Panduan pemula untuk GTD

2024 Pengarang: Malcolm Clapton | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 04:00

Teknik manajemen waktu GTD membantu Anda mengatur dan melacak tugas, mengeluarkan semua informasi dari kepala Anda, dan mulai mengambil tindakan.

Apa itu GTD?

Otak kita dengan mudah memunculkan ide-ide baru, tetapi mengingat semuanya jauh lebih sulit untuk itu. Misalnya, dia ingat bahwa Anda perlu membeli hadiah ulang tahun ibumu minggu depan. Daripada mengingatkan Anda tentang hal ini ketika Anda berjalan melewati toko favoritnya, otak Anda hanya akan membuat Anda merasa seperti Anda seharusnya membeli sesuatu.

GTD (Getting Things Done) adalah teknik yang membantu mengubah ide, impuls, wawasan, dan refleksi malam yang samar menjadi tindakan. Ketika Anda belajar mengandalkan sistem ini, otak Anda tidak akan menyimpan semua informasi. Ini akan mengurangi stres, dan Anda akan memiliki kekuatan untuk melakukan aktivitas yang lebih produktif.

Bagaimana teknik ini bekerja?

GTD didasarkan pada sistem daftar yang dengannya Anda mengatur apa pun yang muncul di pikiran Anda. Untuk menerapkannya dalam kehidupan Anda, Anda perlu merekam dan memproses informasi yang masuk. Selain itu, Anda perlu membuat daftar seperti itu: "Masuk", "Tindakan Selanjutnya", "Daftar Tunggu", "Proyek" dan "Suatu hari nanti". Apa pun yang memerlukan perhatian Anda pertama-tama akan masuk ke "Kotak Masuk" dan kemudian pergi ke salah satu daftar lainnya.

1. Koleksi

Kumpulkan semua informasi yang membutuhkan perhatian Anda, mulai dari surat yang Anda butuhkan untuk menjawab hingga ide-ide cerdas yang muncul di benak Anda saat Anda mandi. Titik pengumpulan dapat berupa buku catatan kertas, lampiran, atau email yang akan Anda kirimi surat kepada diri Anda sendiri.

Ketika Anda pertama kali mulai menggunakan teknik GTD, cobalah untuk membebaskan kepala Anda dari semua informasi yang terkumpul. Tuliskan semua yang Anda butuhkan atau ingin lakukan, semua yang menyibukkan Anda dalam beberapa hari atau minggu terakhir, mengganggu konsentrasi Anda, atau diingat pada saat yang tidak tepat.

2. Pemrosesan

Pertimbangkan informasi yang terkumpul. Ini adalah aturan utama dari keseluruhan sistem. Lakukan ini secara teratur agar Anda tidak mengumpulkan terlalu banyak. Untuk memproses informasi, tanyakan pada diri Anda serangkaian pertanyaan.

• Apakah itu bisa dipecahkan? Anda bertanya pada diri sendiri apakah sesuatu dapat dilakukan untuk menghapus item ini dari daftar. Jika tidak, hapus atau pindahkan ke daftar Suatu hari nanti. Simpan informasi berguna yang tidak perlu Anda lakukan apa pun, seperti resep atau artikel menarik, di tempat terpisah. Hal-hal yang ingin Anda lakukan di masa depan yang jauh (belajar bahasa Jepang, menulis buku), pindahkan mereka ke daftar "Suatu hari nanti" sehingga mereka tidak termasuk di antara "Tindakan selanjutnya".
• Apakah mungkin untuk menyelesaikan kasus dalam satu langkah? Di GTD, apa pun yang membutuhkan lebih dari satu langkah disebut proyek. Jika Anda memiliki beberapa tugas terkait di Kotak Masuk, buat proyek terpisah untuk tugas tersebut. Tambahkan namanya ke daftar proyek Anda dan pilih satu tindakan untuk ditambahkan ke "Berikutnya".
• Apakah akan memakan waktu lebih dari dua menit? Jika belum, lakukan segera. Ini lebih cepat daripada menambahkannya ke daftar tugas Anda berikutnya atau mendelegasikannya ke orang lain. Jika perlu lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tugas, pertimbangkan apakah hanya Anda yang dapat melakukannya, atau Anda dapat mendelegasikannya kepada seseorang.
• Bisakah saya mendelegasikannya kepada seseorang? Jika demikian, delegasikan. Saat Anda perlu melacak kemajuan, pindahkan item ke "Daftar Tunggu". Jika Anda tidak dapat mendelegasikan tugas, tambahkan ke kalender Anda atau ke daftar "Berikutnya".
• Apakah ada tenggat waktu tertentu? Jika demikian, tambahkan ini ke kalender Anda. Jangan menuliskan semua yang ingin Anda lakukan dalam sehari. Masukkan hanya apa yang harus dilakukan: kunjungan ke dokter gigi, rapat, penerbangan. Jika tidak ada tenggat waktu tertentu, pindahkan kasus ke Langkah Berikutnya.

3. Organisasi

Urutkan semuanya ke tempatnya: di salah satu dari lima daftar, di folder dengan informasi berguna untuk masa depan, di kalender Anda atau di tempat sampah.

Tambahkan ke "Daftar Tunggu" setiap kasus yang terhenti karena alasan tertentu. Misalnya, ketika Anda tidak dapat melanjutkan sampai Anda menerima tanggapan ke email Anda, atau ketika Anda sedang menunggu pengiriman. Ingatlah untuk memasukkan tanggal di sebelah setiap item.

Langkah Selanjutnya harus memiliki tugas yang harus diselesaikan secepat mungkin. Rumuskan sebagai tindakan fisik yang layak, sehingga akan lebih mudah untuk turun ke bisnis. Misalnya, lebih baik menuliskan “panggil Lena dan atur dia duduk bersama anak pada Kamis malam” daripada “atur seseorang untuk duduk bersama anak”, meskipun pada intinya sama saja.

Idealnya, Anda harus menambahkan tag konteks ke setiap item di "Berikutnya". Dia akan memberi tahu Anda di mana Anda harus berada, dengan siapa, apa yang perlu Anda bawa. Misalnya, Anda dapat memiliki tag "belanja", "di tempat kerja", "dengan anak-anak", "telepon", "komputer". Anda juga dapat menunjukkan berapa banyak waktu yang Anda miliki untuk kasus ini atau prioritas apa yang dimilikinya. Kemudian, jika perlu, Anda dapat dengan cepat mengurutkan semua kasus berdasarkan tag.

4. Ikhtisar

Pastikan untuk memeriksa semua daftar seminggu sekali. Semakin lama Anda meninggalkan sesuatu di Kotak Masuk, semakin sulit untuk menanganinya nanti.

• Satu tindakan berikutnya harus ditentukan untuk setiap proyek.
• Setiap item pada "Berikutnya" harus menjadi sesuatu yang ingin Anda lakukan di minggu mendatang. Pindahkan semua hal yang tidak perlu ke daftar "Suatu hari nanti" atau hapus semuanya.
• Dari waktu ke waktu, cobalah untuk memindahkan sesuatu dari daftar "Suatu hari nanti" ke "Langkah selanjutnya".

5. Eksekusi

Mengambil tindakan! Jika Anda telah mengatur sistem Anda dengan benar, ini akan menjadi langkah termudah. Dengan mengulangi empat langkah pertama secara teratur, Anda akan benar-benar yakin bahwa semua hal dalam daftar diperlukan bagi Anda untuk membuat kemajuan dan lebih dekat dengan tujuan Anda.