menyukainya!

2. Terapkan template untuk menghemat waktu

Kami menulis sejumlah besar huruf dengan jenis yang sama, mirip satu sama lain seperti dua tetes air. Kadang-kadang kita mengambil dasar untuk surat-surat baru yang telah kita tulis kepada orang lain. Misalnya, untuk tenaga penjualan, ini nyaman dan dapat menghemat waktu secara signifikan.

Jadi mengapa tidak menyiapkan beberapa template untuk pesan semacam ini daripada menulis ulang hal yang sama berulang-ulang? Lagi pula, mengganti beberapa kata dan frasa jauh lebih mudah daripada menulis baru. Yang penting jangan lupa baca ulang nanti.

Siapkan dan simpan beberapa tanggapan template yang dapat Anda gunakan nanti jika diperlukan.

Untuk mengaktifkan fungsi "Templat Respons", buka tab "Laboratorium" di menu pengaturan.

Berkat fitur yang sangat berguna ini, Rudolph dan saudaranya berhasil mengirimkan detail kontak mereka secara manual ke 1.500 pelanggan Remotive pertama dalam surat pos standar.

3. Gunakan fungsi akses offline

Trik lain yang kami pelajari dari Duel adalah bagaimana tetap bekerja dengan Gmail tanpa akses ke Internet.

Mungkin beberapa dari Anda suka memutuskan hubungan dari orang lain untuk sementara waktu untuk mengabdikan diri sepenuhnya pada tugas-tugas kreatif. Namun, dalam kebanyakan kasus, Anda tidak dapat melakukannya tanpa folder "Kotak Masuk", di mana Anda, misalnya, telah menghapus tugas teknis. Bagaimana menjadi?

Untuk semua perjalanan dengan kereta api, kasus dengan akses berbayar atau terbatas ke jaringan Wi-Fi dan keadaan tak terduga lainnya, Anda dapat menggunakan fungsi "Offline". Ini memungkinkan Anda untuk membaca, membalas, mencari, dan mengarsipkan email tanpa akses Internet.

Ini benar-benar sangat nyaman, karena mode ini memungkinkan Anda untuk bekerja tidak hanya dengan surat, tetapi juga dengan Google Drive dan Google Documents.

4. Tidak punya waktu? Berhenti sebentar

Kadang-kadang, pesan masuk begitu saja jatuh ke dalam kotak satu demi satu, mengganggu dan mengalihkan perhatian dari pekerjaan yang menjadi fokus kita. Satu, dua, empat, sepuluh huruf baru… Bagaimana jika ada sesuatu yang penting?

Solusi terbaik untuk masalah ini, menurut Duel, adalah fungsi Inbox Pause. Arti dari fungsi ini sangat sederhana: Anda menghentikan aliran korespondensi masuk jika Anda sibuk dengan sesuatu yang penting, dan ketika Anda dibebaskan dari beban kekhawatiran dan kalender yang penuh dengan acara, Anda kembali kepada mereka seolah-olah Anda menerimanya. pada detik yang sama dengan membuka halaman dengan tab email.

5. Berhenti berlangganan dari milis yang tidak perlu

Kebetulan sulit untuk sepenuhnya menyingkirkan semua jenis surat yang masuk ke kotak masuk email kantor Anda. Bagaimana Anda menyingkirkan mereka yang sama sekali tidak menarik bagi Anda?

Lihat Unroll.me, sebuah utilitas yang dapat membantu Anda mengatur email Anda dengan cara terbaik dalam hitungan menit. Setelah Anda mendaftar untuk layanan ini, buka milis tempat Anda berlangganan. Kemudian berhenti berlangganan dari yang tidak perlu.

6. Aktifkan Verifikasi 2 Langkah

Tampaknya Gmail tahu hampir segalanya tentang kami: dengan siapa kami berkomunikasi, gambar apa yang kami cari dalam pencarian, apa yang kami simpan di "Dokumen". Kita dapat mengatakan bahwa ini adalah semacam pusat kendali penerbangan dan markas komando utama - semua tautan mengarah ke sini, seperti jalan menuju Roma. Artinya, keselamatan harus diperhatikan terlebih dahulu.

Verifikasi Dua Langkah adalah solusi terbaik untuk tugas ini. "Dua-", karena untuk melindungi informasi Anda, Anda tidak hanya memerlukan kata sandi untuk kotak surat, tetapi juga kode unik, yang akan Anda terima setiap kali Anda mencoba mengakses kotak surat Anda dari aplikasi seluler atau pesan SMS.

Rudolph juga menyarankan untuk memperhatikan layanan 1Password.

Banyak layanan populer lainnya seperti Dropbox, Facebook, dan Twitter juga menggunakan Verifikasi 2 Langkah untuk akses.

Omong-omong, demi keamanan data Anda, penting untuk memastikan bahwa akun Gmail Anda tidak digunakan di beberapa perangkat sekaligus, misalnya, di dua komputer sekaligus.

7. Gunakan notifikasi yang lebih informatif

Banyak utusan menggunakan beberapa status untuk pesan sekaligus: "Terkirim", "Terkirim", "Baca". Di beberapa tempat, seperti Facebook, ikon digunakan untuk mewakili pemberitahuan ini.

Untuk layanan Gmail, ada solusi serupa - Sidekick. Ini adalah aplikasi yang bagus untuk mereka yang mencari pekerjaan, atau mereka yang aktivitasnya terkait dengan penjualan: sangat mudah untuk mendapatkan status email terkirim Anda.

Sekarang Anda tahu lebih banyak tentang keamanan dan penghematan waktu saat bekerja dengan Gmail. Kami berharap saran dari spesialis berpengalaman akan membantu Anda menjadi lebih produktif.